Modèle CRM Excel gratuit à télécharger

Un modèle CRM Excel gratuit permet de centraliser vos prospects, de suivre chaque étape de prospection et de piloter vos opportunités sans logiciel. Vous pouvez télécharger celui de Sellsy ci-dessous : cinq onglets reliés, compatibles avec Excel et Google Sheets, sans formule à créer. Cet article détaille son contenu, son utilisation au quotidien et le moment où passer à un vrai CRM.

Comment télécharger le modèle CRM Excel gratuit ?

Notre modèle est 100 % gratuit et se télécharge en quelques secondes. Il se présente sous la forme d'un classeur de cinq onglets reliés entre eux, compatible avec Excel et Google Sheets.

Voici ce que vous obtenez en le téléchargeant.

• Un fichier unique pour suivre tous vos prospects et vos opportunités.
•  Des catégories modifiables selon votre processus commercial.
• Une séquence de prospection sur douze jours déjà paramétré...
• Deux rapports graphiques qui se mettent à jour tout seuls.

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Que contient notre fichier CRM Excel ?

Le modèle repose sur une logique simple. Vous saisissez vos données dans un seul onglet et le reste du classeur se met à jour automatiquement. Il se compose d'un guide de démarrage, d'un onglet de paramétrage, d'un onglet de suivi et de deux onglets de reporting.

Un fichier centralisé de vos contacts et opportunités

L'onglet « Suivi prospection commerciale » est le cœur de votre CRM. Chaque ligne correspond à une opportunité et regroupe toutes les informations utiles au même endroit.

• La société, son type et son secteur d'activité
• Le contact, sa fonction, son e-mail et son téléphone
• La description du projet et vos notes
• Le collaborateur en charge du dossier
• L'étape de prospection en cours et vos rappels
• Le statut, le montant potentiel et la source de l'opportunité

Fini les informations dispersées entre plusieurs fichiers et les post-it. Toute l'équipe commerciale travaille sur la même base, avec les mêmes champs, ce qui facilite les passations de dossiers et les points d'équipe.

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Des catégories entièrement personnalisables

L'onglet « Catégories » sert de paramétrage. C'est là que vous définissez les valeurs proposées dans les listes déroulantes du suivi.

Par défaut, le modèle propose cinq statuts (ouverte, en retard, gagnée, perdue et annulée), trois niveaux de probabilité et plusieurs sources d'acquisition comme le site web, les salons, les webinars ou l'e-mailing. Il intègre aussi les motifs de perte ou d'annulation les plus courants, du prix trop élevé à l'absence de projet.

Chaque liste s'adapte à votre activité. Une agence ajoutera par exemple la recommandation comme source, tandis qu'un éditeur de logiciels distinguera les nouveaux projets des renouvellements.

Un rapport de prospection généré automatiquement

L'onglet « Rapport de prospection » transforme vos données en graphiques, sans que vous ayez à créer la moindre formule ni le moindre tableau croisé dynamique. Il réunit plusieurs vues complémentaires.

• Le nombre d'opportunités par mois et par trimestre.
• La répartition des opportunités par source d'acquisition.
• Le montant potentiel en jeu chaque mois.
• La répartition des opportunités par statut.
• La progression des opportunités dans vos étapes de prospection.

En un coup d'œil, vous savez combien d'affaires sont ouvertes, d'où elles viennent et à quel moment elles se bloquent.

Un rapport de performance par collaborateur

Si vous travaillez en équipe, l'onglet « Rapport par collaborateur » reprend les mêmes indicateurs, ventilés par commercial. Vous visualisez pour chacun le nombre d'opportunités par mois et par trimestre, les sources qui alimentent son portefeuille, son montant potentiel mensuel et l'avancement de ses dossiers.

C'est l'outil idéal pour préparer vos réunions commerciales, équilibrer la charge de travail et repérer rapidement qui a besoin d'un coup de main.

Comment utiliser le modèle CRM sur Excel ?

La prise en main est rapide et ne demande aucune compétence particulière sur Excel. Quatre étapes suffisent pour transformer le fichier en véritable outil de pilotage commercial.

Paramétrer vos statuts, sources et collaborateurs

Commencez par l'onglet « Catégories ». Remplacez « Collaborateur 1 », « Collaborateur 2 » et les suivants par les prénoms de votre équipe, puis ajustez les statuts, les sources et les motifs de perte selon votre façon de travailler.

