Un logiciel de facturation est-il obligatoire en 2025?

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Vous émettez des factures pour vos clients ? Vous vous demandez si un simple tableau Excel suffit encore… ou s’il vous faut désormais un « vrai » logiciel de facturation ? Entre les règles fiscales, les mentions obligatoires et l’arrivée progressive de la facture électronique, il est facile de s’y perdre.

Pas de panique : toutes les entreprises ne sont pas encore obligées d’utiliser un logiciel, mais certaines doivent déjà s’y plier. Et avec ce qui se prépare pour 2026 et 2027, il devient urgent de comprendre qui est concerné, à partir de quand, et pourquoi.

Dans cet article, on vous explique simplement ce que dit la loi, à quoi sert un logiciel conforme, qui est réellement obligé d’en avoir un — et comment s’y préparer sereinement.

Que dit la loi sur l'utilisation des logiciels de facturation ?

Vous l’avez peut-être remarqué : la législation encadre de plus en plus strictement la manière d’émettre et de conserver les factures. Mais est-ce qu’un logiciel de facturation est obligatoire en 2025 ? Pas encore pour tout le monde.

Ce que la loi impose aujourd’hui, c’est surtout que vos factures — papier ou électroniques — soient lisibles, authentiques et sécurisées. En clair : vous pouvez encore utiliser un tableur ou un modèle Word... si vos documents respectent les règles.

Mais attention : depuis quelques années, l’encadrement s’est durci. Pourquoi ? Pour lutter contre la fraude à la TVA et mieux suivre les transactions commerciales.

Depuis 2018, une règle particulière s’applique si vous utilisez un logiciel de caisse ou un système pour encaisser des paiements de particuliers. Dans ce cas, le logiciel doit être certifié ou sécurisé. Il doit garantir:

l’inaltérabilité des données.
leur protection contre toute modification.
leur conservation et archivage.
une traçabilité complète.

Faut-il donc un logiciel certifié dès qu’on fait des factures ? Pas forcément. Tout dépend de votre activité, de votre clientèle (particuliers ou pros) et de votre régime fiscal.

Alors, qui est vraiment concerné ? Et qui peut encore faire sans logiciel pour le moment ? On vous explique tout dans la section suivante.

Est-il nécessaire d'utiliser un logiciel de facturation ?

C’est ici que les choses se précisent. Si la loi ne l’impose pas de manière systématique, certains profils d’entreprises n’ont, en fait, guère le choix que celui d’utiliser un logiciel de facturation.

Dans la pratique, vous devez utiliser un logiciel certifié dès que trois conditions sont réunies :

Vous êtes assujetti à la TVA — autrement dit, vous collectez la TVA sur vos ventes et la reversez à l’administration fiscale.
Vous vendez à des clients particuliers (B2C) — donc pas à des entreprises, mais à des consommateurs finaux, qui ne récupèrent pas la TVA.
Vous encaissez vos paiements via un outil informatique — par exemple, un logiciel de caisse, un terminal de paiement lié à un système, ou un logiciel de gestion commerciale.

Pourquoi ces trois critères ?

Parce que c’est dans ce contexte précis que la fraude à la TVA est plus difficile à détecter. La loi exige donc que les logiciels utilisés dans ces cas garantissent la traçabilité et l’intégrité des données, via une certification officielle.

Dans ce cas, le logiciel de facturation utilisé doit respecter des critères de sécurisation stricts que nous avons vu précédemment (inaltérabilité, traçabilité, conservation des données). Ces exigences s'appliquent même si l’entreprise ne délivre pas de factures dans le sens classique du terme, mais simplement des tickets ou des justificatifs de paiement.

Qui est obligé d’utiliser un logiciel de facturation ?

Pas toujours facile de s’y retrouver… Toutes les entreprises ne sont pas concernées, mais dans certains cas, l’utilisation d’un logiciel conforme à la loi devient obligatoire. Voyons à qui cela s’applique.

TPE / PME soumises à la TVA, qui effectuent des ventes à des particuliers et utilisent un logiciel de caisse ou un système informatique pour encaisser.
Commerces de détail (boutiques, restaurants, etc.) soumis à la TVA : depuis 2018, tout système de caisse utilisé doit être certifié (NF525, LNE, etc.).
Sites e-commerce B2C soumis à la TVA et qui n’émettent pas de facture pour chaque vente : ils ont aussi l’obligation d’utiliser un logiciel ou module certifié.
Micro-entrepreneurs devenus assujettis à la TVA, vendant à des particuliers et utilisant un logiciel de gestion : ils entrent dans le champ d’application de la loi antifraude.
Grandes entreprises avec activité B2C : elles ont l’obligation d’utiliser un système de facturation conforme.

Qui n’est pas obligé à utiliser un logiciel de facturation ?

