Un CRM pour organiser vos évènements : pourquoi est-ce une bonne idée ?

Salon spécialisé, afterwork professionnel, séminaire, rencontre sportive inter-entreprises... L'organisation de tels événements mobilise beaucoup d'énergie. Pour optimiser vos ressources et gagner en efficacité, vous pouvez centraliser dans un outil CRM toutes les informations récoltées avant, pendant, et après la manifestation.

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Organiser un événement en mode projet collaboratif

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Vous prévoyez de réunir vos clients, partenaires, collaborateurs lors d'un événement? Vous êtes une agence d’événementiel ? Le CRM est un précieux allié pour mener à bien ces projets enthousiasmants. Certains outils en ligne intègrent en effet des fonctionnalités de gestion de projet collaboratif : pratique pour savoir exactement qui fait quoi, quand... et pour combien ! Agenda partagé, messagerie instantanée, assignation des tâches et stockage de documents : la plupart des CRM sont aujourd'hui conçus pour faciliter le travail d'équipe en mode agile, même à distance. Grâce à des tableaux d'avancement clairs, mis à jour en temps réel et accessibles sur tous supports, coordonner les membres de votre équipe n'a jamais été aussi confortable.

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Suivez vos inscriptions et communiquez de manière ciblée

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Certains outils, reliés à votre CRM, vous seront d'une grande aide dans la communication autour de l'évènement.

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Concevoir un e-mail d'invitation personnalisé

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Pas besoin d'être graphiste pour créer des e-mailings professionnels. Quelques « cliquer/déplacer », un texte efficace, un bouton d'action «Présent !». Vous voilà prêt à inviter vos contacts. Du moins ceux que vous aurez rigoureusement sélectionnés grâce aux critères de segmentation de votre CRM.

Mesurer le taux d'ouverture / de clic

Ces 2 statistiques sont indispensables pour savoir qui relancer (ou pas) et quand. Vous avez ainsi une idée précise du nombre d'invités, de façon à prévoir les victuailles en conséquence par exemple. Taux d'ouverture faible ? Testez un autre objet de mail ou l'envoi sur un autre créneau horaire.

Envoyer des relances ciblées

Les outils de tracking présents dans les e-mails permettent de relancer uniquement les contacts n'ayant pas répondu et/ou ouvert l'invitation. Essentiel pour ne pas spammer vos convives et adapter votre discours ! La mise en place de scénarios d'emails automatiques vous fera également gagner du temps au quotidien !

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Générer des leads avec un site web événementiel

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Avec un outil CRM complet, vous pouvez créer un mini-site événementiel sans faire appel à une agence web.

Vos prospects pourront y retrouver :

Toutes les informations pratiques relatives à la manifestation
Un formulaire d'inscription pour confirmer leur présence
Des ressources utiles à télécharger gratuitement
Les coordonnées de votre entreprise, etc.

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Le fait de concevoir un site web via votre outil CRM vous permet là encore de centraliser les données des contacts captés lors de l’événement dans votre fichier client.

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Facturer les prestataires en 1 clic

Pour les agences d’événementiel ayant l'habitude de gérer toute la logistique ou pour toute entreprise organisant des évènements occasionnellement, un CRM s'avère un vrai gain de temps en phase de vente et de facturation. Grâce à la signature électronique, vos clients valident votre devis en 1 clic. Idem une fois la prestation accomplie : vous n'avez plus qu'à cliquer pour transformer votre devis en facture et l'envoyer par e-mail. C'est simple, rapide et 100% conforme aux obligations légales.