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Comment bien choisir le logiciel CRM pour son agence ?

Comment bien choisir le logiciel CRM pour son agence ?

En tant qu’agence, vous évoluez dans un univers où tout va très vite. Dossiers d’appel d’offres à traiter, nombreux envois de devis et factures, prospection active pour générer de nouveaux clients, recrutement de jeunes pépites : votre temps est précieux.

Que vous soyez dans le domaine de l'événementiel, des relations publiques, du design ou dans la communication digitale, peu importe, vous devez adopter des outils simples d’utilisation, intuitifs et efficaces, pour piloter de façon optimale votre agence.

Un logiciel CRM est un levier indéniable pour vous aider à prendre les bonnes décisions stratégiques afin de pérenniser votre business. Comment bien le choisir pour travailler plus vite et automatiser les tâches chronophages et fastidieuses du quotidien ?

C’est simple, il vous suffit de lire cet article !

Petit rappel : c’est quoi exactement un CRM ?

Si bon nombre d’agences ont aujourd’hui adopté cet outil, toutes ne savent pas encore ce qu’est précisément un CRM. Bien plus qu’un simple logiciel de gestion de la relation client, le CRM, Customer Relationship Management, vise à optimiser les relations et interactions que vous avez avec vos prospects et clients.

Grâce à ce puissant outil, vous capitalisez les données collectées sur ces derniers afin de mieux cibler vos actions commerciales et marketing. Vous êtes ainsi en mesure de capter des leads qualifiés et de fidéliser votre portefeuille client existant.

Ainsi :

  • Votre prospection est facilitée grâce à une gestion des opportunités et un suivi idéal de chaque étape du processus de vente
  • Le travail collaboratif devient un jeu d’enfant pour assurer la gestion des projets de votre agence
  • Vous bénéficiez de tableaux de bord et d’une analyse de données fiable pour une meilleure connaissance client en temps réel
  • Vous gagnez un temps considérable grâce à l’automatisation des tâches récurrentes
  • Vous simplifiez votre facturation et comptabilité, afin d’assurer le futur de votre agence avec des outils réellement efficaces.
  • Vous transformez vos devis en factures en un clic, tout en disposant d’un lien de paiement sécurisé et de relances automatiques (ce qui représente un réel atout si votre agence ne dispose pas de personne dédiée à ces missions, afin de sécuriser vos paiements)
  • Vous proposez un service après-vente de qualité en centralisant les demandes d'assistance des clients
  • Vous améliorez vos process internes et votre rentabilité

En quelques mots, vous avez tout à y gagner : le CRM pour votre agence est votre meilleur allié pour monter en compétences et augmenter votre chiffre d’affaires !

Quelques critères incontournables pour bien choisir votre logiciel CRM pour votre agence

Si vous devez bien entendu vous poser les bonnes questions avant de déployer une solution CRM au sein de votre agence (“Quel problème doit-il résoudre ?”, “Quel est son objectif ?”, ou encore “Qui va gérer ce projet au quotidien ?”), il est essentiel d’adopter un CRM qui correspond à vos besoins.

Pour y parvenir, il est fortement recommandé de rédiger un cahier des charges en amont. Ce dernier vous permettra de dresser un état des lieux complet de vos attentes afin d’établir une feuille de route pertinente.

Si toutes les solutions logicielles CRM ont pour but de gérer les contacts, prospects et clients, il n’est pas toujours évident pour un dirigeant d’entreprise d’opter pour la bonne solution face à un vaste choix présent sur le marché actuel.

Pour vous aider à y voir un peu plus clair, nous avons un peu dégrossi le terrain, afin de vous apporter des réponses en fonction de critères objectifs pour évaluer votre futur logiciel CRM. À vous de lister quels sont vos besoins précis pour choisir le bon outil.

Critère n°1 : un CRM en mode SaaS ou On Premise ?

