Ne négligez pas l'importance de la comptabilité auxiliaire !

En matière de pilotage stratégique des entreprises, plus on dispose d'informations, plus l'analyse des données permet de faciliter la prise de décision. Or, sur le plan comptable, il peut être tentant de regrouper toutes les lignes de comptes au sein d'une même catégorie. L'émergence de nouveaux outils de gestion comptable nourris au big data et à l'intelligence artificielle pour une expérience utilisateur optimale a changé la donne.

Il n'a jamais été aussi simple de créer et de gérer des comptes auxiliaires afin d'optimiser sa gestion comptable. Une démarche qui n'est pas obligatoire, mais fortement recommandée… du moins, si on dispose des outils adaptés.

Explications.

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Qu'est-ce que la comptabilité auxiliaire ?

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Pour faire simple, il s'agit de la subdivision d'un compte tiers en plusieurs « sous-comptes » destinés à rationaliser et à faciliter la gestion et la lecture des mouvements financiers. La comptabilité auxiliaire concerne les comptes de tiers clients et fournisseurs, ainsi que le compte 421 Personnel et les rémunérations dues. On peut ainsi créer autant de comptes que désiré sous les comptes 401 (fournisseurs) et 411 (clients). Ces comptes peuvent être basés sur des secteurs d'activités, des marchés spécifiques ou des entités commerciales.

La gestion de la comptabilité auxiliaire s'opère depuis le logiciel comptable utilisé. Au sein de cette plateforme, chaque compte auxiliaire dispose généralement d'un identifiant unique à partir duquel il est facile de trouver les factures payées, les créances, les mouvements de compte, etc. Cette granularité comptable offre une grande flexibilité quand vient le moment d'analyser ses comptes, que ce soit en matière de contrôle de gestion ou d'audit.

La comptabilité auxiliaire constitue une bonne pratique à partir du moment où les mouvements comptables sont importants. Cela permet de retrouver de la clarté dans les flux financiers et d’assurer un meilleur suivi des opérations propres à chaque client ou fournisseur.

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À quoi sert la comptabilité auxiliaire ?

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Parce qu'elle fragmente les opérations comptables en de petites unités plus faciles à suivre, la comptabilité auxiliaire est utile pour faire un meilleur suivi des comptes tiers. Certains clients peuvent avoir des centaines ou des milliers de mouvements au cours d'une année fiscale (factures, provisions, remboursements, etc.). Agréger ceux-ci dans le simple compte client rend alors la lecture très difficile au moment d'en faire des analyses.

La comptabilité auxiliaire facilite ainsi la préparation des opérations de bilan et donne de la visibilité pour mieux piloter son activité.

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Par exemple :

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Vérifier, contrôler et rapprocher les données financières  

Pour gagner du temps dans le traitement des opérations quotidiennes.

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Identifier les mauvais payeurs  

Qu'il s'agisse de retards de paiement ou d'erreurs (trop-perçus par exemple), il est plus facile de savoir qui est en faute, et depuis combien de temps, pour prendre les bonnes décisions au bon moment.

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Repérer les doublons et les erreurs de saisie  

Certaines opérations peuvent être effectuées en double en raison de problème de communication interne chez le client ou le fournisseur. Avec la comptabilité auxiliaire, vous limitez les risques.

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Contrôler la balance générale à partir des comptes auxiliaires  

Elle permet d'agréger les données comptables pour un contrôle facilité.

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Assurer un meilleur suivi comptable des factures et des paiements  

Plus l'information est atomisée, plus elle est facile à analyser pour optimiser vos flux de trésorerie.

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Limiter le nombre d’écritures par compte de tiers  

Tout mettre dans un seul compte est le meilleur moyen de s'y perdre. Avec la comptabilité auxiliaire, vous gardez vos écritures sous contrôle.

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Comptabilité auxiliaire : les bonnes pratiques

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La comptabilité auxiliaire est efficace à partir d'un certain seuil. En dessous, cela revient à surinvestir pour un résultat qui n'en vaut pas forcément la peine. C'est pourquoi il est déconseillé d’utiliser des comptes auxiliaires lorsque la comptabilité de votre entreprise comporte peu d’écritures comptables. Plus les opérations sont nombreuses, plus la valeur ajoutée de la comptabilité auxiliaire est importante. On pourra aussi affiner ses comptes auxiliaires au fur et à mesure que les clients ou fournisseurs deviennent de plus en plus importants, avec une granularité qui dépendra du volume d'écritures.

En général, les comptes auxiliaires suivent une codification propre à l’entreprise. Pour que la comptabilité auxiliaire soit pertinente, il est important de disposer d'une nomenclature claire, simple, compréhensible et partagée, afin d'éviter les erreurs ou les risques de doublons. Cette catégorisation peut se construire entre les services comptable, commercial et achat afin de sensibiliser tous les acteurs clés autour de cette problématique.

Enfin, la comptabilité auxiliaire est un outil utile, mais ce n'est pas le seul. On peut le coupler à d'autres approches comme la balance âgée et l'étude de la solvabilité client pour avoir une vision plus fine des risques clients.

Outil à la fois financier et stratégique, la comptabilité auxiliaire représente un changement important lors de sa mise en place en interne. Toutefois, celle-ci peut être facilitée par l'implémentation d'une plateforme numérique capable de gérer la plupart de vos problématiques comptables. Ainsi, de la gestion des écritures quotidiennes, à celle du risque client et de l'analyse financière, tout se construit par briques qui viennent s'ajouter au fur et à mesure de l'évolution et du développement de l'entreprise.

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Comment la comptabilité auxiliaire s’intègre-t-elle au plan comptable ?

La comptabilité auxiliaire concerne la classe 4 du plan comptable et plus précisément :

• le compte fournisseurs (401)
• le compte clients (411)
• le compte 421, qui correspond aux rémunérations dues au personnel.

Prenons l’exemple du compte client. Si les opérations de vos clients sont imputées à un seul compte comptable, vous visualisez le solde global dû par l’ensemble de vos clients. Mais vous aurez alors des difficultés pour identifier les clients qui n’ont pas encore réglé leur facture et doivent être relancés. Vous pouvez alors créer un compte auxiliaire pour chaque client, auquel seront rattachées ses opérations (facturation, encaissement).

D’un point de vue comptable, vous aurez alors à la fois :

• une vue d’ensemble grâce au compte client 411,
• une vue client par client, avec pour chacun une balance auxiliaire, un Grand livre auxiliaire détaillant son solde et ses mouvements, ou encore une balance âgée.

Vous pourrez alors plus facilement gérer vos relances et éventuelles mises en contentieux.

Les plateformes comptables intégrées sont un outil précieux pour gérer un suivi fin et normé de votre comptabilité. Elles simplifient notamment l’intégration et le suivi des comptes auxiliaires dans le respect des normes du Plan Comptable Général. Elles fluidifient aussi les interactions entre les comptes auxiliaires et vos outils de suivi, facturation et relance. Enfin, elles rendent plus facile l’évolution des outils comptables au fil du développement de l’entreprise. 

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Article mis à jour le 08/12/2021