Technologie OCR dans les factures : qu’est-ce que c’est et quels sont ses avantages ?

La technologie OCR, qu’est-ce que c’est ? C’est un outil pratique qui permet de récupérer automatiquement les informations d’un document papier ou scanné pour les utiliser directement sur votre ordinateur, comme si vous les aviez tapées vous-même.

Comment ça marche exactement et pourquoi ça peut vraiment vous simplifier la vie ? Dans cet article, on vous explique comment utiliser l’OCR pour gérer vos factures plus facilement.

Qu’est-ce que la technologie OCR ?

L’OCR, ou « Optical Character Recognition » (Reconnaissance Optique de Caractères en français), est une technologie qui permet de transformer des documents physiques en données numériques. Dit autrement, elle convertit le texte présent sur des documents papier, scannés ou même manuscrits en texte éditable sur ordinateur.

Cette technologie s’applique à tous les types de documents : images, formulaires, documents imprimés ou même notes écrites à la main. Grâce à des algorithmes avancés, elle identifie les caractères un par un, qu’ils soient imprimés ou manuscrits, et les retranscrit sous un format numérique.

Une fois le texte converti, il peut être facilement modifié, copié, recherché ou archivé directement sur votre ordinateur.

Quel est l’impact de l’OCR sur les factures ?

L’OCR transforme radicalement la gestion des factures au quotidien. En effet, le logiciel OCR utilisé sur les factures automatise l’extraction des informations clés telles que le nom du client, le montant, la date d’émission, le numéro de facture et bien d’autres détails, sans passer par une saisie manuelle.

La vraie révolution, c’est que peu importe le format de la facture – papier, PDF ou image scannée – l’OCR est capable d’extraire son contenu, en le rendant compatible avec la plupart des logiciels de gestion ou de comptabilité.

Résultat : le traitement, l’archivage et l’analyse des factures deviennent non seulement plus simples et rapides, mais aussi beaucoup plus fiables, tout en réduisant les erreurs humaines.

Avantages du traitement des factures avec l’OCR

Avoir recours à un logiciel OCR pour le traitement de vos factures offre de nombreux avantages. Voici la liste :

• Gagner du temps : la saisie automatique des données permet de traiter un grand volume d’informations rapidement, libérant ainsi votre personnel pour des tâches plus rentables.
• Commettre moins d’erreur : avec l’OCR, fini les fautes de frappe, les erreurs de lecture ou les oublis préjudiciables pour l’entreprise.
• Traiter les factures plus vite : en automatisant le traitement des factures, l’OCR accélère la gestion de la facturation. Ainsi, les factures sont envoyées plus vite, ce qui permet à l’entreprise de réduire les délais de paiement et d’améliorer sa trésorerie.
• Gérer tous les formats : l’OCR est capable de reconnaître les caractères imprimés et manuscrits de différents types de documents: papier, PDF ou images scannées.
• Facilité d’intégration avec vos outils : les données extraites par l’OCR s’intègrent directement dans vos logiciels de gestion, de comptabilité ou d’archivage, simplifiant la continuité de vos processus.
• Meilleure analyse : il est plus facile de rechercher, trier et analyser des factures numérisées.
• Archivage simplifié : les factures sont organisées et accessibles en quelques clics depuis votre ordinateur.
• Préparer l’avenir : l’OCR facilite la transition vers la facturation électronique, vous aidant à moderniser vos pratiques.

Comment fonctionne l’OCR pour les factures ?

Voici une explication simple du processus OCR pour comprendre comment fonctionne la reconnaissance automatique de vos factures :

Étape 1 : Numérisation de la facture

Tout commence par la numérisation d’une facture papier ou l’importation d’un fichier existant (PDF, image, etc.). Le logiciel OCR interprète alors le document comme une image contenant des caractères à analyser.

Étape 2 : Identification du texte

Le logiciel détecte les zones contenant du texte, notamment les champs spécifiques (nom du client, montant, date, etc.). Il distingue ces éléments des autres contenus, tels que les logos, tableaux ou images, pour les écarter de l’analyse.

Étape 3 : Analyse du texte

À l’aide de technologies sophistiquées, l’OCR analyse chaque caractère (imprimé ou manuscrit) pour le traduire en texte numérique. Il reconnaît les lettres, les chiffres, les symboles et les variations de police.

Étape 4 : Exportation et intégration des données

Une fois le texte numérisé, les données sont extraites et organisées en utilisant des technologies comme le Machine Learning ou l’intelligence artificielle (IA). Elles peuvent ensuite être intégrées directement dans des outils de gestion comptable, comme Excel, ERP ou CRM, permettant ainsi de traiter automatiquement les factures et de les archiver facilement.

