Comment faire une facture étape par étape ?

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Comment créer une facture en tant qu’auto-entrepreneur, que ce soit pour une micro-entreprise, en version électronique ou papier ? La facture, ce document essentiel pour les indépendants, freelances et artisans, soulève de nombreuses questions. Heureusement, Sellsy est là pour vous guider pas à pas dans la rédaction de vos premières factures.

Dans cet article, vous allez découvrir tout ce qu’il faut savoir sur la facturation : les mentions obligatoires, les étapes de rédaction et la façon d’envoyer la facture pour garantir un paiement rapide de la part de vos clients.

Quelles mentions doivent figurer sur une facture ?

Dans une facture, certaines mentions sont obligatoires car elles assurent la conformité légale, la transparence des transactions et la protection des droits des deux parties. Les mentions facultatives, quant à elles, permettent d’ajouter des informations supplémentaires qui peuvent faciliter la gestion de la relation client, personnaliser la facture ou clarifier certains aspects de la transaction sans être strictement nécessaires d’un point de vue légal.

Mentions obligatoires

Pour être valide et conforme à la législation française et éviter tout litige en cas de contrôle, une facture doit respecter plusieurs règles et inclure certaines informations obligatoires. Parmi celles-ci :

Informations sur l’émetteur : le nom ou la raison sociale, l’adresse, le numéro SIREN/SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire.
Informations sur le client : nom ou raison sociale, adresse de facturation et, si elle est différente, l’adresse de livraison.
Numéro de facture : chaque facture doit comporter un numéro unique, chronologique et sans interruption dans la série.
Date de création de la facture : ainsi que la date de livraison ou de prestation de service.
Informations sur le paiement : date d’échéance du paiement, les conditions d’escompte éventuelles (réduction en cas de règlement anticipé), et le taux des pénalités de retard en cas de non-paiement.
Indemnité forfaitaire : mentionner le montant forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40 €).
Description détaillée des biens ou services : indiquer si la facture se réfère à une livraison de biens, une prestation de services ou une transaction mixte, avec des détails sur les quantités, marques, et nature des produits.
Montants : prix unitaires HT (hors taxes) ou taux horaire HT, ainsi que le montant total TTC (toutes taxes comprises). Indiquer clairement les réductions appliquées (remises, rabais).
Taux de TVA : préciser les différents taux de TVA appliqués et, le cas échéant, l’option pour la TVA sur les débits.
Garantie légale de conformité : indiquer l’existence et la durée minimale de deux ans de la garantie légale de conformité pour les biens concernés, conformément au décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.

Mentions facultatives

Les mentions facultatives n’affectent pas la validité de la facture, mais elles apportent des informations supplémentaires, telles que :

Numéro de bon de commande : à indiquer le cas échéant, ou la référence du devis si l’entreprise en a émis un avant la facture.
Logo de l'entreprise : optionnel, mais il permet de renforcer l’image de marque.
Conditions générales de vente : elles aident à éviter tout malentendu concernant les modalités d’exécution de la transaction.
Mode de paiement : possibilité de détailler les informations de paiement (IBAN, BIC, etc.).
Acomptes versés : si l’entreprise a reçu des acomptes de la part du client, les indiquer permet de clarifier le solde restant dû.

Étapes pour établir une facture

Créer une facture, c’est une étape incontournable pour tout entrepreneur, mais on peut vite s’y perdre avec les nombreuses règles à respecter !

Maintenant que nous avons précisé les mentions à y faire figurer, il est temps de savoir faire une facture claire et conforme. En tant que freelance, auto-entrepreneur ou gérant d’une petite entreprise, une facture bien rédigée vous permet d’être payé dans les temps et tout en montrant votre sérieux professionnel.

Voici donc notre guide, un pas-à-pas simple pour créer une facture de A à Z, sans rien oublier.

Étape 1 : Renseigner les informations personnelles et professionnelles

Avant toute chose, n’oubliez pas de faire apparaître clairement et lisiblement le terme « facture » dans l’en-tête du document !

