Comment réaliser une fiche prospect efficace pour développer votre business ?

Que ce soit en BtoB ou en BtoC, le développement de votre business dépend en grande partie de l’efficacité de votre prospection et de votre capacité à générer des leads de qualité. Afin d’opérer en ce sens, il est fondamental de disposer de fiches prospect, l’outil indispensable des équipes commerciales. Mais qu’est-ce qu’une fiche prospect ? Quels sont ses avantages et comment la construire ?

Qu’est-ce qu’une fiche prospect ?

Fiche prospect : définition

Une fiche prospect est un document contenant les informations clés d’un prospect, autrement dit d’une personne ou d’une entreprise susceptible d’être intéressée par les produits ou les services que vous proposez. Il s’agit de sa carte d’identité qui doit permettre à l’équipe commerciale de mieux comprendre ses besoins et attentes, de lui offrir une prestation adaptée, de personnaliser ses échanges avec il ou elle.

Quel est le contenu d’une fiche prospect ?

La fiche prospect se compose en général de plusieurs éléments incontournables tels que les informations de contact du prospect, son secteur d’activité, ses besoins, ses préférences, etc.

Fiche prospect vs fichier de prospection

La fiche prospect et le fichier de prospection sont souvent confondus. Si la première se compose des informations sur un seul prospect, le second regroupe celles de plusieurs prospects classés par critères. La fiche prospect est utilisée par l’équipe commerciale qui travaille à l’échelle de l’individu. Le service marketing lui s’adresse à des ensembles de prospects, des segments. Ils exploitent donc, parmi d’autres outils, le fichier de prospection.   

Que mettre dans une fiche prospect ?

Pour optimiser les chances de succès dans la prospection et la qualification des leads, il est important de bien construire ses fiches prospects et d’y intégrer toutes les informations pertinentes au développement d’une stratégie performante de conversion des prospects. Voici les éléments clés à prendre en compte lors de l’élaboration de chacune d’elles. 

Les informations de base 

Elles intègrent les coordonnées du client : nom, prénom, âge, sexe, adresse postale et mail, numéro de téléphone, situation professionnelle. Si la prospection est en BtoB, il faut rajouter ici les informations sur l’organisation : son nom, son adresse, son site internet, son secteur d’activité, la fonction du contact en son sein, le nombre de salariés, ses revenus et résultats, etc. Pour certaines entreprises cibles, il y aura plusieurs prospects. Il est donc indispensable de connaître la position, le rôle et le poids de chacun dans la structure.

Les données qualifiantes plus pointues

Afin de mieux connaître les besoins et attentes des prospects, il est bon de personnaliser au maximum les fiches prospect grâce à des informations de qualification plus précises.

Parmi elles, on peut noter les données relatives aux différentes actions faites par l'entreprise envers chaque prospect : date des prises de contact, sujets abordés, actions à prévoir.

Il faut également indiquer ses informations comportementales, son historique commercial : réactivité aux campagnes de prospection (email, téléchargement de livres blancs, etc.), produit ou service achetés, réductions appliquées sur les achats, date d’achat, relation avec le service client, etc.  

Optimiser sa fiche prospect

Pour que les fiches prospects soient efficaces, il est important que les données y soient bien organisées, structurées afin que ses utilisateurs puissent avoir un accès aisé à l’information. Elles doivent être précises, valides, et renseigner les commerciaux rapidement sur le prospect qu’il contacte. Ceux-ci ne doivent pas se perdre dans une quantité inutile de données inexploitables.

Il faut par exemple qu’ils puissent immédiatement voir la date et la nature du dernier échange du prospect avec le service client, ou la date et le contenu de son dernier achat, etc.

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Comment réunir les informations d’une fiche prospect ?

Il est possible d’avoir accès à des données personnelles de prospects de différentes manières. Cependant, la rigueur est de mise, car des règles précises s’imposent à vous dans leurs utilisations à des fins commerciales.

Les données accessibles facilement

Que ce soit sur LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux ou même sur Google, vous trouverez de nombreuses informations sur vos prospects : leur historique professionnel et leurs centres d’intérêt par exemple.

Vous pouvez aussi vous tourner vers les annuaires des chambres de commerce et d’industrie, vers les réseaux professionnels comme le MEDEF, ou profiter des contacts que vous établissez lors de salons ou conférences.

Le site web

Votre site web est une mine d’or pour collecter des informations sur les internautes et peut-être futurs clients. De nombreuses techniques existent pour le faire. Avec une stratégie d’inbound marketing par exemple, vous faites venir les prospects à vous grâce à un contenu informatif séduisant.

En échange de votre produit comme le téléchargement d'un livre blanc, vous pouvez récolter leurs coordonnées. Avec un outil de web tracking, vous pouvez retrouver l’internaute qui n’a pas laissé ses coordonnées.

Les bases de données externes

À acheter ou louer, les bases de données de prospection sont des outils très pratiques, mais elles ont un coût. Leur prix va dépendre des critères de recherche désirés.

Les règles à respecter en matière de protection des données personnelles

Depuis 2018, le RGPD encadre strictement les données personnelles. De ce fait, seules celles représentant une utilité commerciale peuvent être conservées.

De plus, le but de la collecte des informations personnelles doit être indiqué au prospect et celui-ci y a accès en permanence et peut les modifier ou les supprimer. Le consentement de l’internaute est clair sur les pages web et sauvegardé. La conservation des données est limitée (3 ans à partir de la fin de la relation commerciale) sauf certaines en raison d’obligations légales (comptabilité, contentieux, etc.).

Tout ceci implique que les personnes que vous allez solliciter doivent avoir donné leur accord au préalable ou n’ont pas exprimé de refus.

Attention aux bases de données en vente à prix attractifs. Les informations sont rarement collectées dans des conditions légales et ne sont souvent pas fiables. 

Être attentif à la protection des données de vos clients vous évite des plaintes à la CNIL et des avis négatifs de consommateurs !

Quels outils utiliser pour construire une fiche prospect ?

Il est possible de créer des fiches prospect avec Excel. Cependant, cet outil est de plus en plus remplacé par les logiciels CRM qui améliorent la gestion des actions de prospection et de marketing. 

En effet, un CRM (Customer Relationship Management) centralise et harmonise les données. Tous les collaborateurs y ont accès, peuvent l’enrichir, l’actualiser en temps réel. 

De plus, il permet d’automatiser des tâches comme les relances par email, la création de statistiques, etc. Il offre ainsi la possibilité d’optimiser ses campagnes de prospection et va bien au-delà : il peut assurer la gestion multicanale de la relation client. 

Dans un environnement très concurrentiel où l’expérience client doit être optimisée, les fiches prospect sont la base de travail indispensable des commerciaux. Pour cela, elles doivent être complètes, organisées et la collecte de données doit être un process récurrent.

Elle ne se fait pas uniquement lors de la création d’un nouveau lead. Et pour que ces fiches prospects soient entièrement efficaces et transforment un maximum de prospects en clients puis les fidélisent, elles doivent prendre place dans un outil CRM.