Provisionnement et dépréciation des créances : la fin du casse-tête

Payer et être payé, c'est l'alpha et l'oméga de tout business.

C'est ce qui doit (normalement) se passer pour toutes les entreprises. Toutefois, ce n'est pas toujours le cas. Certaines organisations plus fragiles et moins bien organisées peuvent prendre du temps à honorer leurs dettes, ce qui peut impacter la trésorerie du vendeur. Limiter les risques passe donc par une gestion efficace des créances.

C'est une pratique indispensable pour ne pas être pris par surprise et être toujours dans une démarche d'optimisation et d'anticipation permanente. Pour que le provisionnement et la dépréciation des créances ne soient plus un casse-tête, il existe heureusement des solutions, des méthodes et des bonnes pratiques performantes.

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Qu'est-ce qu'une créance incertaine, et comment la gérer ?

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Une créance incertaine constitue un danger pour le vendeur. Cela signifie que la prestation achetée a été effectuée, mais que le client peine à la régler. Cela peut se matérialiser par un retard important et une rupture dans les communications, le tout corroboré par des alertes en provenance de sources externes. On distingue alors deux choses : la créance douteuse (drapeau orange) et la créance irrécouvrable (drapeau rouge).

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La créance douteuse

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Elle repose sur un faisceau d'indices concordants qui doivent éveiller la suspicion du vendeur. Cela peut être, par exemple :

• Des changements importants dans l'organisation du client (rachat, démantèlement, fusion ou acquisition par une tierce partie, etc.).
• Des délais de paiement qui s'allongent de plus en plus, au fur et à mesure des projets menés ensemble.
• Des données publiques inquiétantes sur la santé de l'entreprise (rapport d'activité introuvable, inactivité sur les réseaux sociaux, avis critiques des clients et des employés, etc.).
• Des activités qui ralentissent (peu d'innovations nouvelles, base client qui se rétrécit, aucun renouvellement de l'offre).
• Une enquête judiciaire en cours ou une condamnation par un tribunal.
• Une contestation au sujet d'une facture ou de la qualité d'une prestation ou du produit commandé.
• Une situation de redressement judiciaire.
• Des changements politiques ou géopolitiques susceptibles de mettre en danger la relation commerciale à l'international (augmentation ou création de droits de douane, déclarations publiques d'hommes politiques ou d'ambassadeurs de premier plan, etc.).

Dès que le drapeau orange est levé, une provision pour créance douteuse doit être inscrite en comptabilité par le vendeur. Cela signifie que le recouvrement de la créance est compromis à court terme. Le risque est présent et doit être sous contrôle pour éviter toute mauvaise surprise.

Le montant de la provision pour créance douteuse peut-être fiscalement déductible du résultat de l’entreprise. Toutefois, il faut noter que si le vendeur parvient finalement à la recouvrer, la réintégration du montant de la provision dans le résultat de l’entreprise sera obligatoire.

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La créance irrécouvrable

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Elle repose sur une perte certaine et définitive. Cela signifie que le vendeur n'a plus aucun espoir de voir ses factures être honorées. À moins qu'une liquidation judiciaire ne puisse régler tous les créanciers (ce qui est rare), c'est un budget en moins pour le vendeur.

Il n'y a pas de règles absolues concernant l'évolution des créances. Certaines peuvent être irrécouvrables immédiatement ou passer du statut de créance douteuse à créance irrécouvrable après plusieurs semaines ou plusieurs mois.

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Comment provisionner ses créances incertaines ?

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Anticiper et identifier ses créances incertaines est un exercice important pour les entreprises qui souhaitent gérer leur développement de manière équilibrée. À la clôture de chaque exercice fiscal, toutes les créances incertaines doivent être soigneusement analysées afin de déterminer le niveau de risque. C'est d'ailleurs un exercice qui peut se faire tout au long de l'année, plutôt que d'y consacrer plusieurs jours au tout dernier moment.

