Les 10 fonctionnalités indispensables pour son logiciel de facturation

Terminée la facturation longue et fastidieuse, avec des données inscrites dans des tableurs, et des factures transmises avec des erreurs. Aujourd’hui, les logiciels de facturation permettent de faciliter la vie des entreprises grâce à des fonctionnalités innovantes qui permettent une gestion complète du processus de facturation. Avec ces outils, vous pouvez gagner en temps, en argent, mais surtout en sérénité.

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Quels sont les éléments à prendre en compte pour tirer le meilleur parti de cet outil ? Passons en revue les fonctionnalités indispensables pour fluidifier son workflow comptable et sécuriser sa trésorerie.

1. Création de devis

Le devis représente souvent le point de départ d’une relation commerciale. Votre logiciel de facturation doit donc être optimal pour créer des devis conformes en quelques clics, puis les envoyer directement via la plateforme sans passer par un intermédiaire comme une boîte mail.  

Le devis doit comporter les informations relatives à vous et à votre entreprise (nom, adresse, SIRET, forme d’entreprise, etc.) ainsi que les informations de votre prospect ou client. Il doit également détailler la prestation, avec le prix proposé, le montant de la TVA, et les conditions générales de réalisation. Ainsi, au moyen d’un système d’automatisation des données, vos devis seront créés puis remplis en une minute !

2. Emission de factures conformes

À l’instar de la création de devis, votre logiciel de facturation est là pour vous faire gagner un temps précieux en émettant facilement les factures. Il doit en effet être capable d’autoriser la conversion de vos devis en factures, ou de créer une nouvelle facture ad-hoc simplement. L’important est que le numéro de facture soit bien incrémenté, et que toutes les informations importantes et autres mentions obligatoires apparaissent. Ensuite, vous pouvez envoyer votre facture directement au client depuis votre logiciel.

Assurez-vous que votre logiciel soit conforme avec la législation française pour la création de ce type de document. Aussi, n’oubliez pas de faire apparaître le délai de paiement sur votre facture.

3. Gestion de la TVA

Grâce à l’ingéniosité des logiciels de facturation, la TVA peut-être calculée puis générée automatiquement. Aussi, vous pourrez savoir ce que vous devez reverser à l’État de manière précise.

Pour ce faire, vous devez entrer les informations relatives à votre TVA lors de la création d’un compte sur votre logiciel et renseigner son taux applicable en fonction des services ou des produits vendus.

4. Système de relance

Si votre prospect n’a pas donné de réponse à un devis envoyé, ou qu’un paiement n’a pas été réalisé à temps, vous devez compter sur une fonctionnalité importante : celle qui permet de relancer vos contacts. Votre système doit donc clairement mettre en avant les retards de paiements pour que vous puissiez envoyer une relance personnalisée en un clin d'œil, et résoudre votre impayé dans les plus brefs délais.Par ailleurs, certains logiciels sont capables de détecter un impayé de manière automatique, et proposent ainsi d’envoyer des relances sans votre intervention.

5. Suivi des opérations et du plan comptable

En lien avec le point précédent, votre outil de facturation est votre meilleur allié pour suivre vos affaires et garder un œil sur les encaissements des clients. Avec l’aide de ce partenaire virtuel, vous pouvez donc voir votre chiffre d’affaires facturé, chiffre d’affaires encaissé, ou encore les délais moyens de paiement via un tableau de bord clair et ergonomique. Avec des fonctionnalités plus poussées, vous pouvez également avoir un calcul de la marge.

Par ailleurs, certains logiciels hybrides proposent de transformer les opérations de leur logiciel de facturation en écriture comptable, et de créer et d’exporter les journaux comptables. Et si votre logiciel de facturation intègre une fonctionnalité destinée à la comptabilité, vous pourrez également saisir des achats et relier votre logiciel à votre compte bancaire. L’idée n’est pas de remplacer le travail de votre comptable en interne ou de votre expert-comptable, mais bien de lui donner un accès simple et centralisé aux données et aux justificatifs, tout en limitant les erreurs.

6. Signature électronique

Vous avez un devis ou un bon de commande à signer, ou à faire signer ? Améliorez en productivité grâce à la fonction de signature électronique intégrée à votre logiciel. Cette dernière est légale et ferme, et permet d’éviter les nombreux allers-retours entre vous et un client. À l’évidence, la signature électronique intégrée raccourcit de manière significative le processus commercial !

7. Paiement en ligne

Inutile de passer par des intermédiaires pour régler vos factures si vous optez pour un logiciel qui propose une solution de paiement en ligne. Préférez la centralisation ! Généralement, les délais de paiement via un logiciel de facturation sont considérablement réduits.

8. Un support client facilement joignable

Nous souhaitons évidemment que votre expérience avec un logiciel de facturation soit la plus fluide et agréable possible. Toutefois, au commencement ou en cours d’utilisation, vous pourriez avoir des questions sur son utilisation ou émettre quelques doutes.

Pour ce faire, votre outil doit fluidifier la relation entre le support client (ou SAV) de la société et l’utilisateur via un chat intégré directement dans le logiciel par exemple, ou une messagerie intuitive. Cela vous permettra d’avoir une réponse ultra-rapide, d’obtenir de précieux conseils, et de tirer le meilleur parti de votre logiciel à l’avenir.

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9. Une sécurité à toute épreuve

Les logiciels de facturation doivent respecter des règles de sécurité strictes pour éviter toute erreur, et possibilité de fraude. C’est pour cela qu’avant de choisir l’outil qui sera votre meilleur allié sur votre facturation, vous devez vous assurer que ce dernier est certifié conforme à la loi anti-fraude. Ainsi, vous serez sûr d’avoir des documents conformes à la législation en vigueur, pour une meilleure tranquillité d’esprit !

10. Bonus : optez pour un logiciel de facturation sur le Cloud

Un logiciel sans installation et accessible depuis partout, ça vous tente ? Laissez-vous bercer par la solution 100 % Cloud avec un logiciel de facturation en SaaS (Software as a Service). Vous bénéficierez d’un accès illimité depuis tout type d’appareils, d’une meilleure sécurité de vos données, et d’un système de sauvegarde performant qui s’émancipe d’éventuels problèmes techniques.

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Vous savez désormais quelles fonctionnalités doivent être dans votre viseur au moment de choisir un logiciel de facturation. Ces dernières permettent indéniablement de gagner en productivité et en organisation. Il existe également d’autres outils qui faciliteront encore davantage votre facturation ! Nous vous invitons à prendre rendez-vous avec un expert pour découvrir tout le potentiel du logiciel de facturation Sellsy.