Logiciel de facturation obligatoire : quel est le cadre légal pour les entreprises

Le cadre légal de la facturation pour les entreprises ne cesse d’évoluer et de se moderniser : lutte contre la fraude, facilité des contrôles, réduction des erreurs, protection des consommateurs… Les raisons sont nombreuses. Avec ces évolutions, notamment depuis la loi finances de 2016, les entreprises et entrepreneurs se demandent encore si un logiciel de facturation est une obligation légale.

On vous propose de faire le point sur les différents cas.

L’utilisation d’un logiciel de facturation est-elle obligatoire ?

Techniquement, et en toute transparence, rien ne vous oblige à utiliser un logiciel de facturation.

La loi française n’indique aucune obligation tant que vos documents (devis, factures) sont édités en respectant les mentions légales et répondent à la réglementation en vigueur.

Voilà pour la théorie.

En revanche, dans la pratique, le recours à un logiciel de facturation peut vous aider et vous éviter des erreurs qui, elles, peuvent donner lieu à des pénalités. 

En effet, un logiciel de facturation reste très fortement recommandé, car il facilite la gestion comptable, commerciale et financière. Les rares cas où l'on pourrait s'en passer seraient les exemples de micro-entrepreneurs avec un faible volume d'activité (pas plus de quelques factures par mois, par exemple), ou des professionnels travaillant pour un nombre réduit des clients rapportant la majorité du chiffre d'affaires. Au-delà de ces cas spécifiques, tous les professionnels devraient en être équipés. 

Recourir à un logiciel de facturation conforme : la loi anti-fraude à la TVA

La loi finances de 2016 a permis à l’administration fiscale d’intensifier sa lutte contre la fraude à la TVA. Depuis le 1er janvier 2018, ce cadre a notamment instauré pour les professionnels assujettis à la TVA, facturant à des particuliers et enregistrant les paiements de leurs clients grâce à un logiciel ou un système de caisse, que ce dernier soit sécurisé et certifié.

La solution doit en effet pouvoir répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Derrière, il s’agit d’améliorer le contrôle des flux financiers et la TVA qui en découle.

Si vous facturez à la fois des professionnels et des particuliers, l’obligation de conformité vous concerne aussi si vous enregistrez les paiements via un logiciel ou système de caisse.

Le logiciel de facturation en ligne Sellsy est conforme à la loi anti-fraude à la TVA et répond aux exigences de l’administration fiscale applicable depuis le 1er janvier 2018.

Quels sont les risques en cas non-conformité ?

En cas de contrôle par l'administration fiscale, si vous n'êtes pas en capacité de fournir le certificat ou l'attestation de conformité délivrée par l'éditeur du logiciel, devra payer une amende de 7500€ pour chaque logiciel ou système incriminé. L'amende s'appliquera une seconde fois en cas de non-présentation dans les 60 jours suivant la première.

De quoi faire vite grimper la facture, sans parler des risques de redressement fiscal et d'être identifié comme un profil à surveiller par l'administration.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude ?

Aussi optionnels qu'ils puissent être, les logiciels de facturation constituent néanmoins des accélérateurs de business. 

Grâce à eux, il est possible de travailler plus efficacement, d'assurer un meilleur suivi des factures et surtout, de perdre moins de temps à gérer ses tâches administratives.

C'est pour aider les professionnels à se concentrer sur leur proposition de valeur que les logiciels de facturation ont développé plusieurs fonctionnalités faciles d'utilisation, sans avoir besoin de compétences techniques.

Exemples :

