Budget de trésorerie : définition et modèle Excel

La gestion de trésorerie est cruciale pour garantir la pérennité de votre entreprise. Chaque année, des milliers de TPE et PME françaises mettent la clé sous la porte parce que la trésorerie n’est pas anticipée. Pourtant un fichier Excel peut suffire pour avoir un peu de visibilité. En outre, s’équiper d’un bon outil de trésorerie peut vous faire gagner du temps dans le pilotage quotidien et vous permettre d’anticiper les problèmes.

Sellsy vous propose un modèle Excel de budget de trésorerie. Vous pouvez le télécharger gratuitement pour l’utiliser sur votre tableur. Aussi, vous trouverez dans cet article des conseils pour le prendre en main rapidement et des astuces pour l’exploiter facilement.

Téléchargez notre budget de trésorerie Excel gratuit

Pour vous aider à construire votre budget de trésorerie sur Excel nous vous proposons un modèle téléchargeable gratuitement. Au format xls, il vous donnera les bases d’une bonne gestion de trésorerie. Dans cet article vous trouverez les explications détaillées qui vous permettront de construire et exploiter facilement le fichier que vous venez de télécharger.

Pour télécharger l’exemple Excel il vous suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous :

Qu’est-ce qu’un budget de trésorerie ?

Le budget de trésorerie est un tableau récapitulant l’ensemble des encaissements et décaissements à venir dans les prochains mois. Les chiffres sont reportés en €TTC et à la date où la transaction bancaire aura lieu.

Généralement, le budget de trésorerie est réalisé mensuellement. Vous pouvez suivre l’équilibre de vos budgets et garder un œil sur votre solde de trésorerie. Ce dernier est un indicateur clé : il correspond aux liquidités disponibles dans l’entreprise.

Le budget de trésorerie est souvent découpé en 3 parties. La première permet de reporter toutes les entrées d’argent. La deuxième partie reprend toutes les sorties. Et la dernière affiche le solde de trésorerie nette à la fin de chaque mois.

À quoi sert un budget de trésorerie ?

L’objectif du budget de trésorerie est d’anticiper votre trésorerie prévisionnelle. Tous les mouvements bancaires prévisionnels y sont reportés afin de mettre en lumière une éventuelle insuffisance de trésorerie. En comparant vos budgets prévisionnels avec la réalité, vous pouvez identifier les opportunités de développement.

Suivre sa trésorerie au jour le jour est une chose. Mais le plus important est de la prévoir pour anticiper et prendre les bonnes décisions. Le but premier d’un budget de trésorerie est de vérifier que vous pourrez toujours faire face à vos engagements (dépenses particulières, investissements, recrutements, salaires, loyer, etc.). Pour plus de lisibilité, il convient généralement de tracer la courbe de trésorerie sur un graphique.

Le budget de trésorerie constitue votre feuille de route annuelle. En comparant les écarts avec le budget réalisé vous effectuez le suivi des objectifs, vous contrôlez les dépenses de l’entreprise, et vous pouvez ajuster le cap si nécessaire.

Enfin, si vous créez votre entreprise le budget de trésorerie vous sert aussi de plan de financement. Vous vérifiez alors que les liquidités de départ permettent de lancer votre activité. C’est aussi utile pour négocier des financements auprès de vos partenaires.

Comment utiliser et exploiter notre modèle Excel de budget de trésorerie ?

Dans cette partie nous allons vous guider étape par étape pour paramétrer, construire et utiliser efficacement votre budget de trésorerie Excel. Suivez les différentes étapes pour être sûr d’avoir un suivi efficace et précis.

Paramétrez votre TVA

La première étape consiste à paramétrer votre régime de TVA. Dans l’onglet “Paramètres”, vous trouverez juste en dessous du guide une case “Régime de TVA”. Vous devez sélectionner votre échéancier dans la liste déroulante. Vous avez le choix entre un échéancier mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. C’est très important puisque cela permettra de déterminer votre décaissement ou crédit de TVA, et de le reporter automatiquement sur le bon mois dans votre budget de trésorerie.

Également, il vous faut préciser le fait générateur de TVA, à savoir sur les encaissements ou sur les débits. En effet, selon la nature du service vendu, la TVA sera exigible à date de facture ou bien au moment du paiement réel. Cela permettra de comptabiliser au bon moment la TVA collectée et déductible.

Si vous n’êtes pas sûr de votre régime de déclaration et de votre fait générateur de TVA, demandez à votre expert-comptable. Il aura toutes les réponses à vos questions concernant la TVA.

Paramétrez vos catégories d’encaissement et de décaissement

Ensuite, vous devez lister toutes les catégories d’encaissement et de décaissement. Dans l’onglet “Catégories” vous trouverez une première base de catégorisation. À vous de la compléter pour qu’elle reflète bien votre activité.

