Facture de prestation de service : qu’est-ce que c’est et comment la faire ?

Sommaire

Émettre une facture de prestation de service est obligatoire pour toute entreprise ou autoentrepreneur qui doit formaliser une transaction commerciale avec son client.

Ce document détaille le service fourni, le prix, les conditions de paiement, la collecte éventuelle de la TVA, etc.

Dans cet article, nous vous guidons pour apprendre à créer une facture de prestation de service conforme aux mentions obligatoires, ainsi qu’à déterminer quand et comment la transmettre à vos clients.

Qu’est-ce qu’une facture de prestation de service ?

Tout d’abord, une prestation de service désigne un travail, un savoir-faire ou un service réalisé par une personne ou une entreprise en échange d’une rémunération. Une tâche technique, comme celle d’un coiffeur ou d’un réparateur, ou une activité intellectuelle, comme celle d’un consultant en stratégie d’entreprise, sont des exemples de prestations de service.

Ainsi, la facture de prestation de service permet de justifier la prestation réalisée, en attestant que le service a bien été fourni. Elle remplit également une fonction commerciale, en servant à exiger le paiement du client tout en fournissant une preuve de l’attente de règlement. Par ailleurs, cette facture est indispensable pour respecter la législation fiscale, notamment en ce qui concerne la gestion de la TVA.

Enfin, pour le prestataire, la facture joue un rôle essentiel dans la bonne gestion administrative de sa comptabilité et dans le respect de ses obligations liées aux règles de facturation.

Est-il obligatoire de faire une facture lors d’une prestation de service ?

Oui, il est obligatoire de faire une facture de prestation de service lorsque le client est un professionnel (B2B), conformément à l’article L441-9 du code de commerce. Mais cette obligation dépend de la nature du prestataire, de l’activité et du client. Voici les cas principaux :

Prestataires assujettis à la TVA : les entreprises et autoentrepreneurs assujettis à la TVA doivent obligatoirement émettre une facture pour chaque prestation de service réalisée, que le client soit une entreprise, un particulier ou un organisme public.
Le client en fait la demande : dès que le particulier réclame une facture, le prestataire est tenu de la fournir.
Le montant de la prestation est supérieur à 25 € (TVA comprise) : en France, un reçu ou une facture simplifiée est suffisant en dessous de 25 €. Par exemple, un coiffeur indépendant n’est pas tenu d’émettre une facture pour les paiements inférieurs à ce seuil.

Le non-respect de l’obligation de facturation peut entraîner des sanctions, telles que des amendes.

Quand émettre une facture de prestation de service ?

La facture de prestation de service est généralement émise au moment de la réalisation du service. Toutefois, d’autres échéances peuvent s’appliquer selon les cas :

Lorsque la TVA doit être versée par le client : La facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant la réalisation du service.

Exemple : Si une prestation est finalisée le 20 octobre par entreprise de conseil pour le compte d’un client professionnel basé dans un autre pays de l’Union européenne, la TVA étant soumise aux règles d’autoliquidation intracommunautaire, la facture devra être émise au plus tard le 15 novembre.

Lorsque plusieurs prestations sont réalisées pour un même client au cours d’un mois : Dans ce cas, une facture unique peut regrouper toutes les prestations, à condition de l’émettre au plus tard à la fin du mois concerné.

Exemple : Une entreprise de services informatiques effectue plusieurs prestations en novembre (mise à jour logicielle le 5, maintenance le 12 et formation le 25 novembre). Une facture unique regroupant ces prestations peut être émise au plus tard le 30 novembre.

Mentions obligatoires d’une facture de prestation de service

Comme toute autre facture, une facture de prestation de service doit impérativement contenir certaines informations pour être valide :