• Devis et propositions personnalisés : à partir d'un modèle pré-établi, vous pouvez construire vos propositions tarifaires à vos clients. Une simple connexion Internet suffit pour gérer ses affaires, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Vous pouvez aussi faire des devis types selon les catégories de vos clients ou les produits et services vendus.
• Envoi des factures et devis en un clic par email : depuis l'interface de votre logiciel, vous pouvez envoyer vos factures et devis immédiatement si les coordonnées de votre client sont bien renseignées. Un email automatique est alors envoyé sans avoir besoin de convertir un document en PDF, l'enregistrer sur votre ordinateur, le joindre à un email et réécrire à chaque fois un message d'accompagnement.
• Tracking et suivi de l’ouverture des documents : vous savez quels clients ont ouvert vos factures et vos devis. C'est indispensable pour faire vos suivis et cela vous donne des indicateurs pour ajuster votre stratégie commerciale et vos relances en cas de retards de paiement.
• Accès à un espace privé : vos clients peuvent se connecter à votre plateforme afin d'accéder à leurs factures en attente, en cours de paiement ou celles qui sont payées. Ils peuvent aussi consulter des documents utiles pour le projet (devis, cahier des charges, documents complémentaires, conditions générales de vente, etc.).
• Signature électronique et paiement en ligne : terminé le temps où il fallait imprimer un document, le signer à la main, le scanner, le renvoyer par email puis l'archiver quelque part de manière physique ou numérique. Avec la signature électronique, tout se fait en quelques secondes depuis l'interface du logiciel. Le paiement en ligne raccourcit les cycles de paiement et améliore l'expérience utilisateur.
• Gestion simple de la facturation récurrente : plutôt que d'envoyer vos factures à chaque fin de mois, vous pouvez laisser votre logiciel le gérer pour vous. La plateforme crée la facture, l'envoie au client, le relance le cas échéant, et encaisse le paiement en ligne, sans que vous n'ayez besoin de vous en occuper. Tout ce que vous recevez, c'est une notification quand l'argent arrive sur votre compte bancaire.
• Processus comptable simplifié : le logiciel de facturation peut aussi intégrer une solution de gestion comptable afin de centraliser toutes les données aux mêmes endroits. Ainsi, cela facilite votre rapprochement bancaire, la gestion de votre bilan et le passage de vos écritures comptables.

Je n’utilise pas de logiciel pour l’encaissement, suis-je concerné par la conformité de la loi anti-fraude ?

La loi ne vous obligeant à aucun moment de vous équiper d’un logiciel dédié, vous pouvez parfaitement continuer d’enregistrer vos encaissements dans un livre de caisse. Idem si vous utilisez un terminal de paiement pour les cartes bancaires sans avoir de solution d’encaissement.

Le cas de la facturation électronique : quelles sont les obligations ?

Depuis 2020, les entreprises travaillant pour des marchés publics ont, elles, l’obligation de délivrer des factures électroniques via Chorus Pro.

L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoyait, de son côté, d’étendre cette obligation pour les factures émises entre les assujettis à la TVA en France. En complément, l’article 91 de la loi finances pour 2024 a fixé un nouveau calendrier pour le passage obligatoire à la facturation électronique : 

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et micro-entreprises

Quels outils sont à disposition pour le passage à la facturation électronique ?

Que ce soit pour émettre ou recevoir une facture électronique d’un fournisseur, les entreprises pourront : 

• Utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : elle sera immatriculée par l’administration fiscale. Cette solution pourra être la même que celle du fournisseur ou bien une autre plateforme.
• Le portail public de facturation (PPF) déjà accessible Chorus Pro
• Elles pourront aussi utiliser un OD (opérateur de dématérialisation) qui s'occupera d'envoyer les factures sur le PPF pour le compte de l'entreprise

Les factures Word, Excel ou PDF seront-elles considérées comme des factures électroniques ?

La réponse est non. Cela ne sera plus possible, car ces méthodes ne correspondent pas aux critères de formats et de sécurités imposés par la réforme (notamment l’inaltérabilité et la traçabilité).

Amorcez votre transition vers la facturation électronique dès maintenant

Mieux vaut se préparer dès maintenant et commencer à utiliser un logiciel de facturation certifié pour être toujours dans le cadre légal de l’administration fiscale.

Conforme à la loi anti-fraude et membre actif de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique et du FNFE (Forum National de la Facture Électronique), Sellsy s’investit dans la préparation à l’obligation de facturation électronique depuis 2022.

Notre éditeur de facturation est déjà compatible Factur-X depuis début 2023 et nous proposerons dès que possible des services d’opérateur de dématérialisation. C’est-à-dire que nous serons capables d’envoyer les documents dans le respect de la réglementation en vigueur directement sur la plateforme de l’État.

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