Comptes en banque multiples et paiements récurrents : comment gérer le rapprochement bancaire ?

Une transaction, une banque, un relevé.

Alors que ce modèle présente de nombreux avantages en matière de gestion financière, il faut reconnaître qu'il s'inscrit plutôt dans le passé. Aujourd'hui, les entreprises travaillent avec plusieurs banques différentes pour financer leurs activités et leurs projets. C'est encore plus vrai - et donc plus complexe -  pour les organisations multi-sites ou disposant de plusieurs filiales plus ou moins indépendantes.

En parallèle, les modèles de facturation évoluent et les moyens de paiement se diversifient. Au milieu de cette fragmentation, mettre en place un outil de reporting, un tableau de bord clair et des données bancaires, dont le rapprochement ne fait aucun doute, peut donner la migraine au responsable comptable.

Pourtant, il existe des solutions pour obtenir un prévisionnel très fin et actualisé de la trésorerie, déceler des erreurs dans la comptabilité, et gérer les relances clients et les règlements fournisseurs.

Explications.

La transformation digitale a aussi transformé la gestion bancaire

La digitalisation des organisations a simplifié de nombreux processus internes et a donné de nouvelles options pour les entreprises, en particulier sur le plan financier. C'est ainsi qu'il est devenu facile d'obtenir plusieurs comptes en banque avec des enseignes différentes. Le problème, c'est que cet état de fait s'accompagne aussi de certaines contraintes.

Une gestion bancaire plus complexe nécessite des manipulations supplémentaires, et cela peut même contribuer à créer des risques en plus. Du vol d'identifiants à l'erreur humaine, en passant par une perte d'informations ou une mauvaise communication selon les opérations à effectuer, et on se retrouve avec un imbroglio bancaire à démêler.

En parallèle, les solutions de paiement ont évolué. Aujourd'hui, les clients peuvent opter pour le moyen de paiement qui correspond à leurs attentes. Cela veut donc dire que les entreprises doivent diversifier leurs flux monétaires.

C'est ainsi que les traditionnels chèques et virements côtoient désormais les paiements en liquide, les paiements via des applications tierces (micropaiement, solutions de paiement mobiles, plateforme de type PayPal ou Apple Pay), les options proposées par des professionnels du financement des ventes (crédit-bail ou location longue durée) et des organisations d'intermédiation de type Uber, Booking ou AirBnB.

Si cette diversité offre un choix inégalé au client, du côté du vendeur, les choses se compliquent. Pour s'y retrouver, il faut multiplier les plateformes, les reçus, les formulaires, etc. Alors que le digital est censé apporter agilité et flexibilité, il peut parfois faire ralentir la gestion du rapprochement bancaire si aucun outil n'est mis en place pour gérer cette multiplicité de données et de transactions.

L'outil de gestion financière unique : le Graal du service comptable

Tous les services financiers sont équipés d'outils professionnels. Le problème est que leur périmètre est souvent restreint, peu évolutif, et ne s'intègre pas facilement avec des plateformes tierces. Pire : certaines organisations comptent encore beaucoup (trop) sur des tableurs comme Excel ou Google Sheets. Au final, ce sont de multiples feuilles de calcul qui se perdent dans les arcanes des réseaux internes.

Face à ces enjeux, le Cloud et les modèles SaaS ont démocratisé des solutions où l'expérience utilisateur et la simplicité d'utilisation font la différence. La convergence des données et leur interopérabilité facilitent désormais les choses. On peut facilement faire communiquer des données d'un outil à l'autre et d'un compte à l'autre. Agréger ses données financières n'a jamais été aussi facile.

On peut même connecter plusieurs comptes bancaires dans le même système. Plus besoin de jongler entre les outils. Toutes les problématiques financières sont ainsi traitées uniquement à travers une plateforme unique. Qui a dit que le rapprochement bancaire était compliqué ?

Un rapprochement bancaire qui s'automatise

Rapprocher des informations financières et bancaires revient finalement à manipuler des données numériques. Avec le développement du big data, des algorithmes complexes et de l'intelligence artificielle, on peut donc faciliter et simplifier ce dispositif dans des délais accélérés grâce aux opérations en temps réel.

La gestion en est facilitée, car il n'y a plus besoin de faire tous les comptes à la main. De plus, des fonctionnalités d'analyse et de traçabilité précises accompagnent les professionnels de la finance dans leur réalité opérationnelle quotidienne.

Voici quelques exemples :

  • Diminution du nombre d’écritures à rapprocher manuellement : la plateforme fait une partie du travail à votre place pour vous faire gagner du temps.
  • Limitation des risques d’erreur de rapprochement : en écartant l'erreur humaine et le traitement manuel de l'équation, vous réduisez aussi les erreurs potentielles (un copier-coller mal placé, une formule de calcul mal ajustée, etc.).
  • Capacité de gestion d’importants volumes avec une grande rapidité : cent ou mille lignes de mouvements bancaires, cela ne change pas grand-chose pour le système informatique. Cela permet aussi d'optimiser la scalabilité en cas de changements importants (fusion, acquisition, rachat, ouverture de nouvelles filiales, etc.).
  • Gestion intelligente des ajustements automatiques : le rapprochement bancaire est ajusté automatiquement pour faciliter la prise de décision.

Gérer le rapprochement bancaire peut être une démarche chronophage lorsqu'on fait face à un environnement technologique fragmenté. C'est pourquoi un outil unique permet de gérer son prévisionnel de manière très fine, avec des données actualisées et une trésorerie toujours à jour.

C'est aussi un moyen d'optimiser son contrôle qualité en décelant les erreurs éventuelles dans la comptabilité (comme la saisie des achats ou des factures clients par exemple), et de gérer avec efficacité et pertinence les relances clients et les règlements fournisseurs.

Et si piloter son rapprochement bancaire devenait soudainement beaucoup plus facile ?