Comment numéroter mes factures ?

numérotation facture

La gestion des factures est un enjeu important pour toutes les entreprises, car la manière dont elles sont gérées en dit long sur l'efficience d'une organisation.

L'un des aspects qui peut sembler anecdotique, et qui est pourtant l'un des plus importants, est celui de la numérotation. Vous pensez avoir de la liberté totale en la matière ?

En fait, pas vraiment. La numérotation des factures émises est réglementée par la loi (en particulier par le Code de Commerce et le Code Général des Impôts), et les marges de manœuvre sont assez limitées. Ce qui tombe bien, car en matière de numérotation, la créativité n'a pas sa place. Seule compte l'efficacité. Explications.

Numérotation des factures : les 4 règles de base

Techniquement, vous êtes libre de définir vous-même la numérotation de vos factures. Mais celle-ci rentre dans un cadre bien précis. Pour preuve, les 4 règles suivantes à respecter.

L'incrémentation sans rupture

Cela signifie que les numéros des factures doivent se suivre dans le temps sans comporter aucune rupture. Vous êtes toutefois libre de commencer la numérotation de vos factures à partir de n’importe quel numéro. En revanche, vous devrez incrémenter toutes vos factures suivantes, à partir de ce numéro (1, puis 2, puis 3 ; ou 20, puis 21, puis 22, etc.).

Dans certains cas, il est possible de créer des séries distinctes, comme lorsqu'il y a plusieurs catégories de clients, ou lorsque l'infrastructure en place nécessite des adaptations. Mais l'incrémentation doit toujours être continue. On peut ainsi avoir une série de factures du type A21, A22, A23 pour une business-unit et une autre qui prendrait la forme de B21, B22, B23, etc.

L'ordre chronologique

Chaque nouvelle facture doit toujours porter un numéro « supérieur ​​» à la facture précédente. Cela signifie qu'une facture établie par exemple le 25  mars devra toujours disposer d'un numéro plus grand que celle établie le 20 mars. Ici, l'incrémentation doit suivre la logique chronologique, on parle alors de “numérotation continue et chronologique”. Et si vous ne facturez pas tous les mois, la logique reste la même. En mai, vous aurez la facture C18, puis en juillet, la facture C19. 

L'unicité des numéros

Chaque facture doit être identifiable avec un code unique. Il est donc interdit d'avoir deux factures avec le même numéro. La raison est simple : éviter tout risque de confusion dans la gestion et le traitement des paiements. En cas de contrôle de l'administration fiscale ou de réclamation client, l'unicité des numéros permet de travailler beaucoup plus rapidement, et ce, en conformité avec la réglementation en vigueur.

L'irrévocabilité des factures

À partir du moment où une facture est créée et envoyée, il est impossible de la modifier ou de la supprimer. Cela ne veut toutefois pas dire qu'on ne peut pas corriger une erreur qui se serait glissée dans une facture. Mais il faut d'abord l'annuler d'un point de vue comptable, puis en renvoyer une autre, tout en inscrivant la première dans vos comptes. Cela vaut pour le numéro, mais pas uniquement (montant, détails, description, TVA, etc.).

Comment numéroter ?

numérotation facture

Chaque organisation est libre de numéroter ses factures à partir du moment où les règles fondamentales évoquées ci-dessus sont respectées. Il existe toutefois des bonnes pratiques que vous pouvez adopter. 

Quelques exemples :

  • Commencer chaque facture par la date d'émission suivie du numéro de la facture (par exemple 20191201-98 pour la facture nº98 de l'année émise le 1er décembre 2019). C'est ainsi beaucoup plus facile à gérer et à rechercher dans un système comptable.
  • Réinitialiser son compteur à la fin de chaque exercice fiscal : s'il se termine le 31 décembre, la dernière facture de l'année pourra être 2019-345, et celle de l'année suivante 2020-001.
  • Il est aussi possible de faire cette réinitialisation à la fin de chaque mois, sous réserve d’inclure année-mois dans la numérotation.

Et pour les devis et les avoirs ?

Si une facture envoyée ne peut pas être supprimée ou modifiée, on peut toutefois l'annuler avec un avoir.

Les avoirs suivent les mêmes règles de numérotation que les factures traditionnelles, mais on leur donne une numérotation spécifique avec leur compteur propre. Les avoirs seront différenciés des factures en utilisant un préfixe à part entière. 

Concernant les devis, contrairement aux factures, vous disposez d'un peu plus de liberté et de flexibilité. Juridiquement, vous n’êtes pas obligé de les numéroter. C'est toutefois mieux de le faire afin d'effectuer un meilleur suivi commercial. Vous pouvez aussi faire référence au numéro du devis au moment d'envoyer la facture. Cela permet d'éviter que des informations se perdent en route.

Quel outil utiliser pour numéroter mes factures ?

La bonne nouvelle : aucun n'est obligatoire. Vous pouvez faire et numéroter vos factures à la main, ou dans un document Word ou Excel. Maintenant, la mauvaise nouvelle : c'est probablement la pire solution pour votre organisation à moins d'avoir un volume très limité de factures.

En effet, l'utilisation d'un logiciel comptable est fortement recommandée pour gérer ses factures. Car au-delà de la simple numérotation, il possède également de nombreuses fonctionnalités très utiles pour optimiser la gestion des factures (suivi et relance automatique, paiement en ligne, trésorerie, archivage, conformité, etc.). 

Si numéroter ses factures n'est donc pas un travail complexe, il ne peut se faire sans un certain formalisme. En effet, la numérotation de ses factures est très utile au moment de faire tous les suivis nécessaires au bon management de l'organisation. De la gestion des relances clients à l'établissement des comptes annuels, des factures bien numérotées sont avant tout synonymes d'entreprise bien gérée !