Le rapport prévisionnel des ventes : mode d’emploi

Planifier la prévision de ses ventes est essentiel pour développer son entreprise et tenir le cap. En effet, un prévisionnel de vente offre une vision globale du nombre de futures ventes à venir sur une période bien définie.

Vous avez ainsi une estimation de ce qu’il peut se passer dans le futur grâce à des données du passé, afin d’avancer plus sereinement et stimuler la performance de vos équipes commerciales.

Le rapport prévisionnel des ventes ? Un outil indispensable pour piloter votre entreprise, quels que soient sa taille et son domaine d’activité, via des prévisions de vente concrètes, fiables, et surtout réalisables !

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Le rapport prévisionnel des ventes, c’est quoi exactement ?

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Un prévisionnel de vente est un outil ayant pour objectif de connaître les potentielles ventes des mois à venir. Ce rapport peut être défini de façon mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, afin d’anticiper les ventes des commerciaux.

Bien qu’il ne soit pas une source sûre et certaine à 100%, une fois armé des informations de ce rapport prévisionnel, vous êtes à même d’identifier les éventuels blocages de votre stratégie, d’étudier les possibilités pour y remédier et, bien sûr, de réagir ! De plus, votre reporting commercial sera plus fiable, car vous pourrez matérialiser la donnée afin de mesurer efficacement la performance de votre activité.

Bien pensé, et associé à des prévisions précises en matière de vente, le rapport prévisionnel des ventes vous permet de vous concentrer plus sereinement sur la croissance de votre entreprise sans perdre de temps à répondre aux problématiques quotidiennes en termes de ventes et de marketing.

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Un rapport prévisionnel des ventes, pour quoi faire précisément ?

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Le prévisionnel des ventes va vous guider sur trois axes importants pour gérer votre entreprise plus efficacement et gagner en agilité :

• L’identification des problèmes potentiels

Un rapport prévisionnel des ventes vous permet de repérer les difficultés potentielles en amont. Et c’est grâce à cette visibilité que vous aurez en votre possession suffisamment de temps pour agir en conséquence et ainsi contourner ces obstacles.

Résultat, vos prises de décision seront facilitées, car vous serez plus à l’aise pour comprendre une éventuelle chute des ventes de vos équipes commerciales via une analyse précise de vos prévisions.

De plus, si vous repérez un prévisionnel de vente disons à 60% en fin de mois, cela signifie que vous prévoyez de remplir 60% de votre objectif mensuel. En fait, plus vous estimez en amont, plus il vous est possible de réagir rapidement. Par exemple, vous pouvez mettre en place des offres commerciales spécifiques, ou encore réactionner les leads qui sont en stand-by.

• La gestion des besoins humains et des ressources

Grâce au rapport prévisionnel des ventes, et la vision qui en découle sur la croissance de votre entreprise, analyser vos besoins humains et/ou matériels devient plus facile. Une fois de plus, vous pouvez anticiper vos prises de décision en termes d’embauche et de gestion des ressources et/ou stocks en constatant rapidement qu’à une période donnée, vous subirez une hausse de la demande par exemple.

Idem, dans le cas contraire, si une baisse d’activité se profile, vous serez en mesure de mettre en pause votre phase de recrutement, et savoir que, dans un tel cas, le moment sera propice pour vous axer sur d’autres projets pour générer un possible regain de ventes.

• La stimulation de la performance de votre entreprise

Vous avez planifié vos ventes, ainsi que vos besoins humains et vos ressources ? Parfait, à présent, vous savez où avancer et où concentrer vos efforts. Votre rapport prévisionnel des ventes va vous guider sur l’essentiel : identifier vos principaux objectifs.

Sous forme de tableau de visualisation, vous avez toutes les cartes en main pour encourager vos commerciaux à atteindre les objectifs fixés. Ce qui représente de surcroît un excellent vecteur de motivation pour vos équipes.

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Comment faire un rapport prévisionnel des ventes ?

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Vos équipes commerciales ont besoin d’agir vite en fonction des opportunités d’affaires qui se présentent à elles. Et une prévision des ventes bien calculée est un atout majeur pour vous donner une ligne directrice à suivre pour mieux l’appréhender.

Pour obtenir un rapport prévisionnel des ventes fiable, l’usage d’un CRM (Customer Relationship Management) est fortement recommandé. Il existe à ce jour des logiciels de gestion d’entreprise faciles d’utilisation pour simplifier considérablement votre quotidien.

Car, si la prévision des ventes a pour principal objectif de tirer des données précises et réalistes, les rapports estimés manuellement sont trop souvent source d’erreurs humaines. Il faut dire que cette mission est aussi particulièrement chronophage pour les équipes dédiées à les établir !