Pour plus de simplicité, un CRM en mode SaaS (Software as a Service) est sans aucun doute une option idéale pour gérer vos projets. Votre solution est ainsi déployée à distance sur n’importe quel navigateur et hébergée sur les serveurs de l’éditeur grâce à un abonnement (comme cela est le cas pour Sellsy).

A contrario, une solution CRM One Premise signifie que cette dernière est directement installée sur les serveurs de votre agence. Vous devez donc vous acquitter d’une licence auprès de l’éditeur. C’est une méthode un peu plus complexe que celle du mode SaaS, notamment en termes de mise en œuvre et d’achat.

Critère n°2 : le budget dont vous disposez

Que vous optiez pour un CRM en mode SaaS ou On Premise, donc avec abonnement ou licence, la question du budget n’est pas à négliger. Vous devez prendre en compte les dépenses liées à la maintenance (par exemple les frais de mises à jour), à l’intégration (formation, paramétrage, etc.) et à l’infrastructure.

La facture peut vite monter, tant en coûts directs qu’indirects (temps passé à négocier l’achat, suivis administratifs, installation du matériel, entretien du réseau, inactivité du salarié en cas de panne, etc.). Il est donc important de bien budgétiser la mise en place de votre solution CRM avant de prendre votre décision finale.

Critère n°3 : la compatibilité de votre CRM avec d’autres outils

Là aussi, soyez attentifs à ce point crucial. Vous devez veiller à la compatibilité de votre logiciel CRM avec vos autres outils internes, afin qu’il s’intègre pleinement à l’ensemble de votre système d’information (messagerie, gestion des stocks et/ou des produits, automation, etc.).

En effet, vous serez ainsi bien plus agile et performant en connectant votre CRM à vos outils préférés (logiciel de marketing automation, d’organisation événementielle, de gestion de projets, etc.) en quelques clics.

Critère n°4 : les fonctionnalités basiques, mais indispensables, d’un CRM

Si les éditeurs de logiciels CRM proposent de nombreuses fonctionnalités adaptées selon la taille et les besoins stratégiques des entreprises, il est essentiel que votre future acquisition soit dès plus fonctionnelle grâce à, entre autres :

  • Un tableau de bord intuitif des indicateurs clés
  • Une identification claire de vos contacts, de leurs coordonnées et de leurs rôles
  • Une mémorisation de l’historique de vos actions et de vos communications
  • Une gestion des tickets pour un meilleur traçage des réclamations clients
  • Une optimisation de vos opérations marketing
  • Un export de vos fichiers (pdf, excel, csv, etc.)
  • Un connecteur à des logiciels tiers
  • Des mises à jour fréquentes et automatiques
  • Un agenda

Choisir un bon logiciel CRM, c’est avant tout désirer une réelle plus-value sur vos différentes opportunités dans le pipe d’affaires. Mais pour que votre solution soit vraiment efficace, elle doit d’abord être exploitable. Il ne s’agit pas uniquement de récolter de la donnée et de la centraliser au sein du logiciel CRM, mais aussi de savoir en tirer profit et d’améliorer votre relation client.

Pour une efficacité maximale, et un investissement de départ réduit à coût maîtrisé, n'hésitez pas à opter pour un CRM basé sur le Cloud. Facile à prendre en main, collaboratif par nature, il représente une solution entièrement modulable et évolutive en fonction de vos besoins et de la taille de votre agence. Son implémentation est facilitée et rapide, puisqu’aucune installation de logiciel n’est requise.

De plus, il est accessible depuis n’importe quel terminal ayant un navigateur web (PC, mais aussi tablette et smartphone). Une solution idéale pour une collaboration renforcée et un partage de l’information en temps réel, notamment pour les collaborateurs les plus nomades et les télétravailleurs !

Vous souhaitez en savoir davantage pour être certain de choisir le bon logiciel CRM ? Téléchargez notre livre blanc : “Comment la digitalisation financière et commerciale peut transformer votre agence.”

Qu’attendez vous pour enchanter vos équipes et vos clients ?

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