Qu'est-ce que la balance âgée ?

Des clients qui payent avec un peu de retard, ça arrive dans toutes les entreprises. Le comptable est en vacances, il manque une information clé, le fichier se perd dans les allers-retours internes, la trésorerie est un peu trop tendue… les raisons sont nombreuses pour retarder un paiement.

Le vendeur doit donc savoir comment gérer ces retards potentiels. Certains clients peuvent payer sous deux semaines, quand d'autres pourront mettre plus de 90 jours. Si les conditions contractuelles ont leur importance, la bonne gestion des échéances des créances l'est tout autant.

Pour optimiser la gestion de sa trésorerie, et y voir plus clair dans les paiements réalisés et en attente, la balance âgée est un outil très pratique. Et contrairement à ce que son nom peut laisser entrevoir, elle va même donner un coup de jeune à vos finances !

La balance âgée : retour aux fondamentaux

La balance âgée est un outil comptable qui permet de ventiler les dettes et les créances d’une entreprise en fonction de leurs échéances. Chaque facture à payer ou à recevoir possède une date d'échéance. La balance âgée combine ces données afin de ventiler les sommes réparties dans les différentes catégories. On peut ainsi voir les échéances à venir et celles qui sont passées depuis plus de 15 jours, 30 jours, 60 jours, etc.

Pour trier et organiser cette information, la balance âgée se présente sous la forme d'un tableau de bord qui indique, pour chaque compte de tiers, le montant de la dette que l'entreprise dispose à l'égard de ses fournisseurs et/ou le montant de ses créances en attente de paiement. Il faut donc la voir comme un outil permettant de mieux gérer sa trésorerie et de piloter ses créances avec prudence et efficacité.

Afin de mettre en place une balance âgée, il est nécessaire de régler quelques points importants :

• Avoir achevé la saisie comptable (factures d’achats, de ventes, relevés bancaires, etc.) pour être le plus précis possible.
• Avoir révisé les comptes et lettré les comptes de tiers.
• Avoir complété la date d’échéance de la facture lors de la saisie de la pièce comptable.
• S'être assuré de la mise à jour en temps réel (ou presque) du système comptable pour éviter de relancer des clients qui viendraient juste d'honorer une facture.

"Il existe deux types de balances âgées : celle pour les clients (suivi des créances) et celle pour les fournisseurs (suivi des dettes)"

Pour être efficace et disposer d'une balance âgée pertinente, il est indispensable de travailler avec un système d'information qui l'intègre au sein de ses outils.

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La balance âgée clients

Elle s’assure que le chiffre d’affaires facturé a bien été recouvré par l’entreprise. C'est un levier utile pour suivre plus facilement le règlement des factures clients et ainsi identifier tout retard de paiement.

La balance âgée clients liste l’ensemble des règlements attendus par l’entreprise, et met en évidence les retards d’encaissements. Grâce à elle, on peut effectuer une meilleure priorisation des relances sur les clients importants, les créances les plus anciennes, ou les créances à fort risque d’impayés.

La balance âgée fournisseurs

Elle fonctionne sur le même principe que celle des clients, à ceci près qu'elle détaille les montants des factures qui restent à payer. Si rechercher les mauvais payeurs est une démarche louable, il est aussi important de ne pas en être un soi-même.

Avec la balance âgée fournisseurs, l'entreprise s'assure d'être à jour du paiement de ses dettes et de ses créances. C'est un outil qui facilite le suivi du poste fournisseur et qui est souvent utilisé par le service des achats.

Quand utiliser la balance âgée ?

La balance âgée n’est pas un document obligatoire, mais c'est un outil qui reste très utile pour bien piloter son service comptable. En général, elle est intéressante quand le nombre d'écritures augmente, quand l'entreprise croît rapidement, et quand le volume de ses fournisseurs et clients empêche, limite ou ralentit un suivi efficace par une méthode plus traditionnelle.

On peut l'utiliser selon le rythme de l'entreprise : chaque semaine, mois, trimestre ou semestre. Plus elle est utilisée régulièrement, plus elle est efficace. Ainsi, en pilotant la trésorerie à court terme, elle donne de la visibilité et souligne les risques clients.

Comment utiliser la balance âgée ?

1. Collecte et organisation des données : pour que l'utilisation de la balance âgée soit efficace, vous devez d'abord collecter et organiser vos données financières. Toutes les transactions liées aux clients et aux fournisseurs doivent être enregistrées avec des informations telles que la date d'émission de la facture, la date d'échéance et le montant dû.
2. Classification et catégories : une fois vos données collectées, il faut maintenant les trier et les diviser en catégories, basées sur la date d'échéance. Généralement, on trouve la classification suivante : "0-30 jours", "31-60 jours", "61-90 jours" et "Plus de 90 jours". Cela permet d'avoir une vue claire des montants dus à différents moments.
3. Identification des retards de paiement : la balance âgée permet d'identifier rapidement les clients ou fournisseurs en retard de paiement. Cela vous permet de prendre des mesures rapides afin de résoudre ces anomalies et de préserver la santé financière de votre entreprise.
4. Échange avec les parties concernées : après l'identification, vous pouvez donc prendre contact avec les retardataires pour trouver une issue favorable au retard de paiement
5. Prise de décision éclairée : la balance âgée offre une perspective claire de la santé financière de votre entreprise en ce qui concerne les créances et les dettes. Cela permet donc de prendre les bonnes décisions concernant les flux de trésorerie, les investissements et les décisions stratégiques à long terme.

Faire de la balance âgée un levier de pilotage stratégique

La balance âgée présente les soldes dus et leur ancienneté à la date de son édition.  En classant les créances clients (ou fournisseurs) par ordre décroissant de date de paiement, on retrouve très rapidement les factures les plus anciennes, et donc les plus prioritaires. Elle permet également de constituer un tableau de bord comprenant les KPI sur les risques à venir.

Quelques exemples :

• X% des clients règlent leurs factures entre 60 et 90 jours.
• Délai moyen de paiement avant relance et après relance.
• X% des factures représentent un risque d’impayé élevé.
• Taux de paiement total et partiel sur les factures échues (recouvrabilité).
• Taux de procédure de recouvrement (ratio entre les factures payées en temps et en heure, et celles qui nécessitent la mise en place d'une procédure dédiée).

Une fois la relance effectuée par le service comptable ou le service des achats, tout le processus est documenté. On peut intégrer et archiver les échanges pour chaque dossier afin de continuer le suivi jusqu’au règlement total des sommes dues. L’utilisation d’un outil de suivi de facturation est souvent d’une grande aide pour retrouver les notes, mettre en place des rappels, et suivre les demandes de recouvrement.

En décomposant les créances selon un prisme temporel, la balance âgée contribue à une gestion saine de sa trésorerie. Si ce processus peut se faire de manière manuelle ou semi-automatisée avec un outil comme Excel, la balance âgée trouve également sa place dans une plateforme de gestion comptable et financière. En quelques clics, elle interprète les données à sa disposition pour constituer un tableau de bord complet et toujours à jour.