L’identité du prestataire : nom ou raison sociale, adresse complète, numéro SIRET/SIREN ou tout autre numéro d’identification de l’entreprise (RNE), numéro de TVA intracommunautaire. Dans le cas d’une société, ajoutez le statut juridique et montant du capital social.
L’identité du client : nom ou raison sociale, adresse complète de facturation (et de livraison si différente), numéro de TVA intracommunautaire (si le client est un professionnel de l’UE soumis à la TVA).
Numéro de facture : unique, chronologique et sans interruption.
Date d’émission de la facture : date à laquelle la facture est établie et envoyée au client.
Date de réalisation de la prestation : peut être différente de la date d’émission (par exemple pour une prestation réalisée sur plusieurs jours).
Mention prestation de services : depuis le 1er juillet 2024, il est obligatoire de préciser si les opérations concernent uniquement des services ou des transactions mixtes (services et livraison de biens).
Numéro bon de commande : obligatoire s’il a été établi par l’acheteur.
Description détaillée de la prestation : nature des services rendus, matériaux ou main-d’œuvre utilisée.
Tarifs : quantité, prix unitaire HT, total HT, total TTC. Inclure également les informations spécifiques telles que le nombre d’heures travaillées et le taux horaire.
Réductions de prix : remises, rabais, ristournes ou escomptes accordés.
Majoration de prix : à préciser en cas de délai réduit, prestations en week-end/jours fériés ou services nécessitant un effort technique, une complexité particulière.
Informations relatives à la TVA : numéro d’identification TVA, taux de TVA applicable (ou mention de l’exonération si non assujetti : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».), montant total de la TVA (si applicable), autoliquidation : mention obligatoire « auto-liquidation de la TVA ».
Option pour la TVA sur les débits : le cas échéant.
Informations sur le paiement : date ou délai de paiement, conditions d’escompte pour paiement anticipé, taux de pénalités en cas de retard de paiement, mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard.

Selon la nature du prestataire, certaines informations spécifiques doivent s’ajouter aux mentions de base. Voici les éléments requis en fonction de votre statut :

Commerçant : numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ainsi que la ville du greffe d’immatriculation.
Artisan : numéro Siren, immatriculation au Répertoire des Métiers (RM) et département d’immatriculation.
Entrepreneur individuel : il faut ajouter la mention « EI », qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou non.
Membre d'un centre de gestion ou d’une association agréée : ajouter la mention obligatoire : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
Professions réglementées : Ajouter les numéros d’enregistrement auprès de l’ordre ou de l’organisme compétent, pour les avocats, les experts-comptables, etc.

Pour en savoir plus sur les mentions obligatoires d’une facture, consultez notre article dédié !

Comment faire une facture de prestation de service ?

Voici les 4 étapes clés pour créer une facture de prestation de service conforme :

Étape 1 : Incorporer les informations obligatoires

D’après notre modèle de facture de prestation de service, conformez-vous aux mentions obligatoires indiquées plus haut et adaptez votre facture à votre statut.

Si vous êtes un travailleur indépendant, ajoutez le code APE (Activité principale exercée), qui identifie la branche d’activité principale de votre entreprise.

Étape 2 : Décrire et facturer selon votre statut

En tant que prestataire de service, adaptez la facture à votre statut professionnel :

Freelance : avec ce statut, vous êtes un travailleur indépendant (consultant, artisan, etc.) soumis à l’obligation de facturation et assujetti à la TVA si les seuils de franchise en base sont dépassés. Dans ce cas, décrivez la prestation avec précision (nature, durée, prix unitaire) dans votre facture, et appliquez la TVA.
Auto-entrepreneur : En étant soumis au régime de la franchise en base de TVA par défaut, n’oubliez pas d’ajouter la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Étape 3 : Ajouter les conditions de paiement

La facture est à la fois un document comptable, mais pour vous en tant qu’entrepreneur, c’est surtout une preuve de demande de paiement. Assurez-vous donc que les conditions financières sont claires pour éviter tout retard, en indiquant :

Délai ou date limite de paiement.
Modalités de paiement (virement, chèque, carte bancaire).
Mentions obligatoires en cas de retard de paiement : pénalités et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Étape 4 : Finaliser et transmettre la facture

Vous pouvez communiquer votre facture de prestation de service papier, c’est-à-dire en main propre. Mais il est aussi possible d’envoyez la facture au client par voie électronique, à condition de respecter strictement l’apparition des mêmes mentions obligatoires que le format papier.

Le format électronique est une bonne pratique, qui vous permettra d’anticiper la réglementation prochaine. En effet, adoptez dès maintenant la généralisation de la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises établies en France, prévue à compter du 1er septembre 2026, et anticipez la transition.