Un point de vigilance. Vous pouvez modifier ou effacer le contenu des cellules, mais ne supprimez jamais de lignes. Vous risqueriez de casser les formules qui alimentent les rapports.

Renseigner vos opportunités et mettre à jour leur statut

Rendez-vous ensuite dans l'onglet « Suivi prospection commerciale » et ajoutez une ligne pour chaque nouvelle opportunité. Les listes déroulantes vous évitent les fautes de frappe et garantissent la fiabilité de vos rapports. Certains champs se complètent d'ailleurs automatiquement à partir de vos catégories.

La clé, c'est la mise à jour. Dès qu'un dossier avance, modifiez son statut et la date de dernière mise à jour. Lorsqu'une affaire est signée, renseignez la date de passage en statut gagné. Si elle est perdue ou annulée, indiquez-en le motif pour en tirer des enseignements.

Suivre vos étapes de prospection et vos relances

Le modèle intègre une séquence de prospection multicanale déjà prête, étalée sur douze jours.

1.   Jour 1, invitation sur LinkedIn

2.   Jour 2, premier e-mail de prospection

3.   Jours 3 et 4, appels à froid

4.   Jour 6, relance par e-mail

5.   Jour 7, e-mail de nurturing

6.   Jour 10, nouvelle relance téléphonique

7.   Jour 12, message sur LinkedIn

8.   Rendez-vous de qualification

Pour chaque opportunité, indiquez l'étape atteinte dans la colonne dédiée et notez vos prochaines actions dans le champ « Notes/Rappels ». En filtrant cette colonne chaque matin, vous savez exactement qui relancer et par quel canal. La séquence reste modifiable à tout moment depuis l'onglet « Catégories ».

Analyser vos résultats dans les rapports

Une fois vos données saisies, les deux onglets de reporting se mettent à jour d'eux-mêmes. Prenez l'habitude de les consulter chaque semaine pour répondre à trois questions.

• Quelles sources génèrent le plus d'opportunités ?
• À quelle étape vos prospects décrochent-ils ?
• Quel montant potentiel reste-t-il à aller chercher ce mois-ci ?

Ces réponses vous permettent de concentrer vos efforts sur les canaux qui fonctionnent et de corriger rapidement une séquence qui s'essouffle. Dans Excel, pensez à actualiser les données si un graphique ne reflète pas encore vos dernières saisies.

Excel peut-il remplacer un logiciel CRM ?

Un CRM sur Excel est suffisant, pour démarrer. Un CRM sur Excel suffit largement à un indépendant ou à une petite équipe qui gère quelques dizaines d'opportunités. Mais dès que le volume augmente ou que l'équipe s'agrandit, le tableur montre rapidement ses limites.

Les avantages d'un CRM sur Excel

• Il est gratuit et utilisable immédiatement.
• Tout le monde sait se servir d'Excel, aucune formation n'est donc nécessaire.
• Il est entièrement personnalisable, colonne par colonne.
• Il vous aide à formaliser votre processus commercial avant d'investir dans un outil dédié.

Les limites d'un CRM sur Excel

• Le travail à plusieurs. Modifications simultanées, versions en double et erreurs de saisie se multiplient dès que plusieurs commerciaux utilisent le même fichier.
• Aucune alerte automatique. Le fichier ne vous prévient pas quand une relance arrive à échéance ou qu'un prospect commence à refroidir.
• Un historique incomplet. Vos e-mails, appels et rendez-vous ne s'enregistrent pas d'eux-mêmes. Tout repose sur la saisie manuelle.
• Un outil isolé. Vos devis et vos factures se font ailleurs, ce qui vous oblige à ressaisir les mêmes informations.
• Un fichier qui s'alourdit. Au-delà de quelques centaines de lignes, le classeur devient lent et difficile à maintenir.

Si vous en êtes à ce stade, notre sélection des meilleurs logiciels CRM vous aide à identifier l'outil adapté à la taille de votre équipe et à votre budget.

Et si vous souhaitez franchir le pas sans repartir de zéro, testez le CRM de Sellsy. Il reprend la logique de votre fichier Excel, en beaucoup plus puissant. Votre pipeline devient visuel, vos relances s'automatisent et vos devis et factures sont rattachés à chaque client. Toute votre équipe travaille enfin sur les mêmes données, en temps réel. Profitez de 15 jours d'essai gratuit, sans engagement et sans carte bancaire.