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Cette technologie est-elle précise et fiable ?

Oui, la technologie OCR est aujourd’hui très précise et fiable, grâce aux avancées constantes dans le domaine du Machine Learning et de l’IA.

En quoi le traitement OCR est-il précis ?

Les logiciels OCR modernes atteignent un haut niveau de précision, surtout lorsqu’ils sont utilisés avec des documents de bonne qualité. Une facture bien imprimée ou une image scannée avec une haute résolution (300 dpi ou plus) garantit de meilleurs résultats. À l’inverse, certains éléments peuvent poser des défis :

• un document flou,
• une mise en page complexe,
• un texte sur fond colorés,
• les petits caractères et une police complexe.

Pour optimiser l’OCR sur vos factures, choisissez un logiciel spécifiquement conçu pour leur traitement, avec des options permettant de personnaliser les paramètres selon le type de document. Ces derniers reconnaissent mieux les caractères standardisés et bien espacés, notamment sur des factures générées numériquement grâce à un logiciel de facturation.

Comment la fiabilité de l’OCR est-elle renforcée ?

Même si l’OCR est très performant, il peut arriver que des erreurs ou des exceptions surviennent. Heureusement, la plupart des logiciels OCR disposent d’un système de validation des données qui vérifie et corrige automatiquement les éventuelles erreurs grâce à des bases de données ou des modèles prédéfinis (par exemple, il identifie un format de date ou un numéro de facture).

Pour maximiser la fiabilité de l’OCR, il est préférable qu’un contrôle humain soit effectué afin de vérifier que les données extraites soient correctes. De plus, certains logiciels OCR utilisent l’IA pour apprendre des corrections apportées manuellement par l’utilisateur, ce qui leur permet de s’améliorer au fil du temps.

5 conseils pour choisir un bon logiciel OCR pour vos factures

Voici 5 conseils pratiques pour sélectionner la meilleure solution OCR et optimiser votre système de facturation :

1. Optez pour un logiciel OCR adapté aux factures

Les logiciels OCR possèdent de nombreuses fonctionnalités, mais certaines sont plus intéressantes pour la numérisation des factures. Par exemple, ces logiciels intègrent des dictionnaires spécialisés et des modèles pré-entraînés pour reconnaître la terminologie spécifique aux factures : numéro de facture, montant, date, nom du client, etc.

Ils analysent efficacement les mises en page de factures, bons de commande, Grands Livres comptables, etc. De plus, ces solutions OCR dédiées aux factures facilitent l’intégration directe des informations extraites dans vos logiciels de gestion comptable.

2. Assurez-vous de la précision et de la fiabilité de l’outil

Un bon logiciel de reconnaissance optique de caractères doit lire avec précision les données scannées, qu’elles soient numériques ou manuscrites. C’est de cette façon que vous allez gagnez du temps plutôt qu’en perdre à corriger les erreurs. Si vous gérez un gros volume de facturation, la validation des données par l’humain doit être réduite au minimum. Optez donc pour une solution utilisant l’IA ou le Machine Learning pour améliorer continuellement la précision de l’extraction et vous faire gagner du temps.

3. Vérifiez les options de sécurité

Une solution OCR adaptée au traitement des factures doit garantir un niveau de sécurité élevé, en raison de la sensibilité des documents qu’elle gère. La protection des fichiers doit être assurée dès leur numérisation, par exemple en enregistrant toutes les actions effectuées sur le fichier, telles que les modifications, les exportations, etc.

Certains logiciels proposent des fonctionnalités avancées, telles que la signature numérique officielle des documents, la mise en place de droits d’accès restreints ou encore la protection par mot de passe. Ils offrent également des options pour assurer la conformité aux réglementations locales, notamment en respectant le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

4. Privilégiez une solution flexible

Choisissez un outil qui vous permet d’éditer facilement les documents. Par exemple, il peut être utile de pouvoir surligner des textes, ajouter des annotations ou modifier des champs selon vos besoins. De plus, la possibilité de personnaliser les paramètres, comme les formats de date ou la disposition des données, est essentielle pour optimiser le traitement et adapter l’OCR à votre flux de travail.

5. Recherchez l’intégration avec vos outils existants

Un bon logiciel OCR doit pouvoir se connecter facilement à vos systèmes de gestion existants, comme vos logiciels comptables (ERP, CRM, Excel, bases de données, etc.). Cette compatibilité permet d’automatiser le processus de facturation et de simplifier le transfert des données extraites, améliorant ainsi l’efficacité globale de votre entreprise.