D’autres catégories d’entreprises ou de professionnels ne sont pas concernées par l’obligation, à condition de respecter certaines conditions. Cela ne les dispense pas de bien facturer, mais elles peuvent utiliser des outils plus simples :

Micro-entrepreneurs en franchise de TVA (tant qu’ils ne dépassent pas les seuils et ne sont pas soumis à la TVA).
TPE / PME avec une activité exclusivement B2B : chaque vente étant accompagnée d’une facture conforme, elles ne sont pas concernées.
Sites e-commerce B2B ou en franchise de TVA, si chaque vente fait l’objet d’une facture.
Commerces de détail en franchise de TVA : ils peuvent tenir un livre de recettes manuel sans obligation de logiciel certifié.
Professionnels libéraux exonérés de TVA (ex. médecins, formateurs, artistes…), car ils ne sont pas concernés par la loi antifraude.
Professionnels libéraux assujettis à la TVA, qui émettent une facture pour chaque client, même particulier : ils peuvent utiliser un logiciel certifié, mais ce n’est pas obligatoire.

Sanctions pour non-utilisation d'un logiciel de facturation

Si votre entreprise est soumise à la TVA et que vous êtes dans un cas où l’usage d’un logiciel de facturation ou de caisse conforme est obligatoire… il vaut mieux éviter de faire l’impasse.

En cas de contrôle fiscal, deux situations peuvent poser problème :

Vous utilisez un logiciel qui n’est pas conforme aux exigences légales.
Ou vous n’utilisez aucun logiciel alors que vous en avez l’obligation.

Dans les deux cas, l’administration peut vous infliger une amende de 7 500 € par logiciel (ou système) non conforme ou manquant. Vous aurez alors 60 jours pour vous mettre en règle. Et si ce n’est pas fait ? Une nouvelle amende du même montant peut tomber.

Autant dire qu’il vaut mieux anticiper. Pour éviter les mauvaises surprises, il suffit d’utiliser un logiciel certifié par un organisme reconnu (par exemple, avec le label NF525 ou une certification du LNE). Ces logiciels garantissent que vos données de vente sont bien sécurisées, conservées et non modifiables après coup.

Quelle est la différence entre le logiciel de caisse et le logiciel de facturation ?

On parle souvent de logiciel de caisse et de logiciel de facturation… mais savez-vous vraiment quelle est la différence ? Ces deux outils sont souvent confondus, mais ils ont des fonctions bien distinctes.

Un logiciel de facturation est un outil utilisé pour créer et gérer des factures, généralement destiné aux clients professionnels. On y saisit les prestations ou produits vendus, les coordonnées du client, le montant et la TVA. C’est souvent utilisé par les artisans, freelances ou professions libérales, car chaque vente donne lieu à une facture complète.

Un logiciel de caisse, quant à lui, est utilisé dans les commerces ou restaurants pour enregistrer rapidement les ventes à des particuliers. Il sert à encaisser les paiements, imprimer un ticket de caisse, gérer les articles vendus et suivre la caisse. Il est plus adapté aux ventes en boutique, où l’on ne fait pas forcément une facture à chaque client.

Comment la facture électronique va-t-elle changer l’usage des logiciels de facturation ?

Même si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas toujours obligatoire aujourd’hui, cela va bientôt changer. Avec la généralisation progressive de la facturation électronique, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront adapter leur système de facturation — même celles qui, jusqu’ici, émettaient peu ou pas de factures.

Mais tout d’abord, savez-vous ce qu’est une facture électronique ?

Il ne s’agit pas simplement d’un PDF envoyé par e-mail. Une facture électronique est un document structuré (souvent au format Factur-X), transmis via une plateforme agréée par l’État. Elle peut être lue automatiquement par les logiciels comptables et contrôlée par l’administration fiscale.

Cela implique que les logiciels de facturation devront être capables de :

créer et recevoir des factures dans un format structuré.
se connecter à une plateforme de dématérialisation certifiée (PDP) ou au portail public.
transmettre certaines données à l’administration fiscale (e-reporting).

Dates à retenir :

À partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises / ETI devront commencer à en émettre.
À partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME, TPE, micro-entreprises et indépendants.

Aspects importants pour choisir un logiciel de facturation

Lors du choix d'un logiciel de facturation, plusieurs critères doivent être pris en compte :

Conformité légale : Assurez-vous que le logiciel respecte les normes fiscales en vigueur.
Simplicité d'utilisation : Une interface intuitive facilite la gestion quotidienne.
Fonctionnalités offertes : Vérifiez que le logiciel propose les fonctionnalités nécessaires à votre activité.
Compatibilité : Le logiciel doit s'intégrer facilement avec vos autres outils de gestion.
Support et assistance : Un bon service client est essentiel en cas de problème.
Coût : Évaluez le rapport qualité-prix en fonction de votre budget.

En résumé, bien que l'utilisation d'un logiciel de facturation ne soit pas encore obligatoire pour toutes les entreprises en 2025, il est fortement recommandé de s'y préparer, notamment en vue de la généralisation de la facturation électronique prévue pour 2026 et 2027. Parmi les solutions disponibles, vous avez des logiciels comme Sellsy qui proposent une approche complète, conforme aux exigences fiscales françaises et déjà adaptée à la facturation électronique.