Rapport de prospection commerciale : notre modèle et guide d'utilisation

Lorsqu'il s'agit de structurer leur prospection commerciale, les TPE et PME peuvent rencontrer de nombreux défis. Parmi ceux-ci, nous en avons retenu quatre de par leur aspect récurrent et critique :

• La définition d'une stratégie de prospection : Les TPE et PME ont souvent des ressources limitées, ce qui rend difficile la mise en place d'une stratégie de prospection efficace. Il est important de définir des objectifs clairs et une méthode de suivi pour mesurer l'efficacité de la prospection.  
• L'identification des prospects : Identifier les prospects potentiels est un défi pour les TPE et PME car elles n'ont pas toujours les moyens de disposer d'une base de données clients complète et à jour. Elles peuvent cependant commencer par des recherches en ligne et des études de marché pour identifier les entreprises susceptibles d'être intéressées par leurs produits ou services.
• La formation des équipes commerciales : Les TPE et PME doivent s'assurer que leurs équipes commerciales ont les compétences nécessaires pour mener à bien la prospection et la vente. Cela peut nécessiter la formation du personnel en techniques de vente, en négociation et en communication.
• La mise en place d'un processus de suivi : Une fois que les prospects ont été identifiés et contactés, il est important de suivre régulièrement leur progression dans le processus de vente. Les TPE et PME doivent être en mesure de maintenir un suivi efficace des prospects, ce qui peut être difficile sans un système de gestion de la relation client (CRM) en place.

Pour apporter un début de réponse à ces défis, nous vous proposons un outil gratuit et facile à mettre en place : fichier de prospection commerciale.

Téléchargez votre modèle de rapport de prospection commerciale Excel

Sellsy vous propose un modèle de rapport de prospection commerciale pour vous aider dans l’analyse et l’amélioration de votre process de prospection commerciale.

Facile à utiliser et à mettre à jour, il s’adapte facilement à votre activité grâce aux catégories personnalisables.

Dans la suite de l’article vous allez comprendre comment utiliser votre fichier et comment l’exploiter pour en tirer profit et gagner en visibilité.

Pour télécharger votre modèle au format .xls cliquez ci-dessous :

Qu’est-ce qu’un rapport de prospection commerciale ?

Un rapport de prospection commerciale est un document qui résume les activités de prospection menées par une entreprise pour trouver de nouveaux clients potentiels. Il peut contenir des informations sur les prospects contactés, les produits ou services proposés, les résultats des appels téléphoniques, des visites en personne, des emails envoyés, etc.

Le rapport de prospection commerciale est souvent utilisé par les équipes de vente et de marketing pour évaluer leur performance, identifier les opportunités de vente, et ajuster leurs stratégies pour atteindre leurs objectifs commerciaux.

À quoi sert un rapport de prospection commerciale ?

Un rapport de prospection commerciale est un document qui récapitule les activités de prospection d'une entreprise ou d'un commercial.

Il sert à enregistrer les interactions avec les clients potentiels et à analyser les résultats de ces interactions. Les rapports de prospection commerciale permettent aux entreprises de suivre et d'analyser leur processus de prospection, en identifiant les tactiques et les stratégies qui fonctionnent et celles qui ne fonctionnent pas.

Ces informations peuvent aider les entreprises à ajuster leur approche commerciale pour améliorer leur efficacité. Le rapport de prospection commerciale peut inclure des informations sur les clients potentiels, comme leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail, ainsi que des notes sur leurs besoins et leurs préférences.

Il peut également inclure des informations sur les activités de prospection, telles que le nombre de courriels envoyés, les appels passés, les rendez-vous fixés, les présentations réalisées et les ventes conclues.

En somme, un rapport de prospection commerciale est un outil précieux pour les entreprises qui cherchent à développer leur clientèle. Il permet de suivre et d'analyser les interactions avec les clients potentiels, de mieux comprendre leurs besoins et leurs préférences, et d'améliorer les résultats de la prospection.

Comment utiliser notre modèle de rapport de prospection commerciale ?

Nous allons vous expliquer étape par étape comment prendre en main et exploiter facilement le modèle Excel de rapport de prospection commerciale que nous vous proposons gratuitement.

Si vous suivez les étapes les unes après les autres alors vous gagnerez du temps dans votre gestion, et vous gagnerez en visibilité sur vos performances actuelles et sur la stratégie à adopter globalement et par collaborateur pour la suite.

Définissez vos catégories de prospection commerciale

Cette étape consiste à lister toutes vos catégories de prospection commerciale dans l’onglet “Catégories”. Nous vous proposons une première base de catégorisation mais vous devrez l’adapter à votre activité pour bénéficier d'un rapport totalement personnalisé.

Suivez votre prospection commerciale

Dans l’onglet “Suivi de prospection commerciale”, votre équipe sera en mesure de reporter pour chaque contact, l’activité commerciale engagée et à quel moment de votre processus commercial se situent ces contacts.

Visualisez l’évolution de votre prospection commerciale par date (au choix), par canal d’acquisition et par collaborateur

Dans les onglets “Rapport de prospection” et “Rapport de prospection Collaborateur”, vous pourrez suivre l’avancement de votre prospection commerciale sous forme de graphique.

Nous vous proposons de suivre dans 2 onglets séparés la tendance générale sur le trimestre, par mois ou par jour et par collaborateur ensuite. Ces graphiques vous permettront d’ajuster vos actions commerciales pour le futur.

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Utilisez un logiciel CRM

Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) peut être très bénéfique pour une TPE ou une PME en facilitant le suivi de la prospection commerciale. 

• Centralisation des données clients : avec un logiciel CRM, toutes les informations sur les clients sont stockées dans une base de données centrale. Cela facilite la gestion et la mise à jour des données clients, ce qui permet de mieux cibler les prospects et d'adapter les offres commerciales en fonction de leurs besoins.  
• Automatisation des tâches : le logiciel CRM permet d'automatiser certaines tâches de prospection commerciale, telles que l'envoi de mails de relance ou la planification de rendez-vous. Cela permet de gagner du temps et de se concentrer sur les tâches les plus importantes.  
• Suivi des interactions : le logiciel CRM permet de suivre toutes les interactions avec les clients et les prospects, telles que les appels téléphoniques, les e-mails ou les réunions. Cela permet de mieux comprendre les besoins et les attentes des prospects et d'adapter les offres commerciales en conséquence.  
• Analyses de données en temps réel et poussées : le logiciel CRM permet de réaliser des analyses de données sur les activités de prospection commerciale. Cela permet d'identifier les tendances et les opportunités pour améliorer les processus de vente et de prospection.  

En résumé, un logiciel CRM peut aider une TPE ou une PME à mieux gérer sa prospection commerciale en centralisant les données clients, en automatisant les tâches, en suivant les interactions avec les clients et en analysant les données.

Cela peut se traduire par une augmentation des ventes, une amélioration de la satisfaction client et une optimisation des processus de vente.