Pourquoi la dématérialisation de documents est-elle la nouvelle norme ?

Estelle Gaveriaux, Content Specialist chez GetAccept, spécialiste en signature électronique et gestion des contrats, apporte quelques éléments de réponse autour de l’intérêt de la dématérialisation de documents.

Mars 2020 : la crise sanitaire fait surface et impose ses nouvelles normes. Bonjour le télétravail et les nombreux changements dans les entreprises ! Face à un tel contexte, une seule solution s’impose : accélérer le processus de transformation digitale pour donner à chacun la possibilité de travailler dans de bonnes conditions et préserver la communication au sein des équipes.

Un peu de contexte…

Le constat est sans appel : les entreprises qui avaient déjà entamé un processus de digitalisation avant la crise ont fait preuve d’une grande adaptabilité ! Les autres ont eu un déclic : il n’y a pas de télétravail sans dématérialisation. D’où l’importance d’investir davantage dans le digital.

2 ans plus tard, on reste sur la même dynamique. Preuve en est, selon une étude Forrester :

L’Europe devrait augmenter de 5,4 % ses dépenses technologiques et les dépenses IT devraient atteindre 1.140 milliard d’euros au cours de 2022. 

Mais quand on parle dématérialisation, à quoi fait-on référence ? 

À la dématérialisation de documents bien sûr ! Entre nous, télétravailler quand on n'a pas accès à nos ressources habituelles, ce n’est pas l’idéal, n’est-ce pas ? À l'exception de quelques secteurs réglementés (avocats, experts comptables, architectes, médecins…), il n’y a aucune règle qui spécifie d’avoir des documents papiers. 

Concrètement, dématérialiser un document revient à remplacer un format papier par un format numérique. Que ce soit un contrat de travail, une proposition commerciale ou une facture : tous les documents sont accessibles en ligne. Et ça, ça change la vie !

Afin de garantir le stockage et la sécurité des documents dématérialisés, le recours à un coffre-fort numérique permet plus de sérénité.

Quels sont les avantages de la dématérialisation de documents ?

• Plus d’économies

Dématérialiser un document c’est avant tout moins de dépenses. Plus besoin d’acheter du papier ni même d’investir dans une imprimante et de l’encre. 

En cumulé, une étude Gartner estimait que rien que les coûts liés à l’achat du papier pouvaient représenter quasiment 3% du CA annuel d’une entreprise.

•  Praticité

Qui n’a jamais égaré un bulletin de salaire ou un contrat important ? S’ils sont mal classés et rangés, les documents papiers peuvent vite disparaître. Avec la dématérialisation, vous pouvez stocker tous vos documents au sein d'une même plateforme. De quoi faciliter le partage de contenus et la communication au sein d’une entreprise. 

Autre élément important : la signature de documents. Imaginez que vous devez signer un contrat de travail : si celui-ci est sous format numérique vous pouvez le signer électroniquement en quelques clics. Plus de contraintes de temps, de lieu et de support ! 

• Automatisation et création de documents sur mesure

De nombreux logiciels de création de contenus fleurissent ! Leur plus value ? Ils permettent d’automatiser le processus de production de documents en collectant notamment les données de votre CRM. Finies les pertes de temps inutiles, vos collaborateurs gagnent en productivité et peuvent se concentrer sur les tâches essentielles. 

En parallèle, l'automatisation limite le risque d’erreurs sur les documents. Pour des documents tels que les devis, qui contiennent beaucoup d’informations, il n’y a pas de débat. Mieux vaut avoir des documents dématérialisés ! 

Qu’en pensent les équipes de vente ? 

Voilà un chiffre qui en dit long sur le quotidien des commerciaux :

Ces derniers passent seulement ⅓ de leur temps à vendre.

En cause : les nombreuses tâches administratives qu’ils doivent gérer tout au long du cycle de vente. D’ailleurs, l’étape du closing est de loin la plus significative.

À chaque signature il faut envoyer la proposition au client avant qu’il ne l’imprime , la signe et la scanne avant de la renvoyer… Quel processus chronophage !

Heureusement, le passage au digital permet de dématérialiser peu à peu les devis, contrats et propositions commerciales. Et le contexte y est pour beaucoup. Selon une étude Uptoo, en 2 ans de crise sanitaire, la vente s’est davantage digitalisée qu’elle ne l’avait fait depuis 10 ans.

Bonne nouvelle pour les commerciaux qui bénéficient de nouveaux outils, parmi eux la signature électronique. Un processus rapide, légal et sécurisé qui a une influence directe sur la durée du cycle de vente. En moyenne, c’est 8 jours en moins ! 

Comment ça fonctionne ? Le client reçoit le contrat ou la proposition par e-mail ou par SMS. Il n’a qu’à faire défiler le contenu avant de cliquer sur “signer”.

Vous l’aurez compris, la signature électronique améliore l’expérience d’achat : tous les clients peuvent signer de n’importe où, peu importe l’appareil utilisé et le moment choisi.

Enfin, certains logiciels mettent l’accent sur le design et la personnalisation de votre contenu. En plus d’être rapides à signer, vos documents sont professionnels et engageants : la combinaison parfaite pour vendre plus !

Et la valeur juridique dans tout ça ? 

Avant d’investir dans un logiciel de signature électronique , assurez-vous qu’il respecte le règlement européen eIDAS. Celui-ci distingue 3 niveaux de signature :

• la signature électronique simple : le signataire valide son consentement en cochant une case ou en cliquant sur un bouton,
  
• la signature électronique avancée, qui doit répondre à plusieurs exigences parmi lesquelles la vérification de l’identité du signataire, l’exactitude de l’origine des données fournies par ce dernier et l'inaltérabilité du document,
• La signature électronique qualifiée : obtenez en plus un certificat qualifié relatif à la signature. Pour un niveau de sécurité maximal !

Jetez également un coup d'œil du côté du RGPD pour garantir la protection de vos données personnelles.

Le mot de la fin

Le digital n’est plus une option ! Malgré une transition brutale, les entreprises ont su se réinventer et miser sur les bons outils. Dématérialisation de documents, signature électronique, vente en ligne : il y a vraiment un avant/après 2020.

Qu’on le veuille ou non, le digital a lui aussi ses propres limites, tout l’enjeu de notre société étant de doser son utilisation pour n’en percevoir que les bénéfices (ou presque). Dans la vente, nous en sommes sûrs : l’humain doit primer sur le 100% numérique. Affaire à suivre…