Faire ses factures sur tableur : les dangers à connaître

À l'ère du numérique où les entreprises sont de plus en plus nombreuses à se digitaliser, l'utilisation d'un tableur pour émettre ses factures peut être un frein à la productivité de l'organisation. Aujourd'hui, pour gagner en temps et en efficacité, il est fortement recommandé d'adopter un logiciel de facturation en ligne.

Faisons le point sur les risques engendrés par l'usage d'un tableur en matière de facturation.

Une numérotation chronophage

Il est obligatoire que la série numérique des factures soit linéaire et ininterrompue. La facture 345 doit suivre la 344 et ainsi de suite.

Or, générer une facture avec un tableur impose de vérifier constamment que le numéro de chaque nouvelle facture suit bien celui de la précédente.

Cela implique parfois de prendre du temps pour ouvrir plusieurs fichiers afin de retrouver la dernière facture éditée. Et lorsque plusieurs personnes éditent et créent des factures en même temps (soit en local sur des ordinateurs différents, soit dans le Cloud avec Office 365), ça peut vite tourner au cauchemar. Les numéros peuvent changer au dernier moment et la numérotation de la facture devient approximative.

La gestion périlleuse de la TVA

Avec un tableur, il faut intégrer manuellement la TVA sur la facture et éventuellement corriger le mauvais taux qui y figure par défaut. Il existe plusieurs taux de TVA qui dépendent des situations et des achats.

Mettre à jour et vérifier le taux manuellement ouvre donc la porte à des erreurs qui peuvent avoir un impact conséquent sur la conformité de votre comptabilité.

S'il existe bien des formules et des automatismes, cela reste surtout la voie la plus directe pour tous les problèmes, les abus et les oublis, pouvant aller jusqu'à créer des situations où la TVA serait mal collectée et déclarée.

Un design approximatif

Un tableur n'est pas fait pour générer des factures à la mise en page élaborée. Pourtant, l'image de votre marque doit aussi rejaillir dans vos factures, car celles-ci font aussi partie de l'expérience client.

Ce sont ces petits détails qui peuvent consolider la réputation d'une entreprise. Au final, vous risquez de vous retrouver avec un design très basique, voire de mauvais goût, qui peut souligner un manque de professionnalisme.

Sans compter que la gestion des polices, des cellules et de la mise en page peut varier d'un fichier à l'autre. Si vous recherchez la constance et la cohérence dans votre communication client, oubliez le tableur pour vos factures et devis !

De nombreuses tâches manuelles répétitives

Faire une facture avec un tableur prend du temps. Il faut numéroter manuellement les factures, saisir les coordonnées du client et les lignes de la commande, créer les formules de calcul des sommes, des remises, de la TVA, de l’escompte si applicable, etc.

Suivre cette check-list à la lettre est chronophage et peu efficace. Et ce n'est pas tout. Il faut aussi enregistrer la facture et l’envoyer par email au client, puis établir une routine de relance des paiements, les suivre manuellement, et mettre en place des rapports d’activité.

Cette succession de micro-tâches purement opérationnelles pourrait s'automatiser dans un logiciel adapté dont c'est la fonction. Si un tableur peut fonctionner avec un faible volume de factures, il finit par vous coûter plus cher en temps et en énergie que ce qu'il vous rapporte.

Un processus de facturation laborieux

Un tableur peut faire des factures, mais ses compétences s'arrêtent là. Il ne peut pas gérer l'envoi du document, la gestion des paiements, l'archivage, la récurrence automatique, etc.

Pour cela, il est fréquent de passer par un outil différent à chaque tâche, quitte à se retrouver avec cinq ou six logiciels et plateformes, ayant chacun un coût, pour faire un seul travail : gérer l'étape post-vente d'une simple transaction.

De plus, tous ces logiciels ne communiquent pas forcément entre eux et en cas de mise à jour, c'est tout votre processus de travail qui peut s'effondrer. Par ailleurs, un workflow fractionné repose souvent sur quelques personnes qui l'ont mis en place ou qui l'ont vu évoluer. En cas de départ ou de maladie, c'est un pan complet de la mémoire corporate qui s'évanouit.

Des erreurs qui peuvent faire mal

En 2012, la banque JP Morgan Chase a perdu plus de 2 milliards de dollars à cause d'un tableur. Ça ressemble à un gag, mais c'est pourtant bien réel.

La gestion interne des risques était effectuée sur une simple feuille de tableur à travers des données copiées-collées en provenance d'autres fichiers. La génération de nombreuses erreurs est alors inévitable. Le trader responsable prenait des positions démesurées sur les marchés financiers à partir de données erronées où les sommes remplaçaient les moyennes.

C'est un exemple qui coûte cher, mais qui souligne surtout les limites liées au contrôle qualité déficient d'un tableur. Un oubli de virgule ou une formule mal paramétrée peuvent alors avoir de graves conséquences.

Si vous êtes une association, un club local ou une TPE avec peu de transactions, un tableur reste un outil utile pour gérer ses factures.

Toutefois, à partir d'un certain volume, il sera bien plus rentable de vous professionnaliser avec des outils de facturation adaptés, plutôt que de perdre votre temps avec un outil qui a ses limites et ses contraintes.