Pour prendre en compte les délais de règlement clients et fournisseurs, vous devez associer un délai de paiement. Les délais de paiement sont proposés dans la liste déroulante. Ainsi vous prenez en compte les décalages entre la date d’émission des factures et la date de paiement réelle. S’il n’y a pas de délai de paiement, vous devez sélectionner la valeur 0.

Définissez un taux de TVA par défaut à chaque catégorie. Vous pourrez ainsi traduire votre chiffre d’affaires et vos charges en €TTC dans le budget de trésorerie. Par exemple, si vous entrez 10 000€ HT dans votre “Compte de résultat prévisionnel” pour une catégorie, alors le montant sera automatiquement reporté dans votre budget de trésorerie prévisionnel le bon mois en incluant la TVA.

Certaines catégories comme les sources de financement (subventions, prêts bancaires, levée de fonds, remboursement d'emprunts, etc.) sont incluses dans votre budget de trésorerie mais ne rentrent pas dans votre compte de résultat. En effet, elles ne font pas partie de l’exploitation réelle de l’entreprise. Vous pouvez donc les répertorier dans les cases “Catégories d’encaissement : financements”. Elles ne seront visibles que dans votre onglet “Plan de trésorerie prévisionnel” et ne seront pas visibles dans votre onglet “Compte de résultat prévisionnel”.

Créez votre budget de trésorerie à partir d’un compte de résultat prévisionnel

Grâce au paramétrage effectué sur les catégories à l’étape précédente, vous allez générer votre budget de trésorerie automatiquement à partir de votre compte de résultat prévisionnel.

En entrant une valeur en €HT dans une case de l’onglet “Compte de résultat prévisionnel” elle sera automatiquement convertie en flux de trésorerie dans votre onglet “Plan de trésorerie prévisionnel” en respectant le délai de paiement, le taux de TVA et le montant de TVA.

Attention : les montants sont à indiquer en €HT dans votre onglet “Compte de résultat prévisionnel” puisqu’ils correspondent à votre chiffre d’affaires et à vos charges facturés en hors-taxe.

Établir votre budget de trésorerie

À l’inverse, les montants inscrits dans votre budget de trésorerie sont en €TTC et à la date réelle du paiement. Ils prennent donc en compte la TVA et vos délais de paiement pour que le tableau soit réaliste. L’ensemble de vos encaissements et décaissements prévisionnels est reporté à partir de votre compte de résultat. Attention, le moindre oubli peut fausser drastiquement votre trésorerie prévisionnelle.

Pensez donc à inclure les financements et les échéanciers de remboursement de prêts dans votre budget de trésorerie dans les catégories correspondantes. Il s’agit des catégories que vous avez créées dans les “Catégories d’encaissements : financements” et les “Catégories de décaissement : remboursements”. Il faudra reporter les montants à la date réelle des opérations.

Vous trouverez un budget de TVA sous votre budget de trésorerie. La TVA est calculée automatiquement à partir du paramétrage que vous avez établi. Selon la période de déclaration et le fait générateur de TVA, vous retrouverez le décaissement ou le crédit de TVA correspondant afin de prendre en compte automatiquement le flux monétaire qui en découle dans votre tableau.

Normalement, à cette étape votre budget de trésorerie doit être bien rempli. Tous les flux prévisionnels de trésorerie (entrées et sorties) sont reportés. Votre budget de trésorerie est donc de plus en plus clair. Il manque cependant l’indicateur le plus important : votre solde de trésorerie nette.

Suivre votre solde de trésorerie nette

Pour calculer votre solde de trésorerie nette mensuel, vous devez reporter le solde de trésorerie au début du premier mois. Inscrivez le montant en haut de votre budget de trésorerie, sur la ligne “trésorerie début de mois” (cas surligné en jaune). Les soldes suivants se calculent automatiquement à partir des données du budget de trésorerie.

Ainsi, vous anticipez l’évolution de votre trésorerie prévisionnelle à partir des données du tableau. Votre trésorerie fin de mois correspond à la trésorerie du début de mois à laquelle est ajoutée le total des encaissements puis soustrait le total des décaissements sur le mois.

Visualiser graphiquement votre trésorerie

Voilà, votre budget de trésorerie est établi et votre tableau prévisionnel reflète votre activité à venir. Vous avez une bonne vision sur la trésorerie prévisionnelle de votre entreprise et vous êtes certain d’avoir toujours les liquidités suffisantes pour garantir sa pérennité.

