Comprendre le fonctionnement des comptes annuels

comptes annuels

L’établissement des comptes annuels est souvent perçu comme une contrainte par les dirigeants d’entreprise. Obligatoires pour certaines personnes physiques, comme les commerçants, et morales, ces documents comptables sont établis à la clôture de l’exercice. 

Ils assurent une lecture plus facile des comptes, notamment pour les investisseurs, les fournisseurs et les salariés afin de connaître la solidité de l’entreprise, mais aussi un besoin de transparence pour l’administration fiscale.

La logique de la comptabilité de fin d’exercice

Les comptes annuels désignent trois documents obligatoires : le bilan, le compte de résultat et l’annexe. 

La date de clôture des comptes annuels

Chaque entreprise détermine la date de clôture de ses comptes. Généralement, elle se situe au 31 décembre, toutefois ce n’est pas une obligation. 

En principe, l’exercice résulte d’une durée d’un an (d’où le terme de comptes annuels), mais deux exceptions sont à noter :

  • S’il s’agit d’une création d’entreprise : la durée du premier exercice s’étend de la date de création jusqu’à celle de clôture. 
  • S’il s’agit d'un changement de la date de clôture : une entreprise est en droit de décider, et ce pour n’importe quel motif, de remanier la date de clôture de ses comptes. 

Dans ces deux cas, La durée de l’exercice peut donc être inférieure ou supérieure à 12 mois.

Les comptes annuels : pour quels destinataires ?

Ces comptes ont d’abord un usage interne à l’entreprise. Ils sont destinés aux associés ou actionnaires, ou pour de l’analyse interne.

Néanmoins, ils ont aussi pour destinataires des organismes extérieurs à l’entreprise (administration fiscale, dépôt au greffe du tribunal de commerce, etc.).

Un bilan comptable, c’est quoi exactement ?

Le bilan comptable est la représentation du patrimoine nette de la société à la date de clôture des comptes annuels. 

Pourquoi parle-t-on de "situation nette" ? Tout simplement car le raisonnement se base en retraitant le patrimoine brut (donc, ce que l’entreprise a) et ses dettes (ce qu’elle doit). 

Le bilan est composé de deux parties : l’actif et le passif

Qu’est-ce que l’actif ?

L’actif désigne ce que l’entreprise détient à la date de clôture.

Notez que nous sommes sur une notion de propriété, par conséquent, les biens en location dont vous n'êtes pas propriétaire n’ont pas à figurer au bilan.

L’entreprise peut détenir des biens de nature différente. Pour une meilleure codification et classification, l’actif est ordonné et subdivisé en deux grandes catégories :

  • L’actif immobilisé : c’est-à-dire celui qui va rester à long terme dans l’entreprise.
  • L’actif circulant : c’est-à-dire, au contraire, celui qui est destiné à circuler, comme les stocks, les créances et la trésorerie.

Et le passif ?

Le passif détermine l’intégralité de ce que l’entreprise doit, autrement dit ses dettes.

Il est important de souligner qu’une entreprise n’a des biens (ceux figurant à l’actif) que grâce aux dettes qu’elle a contractées. À sa création, elle ne possédait rien : il était donc nécessaire que ses fondateurs investissent, que les banquiers prêtent… pour qu’elle puisse elle-même investir et démarrer son activité !

Pour le passif, on comptabilise plusieurs postes : les capitaux propres et les dettes financières, mais aussi celles auprès des fournisseurs et autres dettes.

Les capitaux propres correspondent à ce qui va revenir aux actionnaires de l’entreprise.

Ils incluent :

  • Le capital social, c’est-à-dire la somme que les actionnaires ont apportée lors de la création de l’entreprise (ou lors d’éventuelles augmentations de capital). 
  • Les réserves, c’est-à-dire le cumul des résultats dégagés par l’entreprise depuis sa création qui n’a pas encore été distribué.
  • Le résultat de l’année est, quant à lui, calculé grâce au compte de résultat.

Les dettes financières sont les emprunts souscrits qui ne sont pas encore remboursés. Il faut ensuite prendre en compte les dettes auprès des fournisseurs. Enfin, viennent les autres dettes, notamment celles auprès des organismes sociaux et fiscaux.

