Management et gestion de projet en agence : les étapes clés pour être efficace

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En tant que dirigeant d'une agence, la gestion efficace du temps de votre équipe, la satisfaction de vos clients et le contrôle de votre rentabilité font partie intégrante de la croissance de votre organisation. Or, sans la mise en place des bons processus, outils et ressources, il est facile de se perdre dans le chaos confus des e-mails interminables, des délais non respectés et des problèmes de communication. Un management et une gestion de projet réussie pour une agence reposent sur quatre piliers principaux : une gestion client rigoureuse, un suivi précis des livrables, une communication claire, et un reporting régulier. On vous explique comment faire !

Une gestion client sur mesure

Il peut être difficile de garder une vue d'ensemble de ce qui doit être priorisé et de mettre en place un flux de travail efficace dans les agences. En cause, des projets qui s'entassent sur les bureaux, des boîtes de réception qui ne cessent de grossir, des devis jamais envoyés, des attentes irréalistes ou mal communiquées, et des talents qui partent avec leur réseau, contacts et clients.

Importance de stocker les données avant-vente et après-vente au même endroit.

Cela inclut notamment les suivis à réaliser avec les prospects, les démonstrations ou les présentations à organiser, les événements clés où il faut se montrer, mais aussi les appels d'offres à répondre, les devis à envoyer, les clients à relancer, etc. Une fois que la mission avec le client est terminée d'un point de vue opérationnel, la gestion de projet n'est pas terminée pour autant. Il faut communiquer avec la comptabilité, envoyer la facture, s'assurer d'être payé à l'heure, etc.

Un outil unique, de type CRM pour votre agence, doit être capable de gérer toutes ces interactions avec les clients. Ainsi, même si un commercial ou un chef de projet est absent, n'importe qui peut prendre le relai.

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Un suivi précis des livrables, des délais, des progrès et des résultats

Assigner des tâches à une équipe est une chose, mais que se passe-t-il lorsque, de retour de votre rendez-vous client, votre boîte de réception est pleine de questions ? Le rédacteur cherche le dossier du client pour commencer. Le chargé de projet cherche les notes contenant les commentaires que vous avez pris lors de l'appel au client la semaine dernière. Le client demande un point sur la situation. Le designer n'a pas la charte graphique validée.

Cette situation n'est pas exceptionnelle et constitue souvent le quotidien d'une agence. Pour autant, il n'y a pas de fatalité. Lorsque des instructions, des fichiers, des retours d'information et des ressources se perdent dans des dossiers, e-mails, replay de visioconférence, et messagerie instantanée, le chaos s'installe et votre équipe peut facilement être frustrée, car elle passe la moitié de son temps à chercher des fichiers ou à savoir clairement qui est responsable de quoi.

La solution : utiliser des outils de gestion de projets capables de centraliser toutes les données au même endroit. Vous pouvez ainsi assigner des tâches, suivre des projets, communiquer sur une seule plateforme, gérer le calendrier, et passer en mode agile.

Exemples d'outils efficaces :

Asana
Trello
Teamwork
Basecamp

Une communication claire entre toutes les parties prenantes

La communication est la base de toute collaboration intelligente. Pour autant, elle ne dépend pas que de la volonté des équipes, mais aussi des processus, outils et solutions techniques utilisés.

Standardisez les communications entre votre équipe et les clients (interlocuteur, message, fréquence, etc.).

Organisez des appels hebdomadaires pour parler en toute transparence de ce qui s'est passé la semaine précédente et de ce qui va se passer la semaine suivante. C'est une démarche plus authentique qu'un e-mail et cela permet de prendre le pouls du client, en particulier pour les projets au long cours.

Utilisez un outil de collaboration : au lieu de communiquer dans une boîte de réception encombrée, envisagez d'utiliser un outil de collaboration avec visioconférence, partage d'écran, groupes de discussion privés ou thématiques, messagerie instantanée, etc.

Exemples d'outils efficaces :

Slack
Teams
Google Meet
Webex

Un reporting en béton armé !

Les reportings vous aident à expliquer à vos clients ce que vous faites pour aider leur entreprise et comment vous allez atteindre leurs objectifs. Cet aspect est crucial, car les clients qui comprennent tout le travail que vous faites pour eux apprécieront beaucoup plus votre agence et continueront donc à faire affaire avec vous. Pour cela, il faut veiller à produire des rapports et des tableaux de bord qui aient du sens et qui puissent être automatisés pour ne pas avoir à courir après les bonnes données issues de différentes sources.

Affichez d'abord les données les plus pertinentes. Vos clients doivent savoir en un clin d'œil ce qu'il en est de leurs objectifs. Veillez donc à mettre en avant toutes les données les plus importantes (dépenses et retour sur investissement).

Ajoutez des notes aux données de votre rapport : en cas de baisse ou de pic soudain dans l'un de vos indicateurs clés de performance, ajoutez une note à côté de cet indicateur afin de l'expliquer immédiatement. Vous ne voulez pas que votre client commence à paniquer à propos d'une variation normale.

Ajoutez de la perspective à vos rapports : rassurez vos clients en leur donnant un aperçu de ce qui a été fait dans le passé et de ce qui est prévu.

Soignez vos reporting avec une présentation sur mesure et un design soigné.

Exemples d'outils efficaces :