5 Tipps zum Parametrieren Ihrer CRM-Pipelines

Pipeline Sellsy

Die Verwaltung über Pipelines erschien zum ersten Mal vor etwa zehn Jahren und ist heute in den meisten CRM-Softwares zum Standard geworden.

Diese visuelle Vorgehensweise findet ihre Inspiration in den Kanban-Grundsätzen, eine nicht mehr ganz so junge Projektverwaltungsmethode, die in den 1940er Jahren von Toyota erfunden wurde. Anfangs bestand sie darin, Post-its auf einer weißen Tafel zu benutzen, um die verschiedenen Elemente und Schritte eines Projekts separat anzuzeigen.

Im Rahmen einer CRM-Pipeline werden Karten (als Leads) benutzt, die dann in inkrementelle Schritte verschoben werden, vom ersten Kontakt an bis zum Gewinn (oder Verlust) des Verkaufs.

Wenn auch diese Logik unter den Vertriebsmitarbeitern weltweit großen Anklang findet, empfiehlt es sich trotzdem, das Tool für eine optimale Nutzung richtig zu parametrieren.

Hier sind einige Ratschläge für eine optimale Nutzung Ihrer CRM-Software mit Pipeline-Ansichten.

 

Identische Pipelines für Ihre Vertriebsmitarbeiter

(Bild: Sellsy CRM – Ausstattungsprojekt – Erstellt am: - Fällig am: - Eigentümer)

Die Flexibilität der CMR-Softwares mit Pipelines kann sich bei der Nutzung häufig als Hindernis erweisen: auch wenn die Vertriebsmitarbeiter die Schritte ihrer Pipelines ganz einfach ändern können, laufen sie schnell Gefahr, jeweils eine eigene Pipeline zu besitzen.

Diese Situation wird für den Teamleiter schnell zu einem Problem werden, der die Pipelines nicht mehr miteinander vergleichen kann. Eine genaue Berichterstattung wird nicht mehr möglich sein genauso wenig wie eine effiziente Nutzung der Statistik-Tools der CRM-Software.

Sie haben richtig verstanden – die Standardisierung der Pipelines ist absolut erforderlich für die erfolgreiche Leitung eines Vertriebsteams.

 

Achten Sie darauf, dass Ihre Pipelines wirklich immer aktiv bleiben

Die gesamte Leistungsstärke der Pipeline-Ansicht liegt in der Fähigkeit, einen Überblick der aktuellen Geschäftstätigkeit zu bieten.

Kein Vertriebsmitarbeiter weltweit kann 500 Geschäftsmöglichkeiten gleichzeitig korrekt bearbeiten. Und dennoch findet man häufig genau das in den Pipelines der Vertriebsmitarbeiter in zahlreichen Unternehmen vor.

Eine Vertriebs-Pipeline muss aus aktiven Geschäftsmöglichkeiten bestehen. Weiter unten werden wir gemeinsam herausfinden, wie man „langwierige“ Geschäftsmöglichkeiten handhabt.

 

Leeren Sie die Schubladen und kümmern Sie sich um schlafende Geschäftsmöglichkeiten

Häufig tendieren Vertriebsmitarbeiter dazu, alle ihre offenen Geschäftsmöglichkeiten in einer Schublade aufzubewahren, selbst wenn das Fälligkeitsdatum noch sehr weit entfernt ist. Das ist auch nicht die richtige Methode.

Selbst wenn der Vertriebsmitarbeiter weiter für den Lead verantwortlich bleibt, sobald eine Geschäftsmöglichkeit älter als 3 Monate ist, sollte sie in eine Nurturing-Pipeline transferiert werden, zum Beispiel mit einer E-Mail-Folge zur Erinnerung, zum Kennenlernen oder zum Bestätigen.

 

Eine Pipeline-Überprüfung, um den Kühlschrank-Effekt zu vermeiden

Selbst wenn eine CRM-Software ein hervorragendes Tool ist, ersetzt es nicht die Notwendigkeit einer regelmäßigen Analyse zwischen dem Vertriebsmitarbeiter und seinem Manager.

Alle Manager kennen den berühmten „Kühlschrank-Effekt“ des Vertriebsmitarbeiters, der einen guten Monatsumsatz realisiert hat und einige Geschäftsmöglichkeiten für die nächste Periode „als Reserve“ zurückhält. Ein Trend, der selten mit dem globalen Ziel des Unternehmens zu vereinbaren ist (und das ist ein Euphemismus).

Die beste Lösung dafür ist die Organisation von Meetings für die Pipeline-Überprüfung, die in der Regel zum Ende oder Anfang der Woche stattfinden sollten, um sich auf den neuesten Stand der Pipeline und den darin enthaltenen Geschäftsmöglichkeiten zu bringen.

 

Optimieren Sie die Verwaltung der eingehenden Geschäftsmöglichkeiten

Relativ häufig werden Geschäftsmöglichkeiten nicht sofort von den Vetriebsmitarbeitern registriert. Mit einer modernen CRM-Software haben Sie wahrscheinlich das Formular Ihrer Website oder andere Startseiten verbunden.

Es ist sinnvoll, zu diesem Zweck eine Pipeline zu verwenden. Fügen Sie einen Schritt für jede Marketing-Quelle hinzu. Jeder Schritt wird dann automatisch über einen besonderen Kanal versorgt (zum Beispiel die Kontaktseite Ihrer Website oder ein Google-Formular).

Der Manager hat so einen Panoramablick der Leads, die an seine Mitarbeiter zu verteilen sind und kann sogar mithilfe der Tracking- und Scoring-Tools die Stärke ihres Engagements und das Reifeniveau bewerten.

 

Produktionsverfolgung mit einer CRM-Pipeline verwalten

In bestimmten Fällen, in denen die Produktionsverfolgung sehr linear verläuft, kann das Beibehalten dieser Pipeline-Logik sich als sehr effizient erweisen.

Nehmen wir das Beispiel einer Werbeabteilung: die Produktionsverfolgung ist in einer Pipeline leicht zu modellieren (unterzeichneter Vertrag, empfangene Elemente, Versand eine Druckfreigabe, Nachweise).

In dieser Art der Konfiguration reicht es häufig aus, eine gewonnene Geschäftsmöglichkeit in eine Pipeline dieses Typs zu transferieren, um eine effiziente Nachverfolgung der Produktions zu garantieren und einen Nachweis aller Schritte in dieser Geschäftsmöglichkeit zu behalten.

Jetzt sind Sie an der Reihe! Bringen Sie dieses fantastische Tool in Ihrem Team zum Einsatz und nutzen Sie schnell alle Vorteile, die sich Ihnen bieten werden!