La comptabilité, l’apprivoiser pour mieux l’adopter

Pour développer et pérenniser son entreprise, il est essentiel de maîtriser un ensemble de notions clés du domaine comptable. Loin d’être un simple exercice d’alignement de chiffres, la tenue d’une comptabilité rigoureuse est indispensable.

Elle vous permet de mieux piloter votre entreprise, d’évaluer votre situation financière et d’anticiper d’éventuels soucis de trésorerie.

Mais, elle est aussi régie par des normes conventionnelles et codifiées parfois complexes. Pour mieux l’apprivoiser, voici quelques points essentiels à connaître (et retenir !).

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Le processus d’élaboration de la comptabilité

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La comptabilité s’articule autour de 3 fonctions essentielles :

• La nécessité de compter
• La nécessité d’analyser
• La nécessité de communiquer

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Fonction n° 1 : compter

Dès l’an 4000 avant JC à la Renaissance, la comptabilité n’existe pas telle que nous la connaissons bien sûr, mais le besoin de compter, de dénombrer est bien existant. Il s’agit là de la première fonction de la comptabilité : apprendre à compter.

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Fonction n°2 : analyser

Luca Pacioli, né en 1447, fondateur de la comptabilité, pose les prémices de la comptabilité en partie double. Il estime qu’un marchand doit savoir compter, mais aussi ordonner ses documents comptables.

La comptabilité prend alors un autre sens, elle devient un outil utile pour comprendre les choses. C’est la deuxième fonction de la comptabilité : analyser.

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Fonction n°3 : communiquer

Enfin, aux alentours des années 1950, et davantage encore vers les années 2000, la comptabilité évolue : les entreprises la considère comme un outil pour échanger, mais aussi communiquer. On parle alors de la troisième fonction de la comptabilité.

Les grandes organisations ont des services qui se consacrent à la communication financière. Ces départements travaillent pour réaliser des communiqués sur la santé (positive ou négative) de la société. La comptabilité est alors un moyen d’échanger.

Enfin, la comptabilité joue son rôle de communication envers les institutions. En effet, les entreprises tiennent des comptes annuels selon des règles et normes. Chaque année, elles adressent leurs déclarations, notamment aux services fiscaux. Il s’agit bien ici d’une communication.

Cette fonction de communication laisse supposer que les informations transmises doivent pouvoir être comprises. On évoque ici la notion de normalisation et de nécessité d’uniformisation des comptes.

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Le processus de normalisation comptable

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Le cadre normatif : le Plan Comptable Général

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Les fonctions d’analyse et de communication de la comptabilité demandent une coordination des pratiques. Chaque entité doit utiliser les mêmes règles pour qu’une comparaison soit envisageable.

Le Plan Comptable Général (PCG) est à la fois :

• Une liste des comptes (sous forme de nombres) avec leur classification
• Un ensemble de textes explicatifs, de définitions et de recommandations sur les méthodes à savoir et les choix à faire

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Structure du plan comptable général

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C’est le titre 9 du PCG qui énonce la nomenclature des comptes comptables :

1. Capitaux propres
2. Immobilisations
3. Stocks
4. Créances et dettes
5. Compte de trésorerie

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Au bilan

1. Comptes de charge
2. Comptes de produits

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Au compte de résultat

Au bilan, nous retrouvons les capitaux propres (1), les immobilisations (2), les stocks (3), les créances et dettes (4), les comptes de trésorerie (5). Au compte de résultat, les comptes de charges (6) et les comptes de produits (7).

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Qui sont les acteurs du monde comptable ?

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En France, il existe deux professions réglementées différentes, mais complémentaires :

• L’expert-comptable
• Le commissaire aux comptes

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L’expert-comptable est un professionnel de la comptabilité, qui, après une formation longue, a prêté serment. Son rôle principal est d’établir, selon les normes en vigueur, les comptes de ses clients.

Le commissaire aux comptes constitue la deuxième profession réglementée. Sa mission est de certifier les comptes annuels d’une entité : il ne lui appartient pas d’établir les comptes ni de donner des conseils à l’entité, mais de contrôler que les comptes sont “réguliers et sincères”, de veiller à  la bonne application des règles juridiques et comptables, ainsi qu’à la pérennité de l’entité.

Il existe également des professionnels salariés d’entreprise dans les domaines comptables : assistant comptable, responsable comptable, directeur administratif et financier.

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Par conséquent, pour réaliser ses comptes annuels, une entreprise dispose uniquement de deux possibilités :

• Les faire en interne grâce aux salariés qu’elle emploie
• Les faire établir par un expert-comptable, seul professionnel extérieur qui en est habilité

Là, uniquement les experts-comptables ont le droit d’intervenir. Il s’agit en effet d’une profession réglementée ayant le monopole de l’établissement des comptes annuels.

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Les principes comptables généraux

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Ils sont au nombre de quatre :

• Image fidèle, comparabilité, continuité de l’activité
• Régularité, sincérité
• Prudence
• Permanence des méthodes

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Image fidèle, comparabilité, continuité de l’activité

La comptabilité doit permettre la saisie, le classement, l’enregistrement des données et la présentation des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. Elle doit aussi permettre de réaliser des comparaisons périodiques, tout en appréciant l'évolution de l'entité dans une perspective de continuité d'activité.

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Régularité, sincérité

La comptabilité de l’entreprise se doit d’être conforme aux règles et procédures en vigueur. Le but est ici de rendre compte de la connaissance des dirigeants et des responsables de la comptabilité de l’importance des évènements financiers et de leur réalité. L’établissement des comptes se doit d’être réalisé avec sincérité.

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Prudence

Ce principe est propre aux normes françaises. Il a vocation à imposer que la comptabilité soit faite sur la base d’appréciations prudentes, afin de limiter le risque de transfert, sur des périodes à venir, d’incertitudes susceptibles de grever le patrimoine et le résultat de l’entité.

Il faut donc retenir les charges probables, c'est-à-dire les coûts éventuels que doit supporter l'entreprise, mais pas les produits dits probables, c'est-à-dire les gains probables qu'elle pourrait éventuellement avoir.

Prenons un exemple. Vous travaillez dans un magasin de prêt-à-porter. Vous avez des stocks invendus depuis 2 ans. Il est probable que ces marchandises se vendront difficilement, voire pas du tout. Par application du principe de prudence, vous allez constater que ces stocks ont perdu de la valeur, et enregistrer une “dépréciation”.

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Permanence des méthodes

La pertinence des informations comptables au cours des périodes induit la permanence dans l’application des règles et procédures.

Par conséquent, lorsque vous avez choisi une méthode de comptabilisation, vous devez la conserver tous les ans. Il n’est pas envisageable de changer de méthode entre deux périodes pour garder celle qui vous convient !

Par exemple, en 2019, vous avez décidé, en vertu du principe de prudence, de déprécier vos stocks quand ils sont invendus depuis 2 ans ou plus. Le principe de permanence des méthodes fait que vous devrez, en 2020, continuer avec cette logique de dépréciation et ne pas en changer : ainsi, fin 2019, vous devrez déprécier vos stocks non vendus en 2018 ou 2017.