En cas de risque important de non-recouvrement, les créances sont alors transférées dans le compte 416 intitulé « clients douteux ou litigieux ». Chaque risque de perte est basé sur une estimation rationnelle selon le montant potentiellement recouvrable et celui qui ne le sera probablement jamais. Plus votre service comptable est équipé d'outils performants, plus il lui est facile de gérer les créances incertaines, afin de prendre les bonnes décisions au bon moment, sans mettre l'activité ou la trésorerie de l'entreprise à risque. En la matière, la centralisation et le partage de l'information sont indispensables.

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Comment gérer au mieux le provisionnement et la dépréciation des créances ?

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Il existe trois grands outils qui sont utiles pour anticiper, piloter et gérer les créances. Aucun n'est véritablement obligatoire, mais tous sont très fortement conseillés, car ils offrent un prisme de vue particulier pour piloter ses créances.

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La balance âgée

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‍La balance âgée est un outil pertinent pour donner un âge à toutes les créances : celles qui seront bientôt payées, mais pas encore en recouvrement, et celles qui sont en retard de paiement (donc en recouvrement). C'est un outil comptable qui ventile les créances selon leurs échéances à venir. La balance âgée fonctionne ainsi avec les créances des clients, mais également avec les dettes fournisseurs.

Cet outil se base sur la date d'échéance des factures. Vous pouvez ainsi créer un tableau de bord qui recense toutes les créances (celles qui sont passées depuis plus de 15 jours, 30 jours, 60 jours, etc.). Il faut donc la voir comme un outil permettant de mieux gérer sa trésorerie et de piloter ses créances avec prudence et efficacité.

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La comptabilité auxiliaire

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La comptabilité auxiliaire permet de mieux gérer et répartir les comptes pour une vision plus fine. Elle se présente sous la forme d'une subdivision d'un compte tiers en plusieurs « sous-comptes » destinés à rationaliser et à faciliter la gestion et la lecture des mouvements financiers. Elle concerne uniquement les comptes clients et fournisseurs, qui peuvent ainsi contenir autant de codes auxiliaires que nécessaire. Ces derniers peuvent être basés sur des secteurs d'activités, des marchés spécifiques ou des entités commerciales.

C'est généralement depuis le logiciel comptable que la comptabilité auxiliaire peut se mettre en place. Chaque sous-compte possède un identifiant unique et il devient facile d'avoir une gestion fine des factures payées, des créances et des mouvements de compte. Cette granularité comptable offre une grande flexibilité quand vient le moment d'analyser ses comptes. La balance auxiliaire permet en effet de repérer précisément les créances et les dettes au moment du bilan (ou en cours d’exercice).

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L'assurance crédit et l'étude de solvabilité

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L'assurance crédit et le credit check (solvabilité du client) permettent à un tiers (généralement un assureur) de faire une étude de chaque client pour vérifier sa solvabilité financière et évaluer les risques. En cas de défaut de paiement, l'assurance prendra en charge tout ou partie du montant de la facture. Selon la terminologie, on parle alors d'analyse crédit, de credit management, ou de risk scoring.  

L'assureur dispose de plusieurs outils pour mener à bien cette mission, comme l'analyse préventive pour examiner la solvabilité des clients, la surveillance continue pour mesurer le risque en temps réel, le recouvrement si un client refuse de payer ou accumule les retards et les impayés, et l'indemnisation si le recouvrement n'est pas possible.

Provisionner et gérer ses créances n'est donc plus forcément un casse-tête pour les entreprises, car il existe de nombreuses options pour minimiser le risque. Toutefois, la plupart des solutions nécessitent au moins une chose : une bonne organisation des données et des flux financiers.

C'est là où le choix de l'outil et celui de la plateforme comptable peut faire toute la différence pour anticiper, gérer et provisionner les créances afin de répondre aux enjeux de la vie économique moderne.