Facture partielle : qu’est-ce que c’est et comment la réaliser

Une entreprise réalise une facture partielle pour facturer une partie spécifique d'une commande ou d'un projet, sans attendre l'achèvement total de celui-ci. Le but de la facture partielle est de permettre d’échelonner la facturation tout au long du processus de production d’un produit ou de la réalisation d’un service.

Attention, il ne faut pas confondre une facture partielle avec une facture d'acompte, qui correspond à un paiement initial avant le début des travaux, ou une facture d'avancement, qui est basée sur l'état général de progression du projet. La facture partielle se concentre uniquement sur des éléments précis déjà livrés ou réalisés.

Quand utilise-t-on une facture partielle ?

Les factures partielles sont particulièrement utiles dans les situations suivantes :

• Livraisons échelonnées : Lorsqu'un projet ou une commande est divisé en plusieurs livraisons différentes, chaque livraison peut être facturée séparément.
• Commandes volumineuses : Dans le cas de commandes importantes, il est souvent pratique de facturer au fur et à mesure de la réalisation ou de la livraison des produits ou services.

Attention à ne pas confondre une facture partielle avec un paiement partiel, car ce sont deux concepts totalement différents.

• La facture partielle s’inscrit dans le cadre d’un service ou d’une commande plus large, souvent liée à la vente de produits en gros volumes ou à des projets impliquant des livraisons échelonnées. Chaque expédition peut donner lieu à une facture partielle.
• Le paiement partiel, en revanche, concerne la manière dont le client règle la facture. Ce dernier est tenu de respecter strictement les conditions de paiement établies dans le contrat ou le devis, qu’il s’agisse d’un règlement en une seule fois ou en plusieurs échéances.

Il est également essentiel de ne pas confondre les factures partielles avec les factures à l’avancement ou de situation. Ces dernières sont généralement utilisées dans des secteurs tels que le BTP ou les prestations de services de longue durée, et elles indiquent l’état d’avancement d’un chantier ou d’un projet à un moment donné, basé sur un pourcentage précis ou des jalons atteints.

Alors, bien que ces notions puissent sembler similaires, elles répondent à des logiques et des contextes d’utilisation différents.

L’utilité d’une facture partielle ?

Si vous délivrez des biens en gros volumes ou des projets importants, vous allez voir que les factures partielles présentent plusieurs avantages :

• Amélioration du flux de trésorerie : En facturant au fur et à mesure, vous pouvez bénéficier de recevoir des paiements réguliers, ce qui aide à couvrir les coûts opérationnels et à maintenir une trésorerie saine.
• Réduction des risques financiers : Facturer progressivement peut également vous aider à réduire le risque de non-paiement total en cas de litige ou de défaillance du client.
• Suivi précis du projet : Il est important que chaque facture partielle corresponde à une étape ou une livraison spécifique, cela aide au suivi de l'avancement du projet et la gestion des paiements.
• Avantage pour vos clients : Les factures partielles permettent à vos clients d’échelonner aussi leurs paiements au fur et à mesure des livraisons, ce qui leur offre une gestion plus souple de leur budget sans devoir réaliser un règlement global immédiat.

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Comment bien faire une facture partielle ?

Pour créer une facture partielle efficace et conforme, suivez ces étapes clés :

1. Référence au devis ou au contrat initial

Assurez-vous que le devis ou le contrat indique clairement la facturation partielle en fonction de la livraison.  Précisez les échéances, les étapes ou les livraisons correspondantes, ainsi que les conditions de paiement pour chaque tranche.

2. Identification claire des éléments facturés

Détaillez précisément les produits livrés ou les services réalisés dans le cadre de cette facture partielle. Indiquez également si cette facture concerne la première livraison, une tranche intermédiaire ou la dernière facture de clôture.

3. Calcul du montant

Calculez avec précision le montant correspondant aux éléments facturés, en déduisant les acomptes ou paiements antérieurs si applicable. Pour la facture de clôture, assurez-vous d’intégrer tout solde restant pour solder le contrat.

4. Mentions obligatoires

Ajoutez toutes les informations légales pour garantir la validité de votre facture, c’est-à-dire :

• Coordonnées complètes de l’entreprise et du client.
• Date et numéro unique de la facture.
• Description précise des biens ou services.
• Montants HT, TVA applicable et total TTC.
• Référence au devis ou au contrat initial.

5. Suivi des paiements

Pour vous il est important d’enregistrer de façon précise toutes les factures partielles ainsi que les paiements reçus. Cela vous permettra d’assurer un suivi rigoureux et une traçabilité optimale tout au long du projet.

La première et la dernière facture : à ne pas négliger

Première facture partielle : Elle peut inclure les premiers éléments livrés ou un acompte convenu dans le devis. Vous pouvez indiquer que c’est la première facture partielle d’un service de livraison échelonné, rappelant ainsi les conditions contractuelles.

Facture de clôture : Elle intervient une fois toutes les livraisons ou prestations réalisées. Vous devez détailler dans la facture de clôture tous les montants déjà réglés et présenter le solde à payer pour finaliser le contrat.

Exemple pratique de facture partielle

Imaginons une entreprise spécialisée dans la vente en gros de matériel informatique, qui a conclu un contrat pour fournir 1 000 ordinateurs à une chaîne de magasins. Pour faciliter la gestion des stocks et des paiements, il est convenu que les livraisons se feront en trois lots différents, chacun d’eux étant facturé séparément.

Détails du contrat :

• Quantité totale : 1 000 ordinateurs
• Prix unitaire : 500 € HT
• Montant total du contrat : 500 000 € HT

Plan de livraison et de facturation :

• 1. Première livraison :
  • Quantité : 400 ordinateurs
  • Montant : 400 × 500 € = 200 000 € HT
  • Date de livraison : 1er mars
  • Date de facturation : 2 mars
• 2. Deuxième livraison :
  • Quantité : 400 ordinateurs
  • Montant : 400 × 500 € = 200 000 € HT
  • Date de livraison : 15 mars
  • Date de facturation : 16 mars
• 3. Troisième livraison :
  • Quantité : 200 ordinateurs
  • Montant : 200 × 500 € = 100 000 € HT
  • Date de livraison : 30 mars
  • Date de facturation : 31 mars

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À chaque livraison, on réalise une facture partielle correspondant au nombre d'ordinateurs livrés. Cette méthode permet à l'entreprise de recevoir des paiements échelonnés, améliorant ainsi sa trésorerie, tout en offrant au client la possibilité de répartir ses paiements en fonction des réceptions effectives des marchandises.