Comment facturer un particulier ?

facturer un particulier

Si votre activité est orientée B2C (Business to Consumer, c'est-à-dire que vous vendez directement au grand public en tant que client final), il existe quelques bonnes pratiques à connaître pour gérer votre facturation. 

En effet, on peut imaginer que le fait de vendre à un particulier a tendance à alléger un peu les procédures comptables. C'est partiellement vrai, mais tout dépend de ce que vous vendez et du montant facturé. Pour y voir plus clair, voyons ensemble quelles sont les règles à respecter pour facturer un particulier.

La règle générale

Pour facturer, il faut obligatoirement disposer d'un numéro SIRET. Autrement dit, être enregistré auprès de l'administration fiscale. Dans le cas où un particulier vend à un autre particulier, comme c'est le cas sur une plateforme en ligne du type Le Bon Coin ou Facebook Market, une brocante ou un vide-grenier, la problématique est complètement différente, et la transaction est soumise à d'autres règles.

Entre une entreprise et un particulier, l’obligation de facturation dépend avant tout de l’opération réalisée.

Les cas les plus fréquents sont les suivants :

  • Pour la vente de marchandises, la délivrance d’une facture est facultative, mais le fournisseur a l'obligation d'en faire une si le client le demande - et ce, quel que soit le montant. Vous pouvez également proposer d'en établir une, libre au client particulier d'accepter ou non.
  • Pour la vente à distance, la délivrance d’une facture est obligatoire. Si vous utilisez votre site web pour faire de la vente en ligne, vous devrez donc vous équiper d'un système de facturation numérique. À noter que la plupart des outils proposent même l'envoi automatique de la facture dès réception du paiement.
  • Pour la prestation de services, la délivrance d’une facture est obligatoire lorsque le montant TTC dépasse 25 euros, ou si le client le demande, et ce, quel que soit le montant.

Les secteurs où la facturation est obligatoire

Au-delà de ces règles générales, il existe également des spécificités selon le secteur d'activité où l'établissement d'une facture est obligatoire. 

C'est par exemple le cas pour :

  • Les travaux immobiliers effectués pour des particuliers dans une habitation ou un logement, que celui-ci soit habité ou non
  • L'hôtellerie
  • Les garages et la réparation automobile
  • Les entreprises de déménagement
  • Les auto-écoles

En principe, une entreprise implantée en France qui réalise une prestation pour un particulier doit facturer de la TVA française. L'implantation de son client particulier à l'intérieur ou en dehors de l'Union européenne est sans incidence. 

Ainsi, si vous vendez des objets, logiciels ou services en ligne, il est important de bien connaître les règles fiscales qui s'appliquent à vous. Prendre conseil auprès d'un comptable reste la meilleure solution pour toute question technique.

Toute infraction à la réglementation liée à la facturation des particuliers est punie d'une amende administrative d’un montant maximal de 3 000 € pour les personnes physiques et 15 000 € pour les sociétés (article L. 131-5 du Code de la consommation). Raison de plus pour maîtriser les subtilités liées à la facturation !

Facture, reçu et relevé de situation : connaissez-vous les différences ?

Pour un particulier, ces mots sont souvent synonymes, mais en réalité, leur sens est très différent pour les professionnels, les comptables et l'administration fiscale.

Une facture est un document que vous envoyez à vos clients lorsque vous souhaitez être payé. Cela se produit lorsque vous réalisez une prestation et êtes en attente du paiement. Les factures sont envoyées aux particuliers qui ne paient pas immédiatement, ou pas en intégralité, lorsqu'une prestation est terminée ou fournie. 

En cas de non-paiement, l'entreprise peut envoyer une ou plusieurs relances avant de passer le dossier en contentieux. C'est alors un avocat ou un cabinet spécialisé dans le recouvrement qui s'occupera du litige, et qui pourra, en plus, appliquer des pénalités de retard aux factures non payées.

Un reçu est un document justificatif qui est remis au client lorsque celui-ci paie immédiatement. C'est le fameux ticket de caisse en supermarché par exemple. Ainsi pour faire une note de frais, généralement le reçu ne sera pas suffisant, et il sera nécessaire de demander une facture pour un repas au restaurant. Le reçu atteste du paiement et doit être conservé par le particulier en cas de litige ou de réclamation.

Un relevé de situation donne un aperçu de l'état du compte à un moment précis. Lorsqu'un particulier doit effectuer des paiements récurrents (un abonnement à un service, des factures de gaz ou d'électricité, une prestation de transport en commun, etc.), le relevé de compte récapitule les transactions passées, celles non encore payées, et peut éventuellement anticiper celles à venir. Lorsqu'il y a un système d'abonnement, le relevé de situation permet de visualiser l'historique des paiements ainsi que les éventuels retards et pénalités.

Les entreprises qui facturent directement les particuliers sont souvent celles qui doivent avoir un volume conséquent de clients. En effet, contrairement au B2B, où les cycles d'affaires sont longs et générateurs de revenus importants, l'entreprise qui travaille en B2C doit privilégier le volume pour développer son activité.

Or, cela signifie plus de factures de moindre montant, mais également plus de temps en gestion administrative et en suivi comptable. C'est pourquoi un logiciel professionnel sera d'une aide précieuse pour passer davantage de temps sur le terrain avec ses clients, plutôt que de tenter de s'y retrouver dans l'établissement et la gestion des factures et des paiements.