Comment rendre la collaboration en agence plus agile grâce aux outils digitaux ?

L'hybridation du travail n'est pas un épiphénomène, c'est une tendance de fond qui est partie pour durer. Entre réunions hybrides, travail à distance, collaboration en temps réel avec ses collègues et suivis des projets avec les clients, les outils digitaux sont indispensables pour rendre la collaboration dans votre agence plus agile. 

Pourquoi miser sur l'agilité en tant qu'agence ?

Au sein des agences, l'agilité repose sur la capacité de travailler en équipe sans être réuni dans un même lieu physique. Ce travail se base sur des outils numériques qui sont aujourd'hui intégrés dans la plupart des flux de travail des entreprises. C'est notamment le cas des plateformes de visioconférence, de messagerie instantanée, de gestion de projets, d'idéation et de brainstorming, etc.

Mais on peut aussi aller plus loin, car avec les bons outils, chacun sait sur quoi les équipes travaillent, quelles sont les priorités, les projets importants et les dates butoirs. Si les outils sont importants, la collaboration passe également par un changement des règles de management pour donner davantage de latitude et de confiance à ses collaborateurs, et des lieux adaptés pour bien travailler. 

Toutes les agences vivent aujourd'hui dans un monde VUCA. Cet acronyme qui signifie en anglais « volatility, uncertainty, complexity and ambiguity » a été inventé aux États-Unis pour décrire le monde après la guerre froide. Depuis, VUCA a été utilisé en tant que concept théorique. Aujourd'hui, la pandémie nous force à le mettre en pratique : les agences vivent des transformations radicales à court terme, parfois sans préparation préalable, avec des changements de structures internes, de processus de décision et de périmètres des métiers. Pour survivre dans ce monde en constante évolution et au futur incertain, l'agilité et la capacité d'adaptation deviennent la norme. Elles étaient importantes avant la crise, elles sont devenues indispensables aujourd'hui pour pouvoir assurer la survie des organisations.

Les avantages des outils digitaux pour les agences

Les outils digitaux constituent le ciment des agences. C'est sur eux que reposent une bonne communication, des processus clairs et bien documentés, et un historique des interactions partagé et accessible, afin d'apporter aux annonceurs de la valeur dans la collaboration. Et les avantages sont nombreux :

• « Je travaille sur quelle version, là ? » : contenu, traduction, maquette, wireframe… dans les agences, il existe de nombreux aller-retour qui se perdent avec des documents différents et des versions différentes. Un outil cloud permet de collaborer sur un document unique.
• « Où sont les retours du client, je n'ai pas l'e-mail ? » : cela fait des années que les oracles du marketing prédisent la mort de l'e-mail, mais il est toujours là et représente le canal de communication prioritaire entre les agences et leurs clients. Un outil de gestion de projet permet de tout centraliser au même endroit.
• « Qui peut caler un meeting avec le client, le DA, le chef de projet, le développeur et le stagiaire ? » : plutôt que de perdre du temps à synchroniser les agendas de 10 personnes, un outil peut faire ce travail à votre place selon les disponibilités de chacun pour gagner du temps.
• « On en est où sur la propal de l'appel d'offres ? La date limite est demain soir ! » : pour gagner en sérénité, vous pouvez voir les différentes étapes d'avancement des projets en cours avec les risques potentiels. Plus besoin de mettre la pression à vos équipes pour avoir un reporting, tout est automatisé !

Les outils digitaux à considérer pour rendre votre agence plus agile

Si les outils digitaux sont indispensables, ils sont aussi très (trop) nombreux. Comment s'y retrouver sur le marché des CRM pour agence, par exemple, alors qu'il existe plus d'une centaine de plateformes disponibles avec des budgets allant du simple au centuple ? Pour choisir les bons outils, il est important de bien évaluer vos besoins et de commencer graduellement avec des usages de base comme l'agenda partagé, la centralisation des documents, et un partage de l'historique des échanges.

Un agenda partagé

Un projet réussi passe par un planning clair, facile à mettre à jour et accessible à tous. Date, heure, lieu, personnes présentes : avec un CRM, vous organisez sereinement chaque étape de la mission, du kick-off meeting à la réunion de clôture. Chaque membre de l'équipe peut suivre l'avancement des tâches en cours grâce à la vue calendrier, Kanban ou check-list.

Vous pouvez même envoyer des invitations et partager vos disponibilités, un peu à la manière d'un Doodle. Pratique pour organiser une rencontre avec un client ou un freelance !

Centralisez tous vos documents

Avec un outil collaboratif en ligne, tous les documents relatifs à un projet sont stockés dans le cloud de façon 100% sécurisée :

• Cahier des charges initial.
• Documents commerciaux (devis, factures, conventions de formation).
• Ordres du jour et comptes-rendus de réunion.
• Maquettes graphiques.
• Spécifications fonctionnelles.
• Rapports de maintenance.

Les collaborateurs peuvent ainsi accéder aux dernières mises à jour, qu'ils soient au bureau ou en déplacement chez le client. Toute l'équipe travaille toujours sur la bonne version et cela évite la frustration de gérer de multiples documents.

Retrouvez un historique des échanges 

Utiliser un CRM pour votre agence, c'est aussi la possibilité de conserver une trace des échanges avec le client ou entre collègues. En cas d'absence d'un collaborateur, un autre membre de l'équipe peut prendre immédiatement le relais. Aucun e-mail client ne tombe dans une boîte de réception oubliée et l'agence peut très vite s'adapter selon ses ressources disponibles. En parallèle, une messagerie instantanée (chat) et des commentaires sur un document partagé permettent aussi de désengorger les boîtes de réception et de centraliser l'information.

Au sein des agences, la collaboration et l'intelligence collective jouent un rôle clé dans la création de valeur pour les clients. Vous devez donc disposer des bons talents aux bons postes, capables de travailler avec les bons outils au quotidien. Du suivi d'un projet créatif au cycle de facturation en passant par le démarchage de nouveaux clients, les outils digitaux sauront rendre votre agence plus agile, que vous ayez 5 ou 500 collaborateurs.

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