Puis, le nom ou la raison sociale de l’entreprise doit apparaître, précédé ou suivi de la mention « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI », ainsi que le nom commercial, si applicable. Les coordonnées de contact, comprenant l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone, le site internet (si disponible), l’adresse email et le numéro SIRET/SIREN, doivent également être indiquées.

Pour les commerçants : le numéro RCS (registre du commerce et des sociétés), suivi de la ville du greffe d’immatriculation.
Pour les artisans, le numéro RM (répertoire des métiers) et le département d’immatriculation. Mentionner également le nom de l’assureur ou garant et la couverture géographique du contrat d’assurance professionnelle, obligatoire (par exemple, la garantie décennale pour les artisans du bâtiment ou la responsabilité civile professionnelle pour tous les auto-entrepreneurs).

Étape 2 : Renseigner les coordonnées du client

Indiquer sur la facture les informations suivantes :

L’identité du client : nom et prénom (ou raison sociale).
Son adresse de facturation.
L’adresse de livraison, si elle est différente de l’adresse de facturation.

Étape 3 : Informations d’identification de la facture

Les éléments suivants sont indispensables pour toute facture légale :

Date d’émission de la facture.
Numéro de facture unique, chronologique et sans trou dans la série. Cette numérotation est régie par le Code du commerce et le Code général des impôts.

En option, vous pouvez ajouter le numéro de bon de commande ou la référence au devis pour un suivi plus simple, même une fois la facture archivée.

Étape 4 : Renseigner la nature de la prestation

À présent, il faut expliquer ce à quoi fait référence la facture, c’est-à-diredécrire précisément les produits vendus ou services fournis, enindiquant :

La quantité, le prix unitaire et le prix total hors taxes (HT).
Les remises, les ristournes ou réductions éventuelles.
Le montant total HT et TTC.
Le taux de TVA ou, si la TVA ne s’applique pas, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
La date de règlement et la date d’exécution de la vente ou de la prestation.

Pour plus de lisibilité, ces informations peuvent être présentées dans un tableau.

Étape 5 : Transmettre la facture au client

La facture, rédigée en français, doit être établie en deux exemplaires, dont un pour le client. Deux méthodes sont possibles pour la remise :

Voie directe : la facture papier peut être remise en main propre.
Voie électronique : à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France devront émettre et recevoir des factures dématérialisées. C’est pourquoi, il est judicieux d’anticiper cette obligation en s’équipant dorénavant d’outils de dématérialisation partenaires (PDP).

Quel que soit le format, le contenu de la facture électronique doit être identique à celui de la facture papier.Quels impôts doivent être inclus dans une facture ?

Votre entreprise peut être soumise à différents impôts, dont certains doivent apparaître sur la facture en fonction de votre activité ou du statut de votre entreprise. Voici les principaux impôts concernés :

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée)

En matière de TVA, votre entreprise joue le rôle de collecteur. Cela signifie que l’impôt est facturé à vos clients et ensuite reversé à l’État. Le taux de TVA dépend des biens ou services fournis et peut varier (taux normal, réduit ou super-réduit selon le secteur). Il est possible d’appliquer différents taux de TVA sur une même facture. Dans ce cas, chaque ligne de produit ou service doit préciser le taux applicable.

Mentions de franchise en base de TVA

Si votre entreprise bénéficie de la franchise de TVA, vous ne facturez pas de TVA à vos clients et, en contrepartie, vous ne pouvez pas la récupérer sur vos achats. Vous devez alors ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur la facture.

Taxes spécifiques ou éco-contributions

Dans certains secteurs, une contribution financière, comme l’éco-contribution, est appliquée. Par exemple, dans le mobilier ou les équipements électroniques, l’entreprise ajoute une éco-participation sur la facture pour couvrir les futurs frais de recyclage. Ces contributions doivent être mentionnées séparément sur la facture. Le distributeur ou le fabricant se charge ensuite de déclarer et de reverser cette contribution à l’éco-organisme concerné.