Un puissant logiciel CRM permet une automatisation de ce processus afin de déterminer des prévisions de ventes fiables. Ces données vous permettent de définir les moyens humains et financiers à mettre en place pour atteindre vos objectifs via :

• Des quotas individuels, mais aussi d’équipe (les performances étant ainsi évaluées au regard d’objectifs mesurables)
• Un process de vente bien structuré et un suivi attentif (les commerciaux respectent les mêmes étapes de traitement d’une opportunité)
• Une base de données saine, et régulièrement mise à jour, pour un suivi idéal des opportunités d’affaires)
• Des engagements plus concrets de vos équipes commerciales (si un collaborateur n’atteint pas ses objectifs, vous prenez la main pour analyser la situation, afin que le prévision des ventes ne reste pas théorique)

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Le rapport prévisionnel des ventes, un outil fiable à 100% ?

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Non, inutile de se voiler la face, bâtir des prévisions de ventes solides peut s’avérer difficile face à certains facteurs internes dans l’entreprise et des éléments externes difficilement contrôlables.

Recrutements, fins de contrats, modification en matière de commissions sont autant de facteurs pouvant interférer sur les prévisions. Par exemple, si un commercial quitte votre entreprise, votre chiffre d’affaires risque fort de baisser (à moins que vous disposiez d'un véritable vivier de nouvelles candidatures !).

Néanmoins, si vous utilisez un CRM, il est bien rare d’être confronté à ce genre de problème. En effet, avec cet outil, si un commercial quitte l’entreprise, tous ses dossiers sont pris en charge par un autre collaborateur en toute transparence. Grâce au CRM, vous n’aurez aucune perte d’informations.

De même, si vous décidez d’appliquer une modification quant à la commission de vos équipes commerciales, par exemple une commission conditionnée par le taux de rétention des clients, le chiffre d’affaires sera susceptible de varier. Vos commerciaux se montreront alors plus sélectifs dans la conclusion des ventes (bien que les bénéfices augmenteront de nouveau une fois de nouveaux clients fidélisés).

Les facteurs externes influençant votre rapport prévisionnel des ventes sont aussi à prendre en compte : évolution de la concurrence et du marché, environnement économique  instable, changements législatifs, évolution de l’offre et saisonnalité sont autant d’éléments à ne pas perdre de vue.

Il est par exemple évident qu’en période de croissance économique favorable aux entreprises, ces dernières vont investir davantage. À l’inverse, si cette dernière stagne, le cycle de vente aura tendance à s’allonger et les négociations à se resserrer...

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Comment réussir son rapport prévisionnel des ventes ?

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Tout d’abord, pour garantir un rapport prévisionnel des ventes fiable, vous devez être particulièrement attentif à certains points importants. Il est essentiel de suivre un process très clair et harmonisé sur l’ensemble de l’équipe commerciale (standardisé ou affiné par le commercial lui-même).

De plus, vous devez analyser l’historique afin de connaître les taux de conversion par typologie de leads et les étapes d'avancement dans le pipeline. Car c’est l’estimation de la date d’échéance qui affinera le prévisionnel.

Dans tous les cas, il faut donner la main aux commerciaux pour affiner le montant de l’opportunité.

Enfin pour calculer le rapport prévisionnel des ventes, il existe deux méthodes efficaces :

• Le calcul du pourcentage sur chacune des étapes, ce qui assure une solution standardisée pour l’ensemble de l’équipe commerciale.
• La mise en place d’un pourcentage de réussite sur chacune des opportunités pour chaque commercial, ce qui permet de réaliser une solution la plus affinée possible.

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Une bonne organisation de votre CRM vous aidera à obtenir un rapport de vente prévisionnel concret et fiable. Pour cela, il est essentiel de bien préparer vos pipelines de prospection et d'attribuer le pourcentage le plus juste possible sur les étapes de vos pipelines.

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Nul doute, établir un rapport prévisionnel des ventes est un atout considérable pour développer le chiffre d’affaires de votre entreprise. Si prévoir et planifier vos ventes peut s’avérer être un travail d’équilibriste, s'appuyer sur un logiciel CRM est indispensable pour un pilotage optimal de votre cycle de vente.

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En automatisant les process, mais aussi en éditant des rapports de performance, vous serez en mesure de dévier vos ressources avec plus de précision vers les opportunités d’affaires les plus prometteuses.

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À vous de jouer pour que vos commerciaux ne peinent plus à formuler des prévisions de vente concrètes et réalistes !