Mais un suivi dans un tableau n’est pas toujours visuel et clair. Certains préfèrent une représentation graphique pour voir clairement les informations. Dans l’onglet “Graphiques” du fichier Excel vous suivez votre courbe de trésorerie mensuelle sur un graphique. Elle est directement tracée à partir de votre onglet “Budget de trésorerie prévisionnel".

Tenir à jour son budget de trésorerie

Vous avez réalisé vos budgets prévisionnels annuels. Vous avez donc une bonne vision sur votre feuille de route pour l’année. Et vous savez que tout ira bien niveau trésorerie. Sauf que rien n’est figé. Il y a toujours des impondérables : un client qui vous règle en retard, un financement qui n’arrive pas, un achat particulier, etc.

Votre budget de trésorerie n’est jamais fixe. Vous devez le tenir à jour au quotidien au fil des événements pour qu’il colle toujours avec la réalité de votre entreprise. Vous voulez aussi savoir si les objectifs sont atteints et si le cap est maintenu pour manager vos équipes.

Vous devez donc mettre à jour votre budget de trésorerie au moins au début de chaque mois. Pour cela rien de plus simple : il vous suffit d’ajouter une colonne “Réalisé” à côté de votre colonne “Budget” et d’y inscrire les flux réels du mois. Vous pouvez exporter vos relevés bancaires, classer vos opérations selon vos catégories et reporter pour chacune d’elles le montant réalisé à côté du montant prévisionnel. Vous pourrez ainsi ajuster votre budget de trésorerie et anticiper que les changements ne génèrent pas de problème de trésorerie.

Budget de trésorerie Excel : les 4 points à retenir

Pour que votre budget de trésorerie soit fiable et vous donne une bonne visibilité, vous devez être précis dans les données que vous renseignez. Plus les montants sont précis, plus le prévisionnel sera crédible. En évitant les oublis et surtout en complétant votre tableau au fil de l’eau, vous gagnerez en sérénité et ferez face à tout imprévu.

Votre budget de trésorerie doit impérativement prendre en compte les décalages de trésorerie, autrement appelés délais de paiement. Dans votre onglet “Budget de trésorerie”, les montants doivent être reportés à la date réelle de la transaction bancaire. Si vous envoyez une facture de 10 000€ TTC à votre client en mars et que le délai de paiement est de 60 jours, alors le montant doit apparaître au mois de mai dans votre budget de trésorerie alors qu’il est inscrit au mois de mars dans votre compte de résultat.

Prenez en compte la TVA. Vos mouvements bancaires sont en €TTC sur votre compte en banque. Dans votre budget de trésorerie, il faut donc reporter tous les montants en incluant le taux de TVA. Imaginez avoir 90 000€ sur votre compte bancaire, mais qu’une facture fournisseur de 80 000€ HT doit être payée aujourd’hui. Vous devrez décaisser 96 000€ TTC pour régler cette facture (hypothèse : TVA à 20%). Vous n’avez finalement pas la trésorerie disponible.

Enfin, prenez en compte les décaissements ou crédits de TVA dans votre budget de trésorerie. Les montants peuvent être importants et jouer énormément sur votre trésorerie. Soyez donc vigilant et tentez d’avoir une bonne vision de votre solde de TVA selon votre période de déclaration.

Quelles alternatives à Excel pour gérer votre trésorerie ?

La construction de son budget de trésorerie sur Excel est chronophage. Notre modèle devrait vous faire gagner un peu de temps. Mais le suivi manuel nécessaire sur le tableur demande beaucoup de ressource et d’énergie aux dirigeants et aux DAF.

Exporter puis importer les relevés bancaires, catégoriser les opérations, reporter les soldes bancaires sur le tableau, ajuster les prévisions, pointer les factures payées, tracer les graphiques visuels. Autant de tâches réalisées à la main et sources d’erreurs de saisie. Vous devez donc être rigoureux et précis dans votre suivi.

En utilisant un logiciel de gestion de trésorerie dédié vous gagnez du temps avec un suivi automatisé sans erreur (connexion bancaire temps réel), vous anticipez facilement votre trésorerie, et prenez les bonnes décisions fondées sur des données fiables.

Directement synchronisé à vos comptes bancaires, le logiciel catégorise automatiquement vos opérations selon vos propres catégories. Le budget de trésorerie annuel est généré en 1 clic à partir de votre compte de résultat prévisionnel en prenant en compte les délais de règlement et la TVA. Vos prévisions sont affinées à partir des factures de vente émises, des factures fournisseurs à payer, de vos charges fixes (salaires, assurances, loyer, etc.) pour vous donner 100% de visibilité sur votre trésorerie.

Votre suivi de trésorerie est plus précis, les graphiques sont visuels et faciles à interpréter, et vous pouvez réaliser des scénarios pour simuler des hypothèses. Vous êtes plus serein quant à votre avenir.

‍