Est-il obligatoire de s'équiper d'un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation fait partie des outils communs en entreprise, au même titre qu'un outil de messagerie électronique, un traitement de texte ou un tableur. Toutefois, en la matière, il existe beaucoup d'options et de choix, allant du très simple au très complexe. Il est donc important de bien s'interroger sur ses besoins, pour éviter d'investir des dizaines de milliers d'euros dans un ERP très compliqué dont vous n'utiliserez pas 5% de ses fonctionnalités.

La “beauté” du logiciel de facturation est sa capacité d'adaptation et son évolutivité possible, à condition de bien le choisir. Mais avant d'investir dans l'achat ou l'usage d'une plateforme, avez-vous vraiment besoin d'un logiciel dédié ? D'ailleurs, est-ce vraiment obligatoire ?

On vous dit tout.

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Le logiciel de facturation : un outil totalement optionnel

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Tuons le suspens tout de suite : vous n'avez aucune obligation d'utiliser un logiciel de facturation pour gérer vos factures et votre comptabilité. En revanche, cela ne veut pas dire que vous ne devriez pas en avoir un.

En effet, un logiciel de facturation reste très fortement recommandé, car il facilite la gestion comptable, commerciale et financière. Les rares cas où l'on pourrait s'en passer seraient les exemples de micro entrepreneurs avec un faible volume d'activité (pas plus de quelques factures par mois, par exemple), ou des professionnels travaillant pour un nombre réduit des clients rapportant la majorité du chiffre d'affaires. Au-delà de ces cas spécifiques, tous les professionnels devraient en être équipés. Quant à savoir lequel, il faut être capable de bien définir ses besoins. Souvent, plus on peut faire simple mieux c'est.

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Quels sont les avantages du logiciel de facturation ?

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Aussi optionnels qu'ils puissent être, les logiciels de facturation constituent néanmoins des accélérateurs de business. Grâce à eux, il est possible de travailler plus efficacement, d'assurer un meilleur suivi des factures et surtout, de perdre moins de temps à gérer ses tâches administratives. C'est pour aider les professionnels à se concentrer sur leur core-business que les logiciels de facturation ont développé plusieurs fonctionnalités faciles d'utilisation, sans avoir besoin de compétences techniques.

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Exemples :

Devis et propositions personnalisés : à partir d'un modèle pré-établi, vous pouvez construire vos propositions tarifaires à vos clients. Une simple connexion Internet suffit pour gérer ses affaires, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Vous pouvez aussi faire des devis types selon les catégories de vos clients ou les produits et services vendus.
Envoi des factures et devis en un clic par email : depuis l'interface de votre logiciel, vous pouvez envoyer vos factures et devis immédiatement si les coordonnées de votre client sont bien renseignées. Un email automatique est alors envoyé sans avoir besoin de convertir un document en PDF, l'enregistrer sur votre ordinateur, le joindre à un email et réécrire à chaque fois un message d'accompagnement.
Tracking et suivi de l’ouverture des documents : vous savez quels clients ont ouvert vos factures et vos devis. C'est indispensable pour faire vos suivis et cela vous donne des indicateurs pour ajuster votre stratégie commerciale et vos relances en cas de retards de paiement.
Accès à un espace privé : vos clients peuvent se connecter à votre plateforme afin d'accéder à leurs factures en attente, en cours de paiement ou celles qui sont payées. Ils peuvent aussi consulter des documents utiles pour le projet (devis, cahier des charges, documents complémentaires, conditions générales de vente, etc.).
Signature électronique et paiement en ligne : terminé le temps où il fallait imprimer un document, le signer à la main, le scanner, le renvoyer par email puis l'archiver quelque part de manière physique ou numérique. Avec la signature électronique, tout se fait en quelques secondes depuis l'interface du logiciel. Le paiement en ligne raccourcit les cycles de paiement et améliore l'expérience utilisateur.
Gestion simple de la facturation récurrente : plutôt que d'envoyer vos factures à chaque fin de mois, vous pouvez laisser votre logiciel le gérer pour vous. La plateforme crée la facture, l'envoie au client, le relance le cas échéant, et encaisse le paiement en ligne, sans que vous n'ayez besoin de vous en occuper. Tout ce que vous recevez, c'est une notification quand l'argent arrive sur votre compte bancaire.
Processus comptable simplifié : le logiciel de facturation peut aussi intégrer une solution de gestion comptable afin de centraliser toutes les données aux mêmes endroits. Ainsi cela facilite votre rapprochement bancaire, la gestion de votre bilan et le passage de vos écritures comptables.

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Un logiciel de facturation pour vous faciliter la vie

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À quoi bon avoir un outil si sa mise en place est trop compliquée ?

Un bon logiciel doit avant tout être simple et couvrir toutes les problématiques des professionnels, de la numérotation des factures à la gestion financière avancée. Vous n'aurez d'ailleurs pas forcément besoin de tout pour commencer. Chaque « brique » logicielle pourra être ajoutée au fur et à mesure de vos besoins ou de l'évolution de votre entreprise.

Bien choisir son logiciel dépend donc de nombreux facteurs :

Votre volume de transactions : plus elles sont nombreuses ou complexes, plus le système devra être robuste.
Votre nombre de clients : pour éviter les oublis de facturation, les doublons ou les erreurs.
Vos besoins et vos attentes : application mobile, interface en plusieurs langues, gestion des utilisateurs, intégration avec d'autres systèmes existants, etc.
Vos ressources humaines, techniques et financières pour automatiser vos processus internes.
Le temps et l'énergie que vous pouvez y consacrer pour comparer, choisir, tester et implémenter votre logiciel.

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Centralisez l’ensemble de votre gestion client

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Derrière le choix du logiciel, ce qui compte, c'est sa capacité d'adaptation. Il doit pouvoir servir aussi bien des TPE que des grands groupes tout en restant simple d'utilisation. Parfois, il faut simplement des fonctionnalités de base pour facturer un particulier. Parfois, il faut un outil capable de gérer votre trésorerie et vos créances avec des options avancées. Ce qui compte, c'est de trouver une solution adaptée à votre activité.

D'autre part, il est important de prendre également en compte :

La sécurité de la plateforme : comment est-elle construite et sécurisée ?
Le support client : que faire et qui contacter en cas de questions ou de problèmes ?
Le lieu d'hébergement des données : êtes-vous à l'aise avec vos données clients hébergées dans un data center à l'autre bout du monde, ou préférez-vous garder vos données en France ou en Europe ?
La conformité RGPD : afin de respecter la gestion des données personnelles collectées et de respecter la loi en vigueur.

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Si s'équiper d'un logiciel de facturation n'est donc pas obligatoire, cela reste un incontournable en entreprise. La question est donc de savoir comment bien le choisir dans un écosystème dense et varié.