Devis, acompte et facture proforma : les différences à connaître

Le lexique des termes comptables est parfois difficile à cerner. Il nécessite un minimum de maîtrise pour être utilisé à bon escient. Pour un dirigeant d’entreprise, quel que soit son domaine d’activité, il est indispensable de jongler avec aisance avec un vocabulaire financier cohérent.

Devis, acompte et facture proforma font partie du langage courant du monde des affaires. Mais la compréhension des termes utilisés en gestion comptable n’est pas une chose innée. 

Voici un rapide décryptage pour parler “comptable” comme un vrai expert !

Le devis : un document écrit qui vous engage

Avant tout achat de produit ou de prestation de service, un devis peut être établi. Ce document assure à l’acheteur une trace écrite des caractéristiques essentielles du bien ou du service qu’il souhaite acquérir. Le devis est composé d’informations pré-contractuelles ayant vocation à formuler un engagement unilatéral entre le fournisseur et son client. Tant que ce dernier ne l’a pas accepté, il reste un simple document écrit ne pouvant faire office de contrat.

  • Que doit contenir un devis ?

Un devis décrit les travaux à exécuter et fixe un prix définitif de la prestation. Il permet ainsi au fournisseur et à son potentiel client de sécuriser une éventuelle transaction avant de s’engager mutuellement. 

Le devis doit obligatoirement mentionner un certain nombre d’informations, comme la mention manuscrite “devis reçu avant l’exécution des travaux”. Il doit aussi être daté et signé et établi en deux exemplaires. La durée de validité de l’offre doit également être inscrite, ainsi que le nom, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise, mais aussi les coordonnées de l’acheteur.  

Coût de la main d’oeuvre, décompte détaillé de chaque prestation, date d’exécution, frais de déplacement, modalités de paiement et de livraison, somme globale à payer mentionnée en HT et TTC, procédures de réclamation, le devis doit respecter des mentions légales obligatoires pour être valide.

  • Devis et engagement : que dit la loi ?

Du point de vue de la loi, le devis est considéré comme une offre de contrat. Ce qui signifie qu’il n’engage le fournisseur et le client qu’à compter du moment où ce dernier a clairement exprimé sa volonté de faire exécuter les travaux. Par contre, l’acheteur n’est pas tenu de les confier au professionnel ayant établi le devis. Il peut donc solliciter différents prestataires avant de prendre une décision d’achat ferme et définitive.

À savoir, qu’il est possible de modifier un devis déjà accepté par un client. Dans ce cas, il est nécessaire d’obtenir une nouvelle acceptation du devis de sa part. Cette modification induit l’annulation de son précédent consentement.

L’acompte : un paiement partiel après la conclusion d’un contrat

L’acompte est un paiement partiel du produit ou de la prestation engageant aussi bien le vendeur que l’acheteur à honorer le contrat qu’ils ont signé. Il est à différencier des arrhes qui représentent une somme versée d’avance pour un achat de produit ou d’une prestation. 

Une facture d’acompte n’est pas une facture classique. Cette dernière ne peut se faire qu’après une exécution, même partielle des travaux. Pour faire simple, la facture d’acompte permet de recevoir un paiement alors que le travail n’a pas encore commencé. Le montant de la facture d’acompte ne peut donc pas être prise en compte dans le chiffre d’affaires du fournisseur.

L’acompte est le premier versement sur l’achat du prix total du bien ou du service.  Il implique donc des obligations tant pour le vendeur que l’acheteur. Les deux parties s’engagent mutuellement à respecter les clauses du contrat préalablement établi. Par conséquent, elles peuvent être condamnées à régler des dommages et intérêts si l’une ou l’autre déroge à ses obligations légales.

Par exemple, l’acheteur peut se faire rembourser si le vendeur manque à son devoir, à savoir la livraison du produit et/ou du service commandé. Dans ce cas, le professionnel doit rendre les sommes versées par son client, mais il peut aussi être amené à lui proposer une indemnité financière s’il se rétracte volontairement. 

L’acompte implique donc un engagement ferme entre les deux parties. En cas de litige, et sans arrangement amiable envisageable, l’acheteur réfractaire peut aussi être soumis à une injonction de payer, voire à une assignation au Tribunal de commerce.

La facture proforma : un document commercial à ne pas négliger

Lors d’un échange entre une entreprise et son prospect, une facture sans valeur légale peut être établie. On évoque alors le terme de facture proforma. Ce document, qui ne peut pas être inclus dans la comptabilité de l’entreprise, permet au fournisseur d’un produit ou d’un service d’établir une facturation provisoire. Les deux parties sont ainsi en mesure de se faire une idée un peu plus précise des conditions de fourniture de la prestation demandée. Le fournisseur est donc en mesure de soumettre à validation du client les mentions légales de la facture.

C’est sur cette base que sera ensuite éditée la facture définitive. La facture proforma n’ayant pas de valeur légale ni comptable, elle peut être remise en cause lors de négociations. Elle offre donc matière à des échanges entre les deux partenaires commerciaux avant la transaction finale.

Si elle peut prendre l’aspect d’une facture traditionnelle, elle doit néanmoins être très explicite en mentionnant le terme de “Facture proforma”, afin de bien se différencier d’une facture classique, et ne pas être inclus dans la numérotation des factures de l’entreprise.

Comme son nom latin l’indique, “proforma” signifie “pour la forme”. Proche du devis, ce document apporte donc un caractère un peu plus officiel à la négociation. Mais attention, il doit comporter quelques éléments essentiels tels que :

  • L’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.)
  • Les références de la commande et son contenu (quantité des articles, prestations proposées, etc.)
  • Le délai et le mode de livraison
  • Les conditions de paiement
  • La validité de l’offre et ses mentions particulières
  • Etc.

Devis, acompte ou encore facture proforma, il est indispensable de bien comprendre ces termes pour ne pas commettre un impair. Pour simplifier votre quotidien comptable, l’utilisation d’un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est fortement recommandée. En effet, selon ses fonctionnalités, ce puissant outil vous permet d’établir ces documents en quelques clics pour un gain de temps idéal et une gestion comptable optimale.