Reconnaissance automatique des factures OCR, retour sur une notion clé

Également connu sous le nom de Reconnaissance Optique de Caractères, l’acronyme OCR (Optical Character Recognition en anglais) est une technologie indispensable pour accélérer la saisie de vos factures.

En effet, si les logiciels de facturation améliorent considérablement les tâches chronophages de la comptabilité, l’utilisation d’un OCR permet d’aller encore plus loin par le biais de la reconnaissance automatique. 

Qu’est-ce que l’OCR pour les factures ? Quels sont les avantages et points faibles de cette reconnaissance automatique des factures ? Est-ce une technique automatique intégrable dans un logiciel de facturation tel que Sellsy ?

Voyons ensemble point par point tous les bénéfices de l’automatisation de certains processus liés à la comptabilité de votre entreprise.

L’OCR est une technique permettant la reconnaissance optique de caractères afin de convertir numériquement un document constitué de contenus textuels. L’océrisation désigne ainsi les procédés informatiques pour la traduction d’images, de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte.

Dans une démarche globale d’automatisation de la comptabilité, l’OCR vise à favoriser les traitements informatiques afin qu’ils soient plus autonomes, simplifier la gestion des factures, et ainsi réduire les tâches rébarbatives à faible valeur ajoutée de l’humain. Ce procédé de digitalisation permet de scanner et d’enregistrer tout type de document administratif et comptable uniquement via la reconnaissance automatique.

Mais un système OCR n’est pas uniquement réservé à la reconnaissance automatique des factures. Il est aussi particulièrement redoutable dans un contexte où l’entreprise est amenée à générer et traiter un volume important de données et de documents (comme, par exemple, des licences d’utilisation, des contrats légaux, ou encore des bordereaux d’expédition, etc.).

Dans le secteur de la comptabilité, cette technologie polyvalente est particulièrement utilisée. L’expert-comptable peut ainsi automatiser une grande partie de sa comptabilité (gestion des factures reçues, rapprochement bancaire, imputation comptable, etc.) et gagner un temps considérable au quotidien.

La reconnaissance automatique OCR permet, entre autres :

• D’automatiser les processus (et, par conséquent, d’assurer un gain de temps substantiel)
• De limiter les erreurs de saisies manuelles
• D’améliorer les process de contrôle interne
• De numériser rapidement des documents manuscrits (et donc, de faciliter leur recherche)
• De réduire le volume du papier (ce qui entraîne une diminution de l’empreinte carbone)
• D’alléger les charges physiques, mais aussi financières
• D’archiver numériquement pour une meilleure accessibilité des données
• De tracer et sauvegarder les informations
• De faire une analyse précise et rigoureuse des statistiques
• Etc.
  

Et cette liste est loin d’être exhaustive ! Mais, elle est déjà très représentative des nombreux bénéfices qu’apportent les logiciels OCR pour les entreprises ayant adopté cette technologie.

La reconnaissance automatique des factures OCR avec Sellsy

Technologie remontant à plusieurs décennies, l’OCR permet de détecter des éléments dans un scan de document. Bien que fonctionnel, ce système ne dispose cependant pas d’un point essentiel : l’intelligence. 

Jusqu’à présent, il fallait constamment “apprendre” au logiciel ce qu’il devait faire. Avec l’intelligence artificielle, le système OCR va bien plus loin. En effet, le logiciel s’améliorant de lui-même, plus vous l’utilisez, plus il s’ajuste à vos besoins !

Ainsi, en employant très régulièrement la fonctionnalité d’import des factures dans votre outil Sellsy, vous gagnez un temps précieux tout en renforçant votre efficacité. 

L’import de factures fournisseurs dans Sellsy assure une analyse automatique de vos documents d’achat, tels que vos factures et reçus, ou encore notes de restaurant ou de parking. La marche à suivre est très simple :

1. Vous scannez, photographiez votre document (ou utilisez un PDF)
2. Vous téléchargez les éléments au sein de votre outil Sellsy. L’intelligence artificielle va alors analyser vos données
3. Vous validez les informations
   

Et Sellsy ne s’arrête pas là ! 

Une facture reçue par email peut-elle être intégrable dans Sellsy ?

La réponse est oui ! Une facture reçue par email est intégrable dans Sellsy

Voici le mode d’emploi pour réaliser cette action :

1. Vous envoyez vos factures par mail à une adresse dédiée
2. Les factures sont lues instantanément et ajoutées dans la liste des factures en attente de vérification
3. Vous validez les informations

Simple, rapide et efficace !

Vous êtes client Sellsy, découvrez plus en détail cette option ! Vous n’êtes pas encore équipé de l’outil Sellsy, mais vous souhaitez améliorer votre processus de facturation ? Demandez une démo gratuite ou testez gratuitement Sellsy pendant 15 jours !