Il faut que le bilan soit équilibré, par conséquent, le total de l’actif doit être égal à celui du passif. Effectivement, il est important de rappeler ce point essentiel : l’entreprise ne possède ce qu’elle a (l’actif) que grâce aux dettes qu’elle a souscrites (son passif). Ce qu’elle a généré elle-même depuis le début de sa création se rapporte aux réserves.

Pour imager, disons que le bilan représente une “photographie” à la date de clôture de la situation patrimoniale de l’entreprise intégrant le résultat de l’exercice écoulé. 

Comment fonctionne un compte de résultat ?

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Il s’agit ici de la notion d’opérations. Le compte de résultat permet de savoir quel est le résultat dégagé par l’entreprise au cours de l’exercice.

Il est important de retenir cette règle : Résultat = total des produits – total des charges.

  • On parlera de résultat positif ou de gain lorsque les produits sont supérieurs aux charges
  • De façon inverse, ce sera un résultat négatif, ou une perte, lorsque les charges sont supérieures aux produits

La TVA n’interfère pas sur le résultat de la société, car au niveau des produits et des charges, le raisonnement se fait toujours hors taxes.

Comprendre la notion de charges et de produits

Dans le compte de résultat, on ne retrouve que les charges (comptes de classe 6) et les produits (comptes de classe 7).

Les charges équivalent :

  •  Aux biens et services consommés par l’entreprise pour son activité 
  • Aux dépenses engagées sans contrepartie pour son activité

Il est important de bien différencier les charges des immobilisations : elles accroissent le patrimoine de l’entreprise et ont vocation à durer plusieurs exercices, contrairement aux charges.

Les produits sont considérés comme des ressources. Celles-ci se voient définitivement acquises par la société en contrepartie de l’exercice d’une ou plusieurs activités.

Les 3 natures de charges et de produits à distinguer

On classe les charges et produits de l’entreprise en 3 catégories :

  • Les charges et produits d'exploitation : ce sont les charges et les produits directement liés à l’activité de la société, comme les loyers, les assurances, les honoraires, les achats de marchandises, ou encore les frais de personnel, etc. Quant aux produits, sera notamment présent dans cette catégorie le chiffre d’affaires.
  • Les charges et produits financiers : en ce qui concerne les charges, ce sont essentiellement les intérêts sur emprunts. Pour les produits, ce sont les gains réalisés sur des placements.
  • Les charges et produits exceptionnels : on évoque ici des éléments à connotation non répétitive ou non directement liés à l’activité de l’entreprise, comme, par exemple, la vente d’une immobilisation (produit) ou le paiement d’une amende (charge). 

Le compte de résultat compte deux autres éléments qui sont considérés comme étant des charges :

  • La participation des salariés due dans les entreprises de plus de 50 salariés dégageant un bénéfice 
  • L’impôt sur les bénéfices calculé sur le résultat fiscal de la société

Il est aussi important de bien différencier les notions de charge et de décaissement, ainsi que celles de produit et d'encaissement.

Le décaissement est un flux financier sortant, c’est-à-dire une somme d’argent payée. Alors qu’un encaissement est un flux financier entrant, donc une somme d’argent perçue. Mais, au compte de résultat, seuls les charges ou les produits apparaîtront, sans tenir compte du fait que le décaissement, ou l’encaissement, est été réalisé ou non.

Et l’annexe, quel est son rôle ?

L’annexe est le troisième et dernier élément des comptes annuels. Il est indissociable des deux autres documents comptables que sont le bilan et le compte de résultat.

L’annexe est un document dont aucun formalisme particulier n’est requis à la rédaction. Il vise à finaliser le bilan et le compte de résultat, et assure aux lecteurs un ensemble d'informations cohérent.

Certaines données sont cependant à mentionner dans l’annexe, notamment : 

  • Les engagements hors bilan, par exemple les actes de cautionnement de la société
  • Les informations concernant les crédits-bail et modes de financement 
  • Les engagements en cas de départ en retraite : quand un salarié quitte l’entreprise pour partir à la retraite, selon les textes de droit social applicables en interne, celle-ci à l’obligation de lui payer une “indemnité de départ en retraite”. 

Étape obligatoire pour bon nombre de dirigeants de société, les comptes annuels font partie de leur vie juridique. Cette phase comptable annuelle leur permet de mieux appréhender la gestion de leur entreprise, afin de développer leur activité avec plus de sérénité.