Recouvrement : les 5 étapes d’une relance réussie pour limiter les impayés

Pour les entreprises, le recouvrement est souvent le nerf de la guerre. Coûteux en temps et en argent, les retards et impayés freinent la croissance. Découvrez comment une bonne stratégie et de bons outils peuvent vous en prémunir.

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Préparer un bon dossier

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C’est vraiment la base d’un recouvrement réussi, car plus solide sera votre dossier, plus élevées seront vos chances de gagner dans un éventuel contentieux.

Aujourd'hui, les outils digitaux vous apportent de nombreuses clés pour compiler un bon dossier de recouvrement.

La première étape est celle du KYC. Cet acronyme américain signifie Know Your Customer. On parle ici de la démarche de vérification de l’entreprise cliente. Qui est-elle ? Est-elle solvable ? A-t-elle les reins solides ?

Des outils simples permettent de vérifier l'existence de la société et d'obtenir des informations vitales quand vous décidez du crédit à lui accorder. La société est-elle récente ? En redressement judiciaire ? Quel est son bilan ? Autant d’informations qu’il vaut mieux vérifier avant d’entrer en relation commerciale.

La deuxième étape, essentielle, est celle de la sécurisation du contrat. Il s’agit ici d’apporter les preuves de l’exécution de la prestation ou de la livraison des marchandises.

Là encore, des outils modernes peuvent améliorer fortement la robustesse de vos arguments avec :

• Un suivi des échanges email et de documents via un outil de tracking (vous pourrez alors prouver facilement que le client a bien consulté les échanges et à quel moment. Un vrai outil contre les arguments de mauvaise foi).
• La signature électronique des documents, devis et conditions de vente, infiniment plus sûre et rapide à utiliser que la signature manuelle (quand cette dernière vous est envoyée par email après un scan par votre client par exemple).
• Le suivi de vos actions de livraison, notamment la signature du bon de livraison ou la preuve du transporteur

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Si vous disposez de tout cet historique, ainsi que d’un document signé avec une valeur juridique certaine, vous avez déjà de quoi vous défendre efficacement.Mais ce n’est cependant pas suffisant, les étapes suivantes devant également être accomplies.

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Relances aimables par email

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C’est l’étape de départ de la stratégie de recouvrement. Elle doit démarrer en amont du retard, c’est à dire quelques temps avant l’échéance de la facture.

Cette étape commence généralement avec un langage assez mesuré (“sans doute s’agit-il d’un simple oubli ?”), car il ne s’agit pas encore d’une étape contentieuse.

La relance par email se poursuit après la date d’échéance, avec bien entendu un ton qui devient moins conciliant.

Bien entendu, la rédaction de ces messages doit faire l’objet d’une véritable réflexion en interne : comme le dit le dicton, “Le client est Roi”, et il s’agit de trouver un bon équilibre entre fermeté et sens commercial.

Il est en tout cas essentiel que ce cycle de relances email soit enregistré avec un tracking des actions du client. Il sera difficile pour lui de prétendre l’ignorance si vous pouvez prouver qu’il a bien lu vos emails.

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Relances aimables par courrier simple

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Quand le scénario de relance par email est épuisé et que le client n’a toujours pas payé, le dossier va entrer dans sa phase réellement contentieuse.

La première étape consiste à envoyer une relance par courrier postal, sous la forme d’un courrier simple.

Vous pouvez bien sûr effectuer cette démarche à l’ancienne, mais des logiciels comme Sellsy vous permettent de piloter cette démarche directement en ligne.

En quelques clics, vous envoyez votre courrier papier depuis le logiciel, en bénéficiant de données probantes que l’envoi a bien été effectué.

À ce stade, votre client devrait réagir et, à minima, échanger avec votre service comptable.

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Mise en demeure formelle par courrier recommandé (LRAR)

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Le client ne répond pas ? Le retard devient important ? Il est temps de passer aux choses sérieuses avec une mise en demeure formelle envoyée en lettre recommandée (LRAR).

Là aussi, vous pouvez gérer cette action manuellement, mais avec la complexité de devoir vous déplacer à La Poste et de suivre les justificatifs papier, notamment l'accusé de réception.

Encore une fois, Sellsy vous permet d’envoyer votre mise en demeure en ligne, et vous mettra à disposition la preuve de dépôt comme l’accusé de réception.

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Activation des actions légales en contentieux  

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Le client est apparemment décidé à ne pas payer ? Il est temps d’activer les actions de recouvrement que la loi vous propose.

Selon le montant de la créance et la nature du client, de nombreuses options s’offrent à vous. Dans les faits, la première étape est d'agir en justice devant le juge de proximité, le tribunal d’instance ou le tribunal de grande instance, selon le montant de la dette, afin d'obtenir du juge une injonction de payer et un titre exécutoire.

L’autre option est de faire appel à un professionnel du recouvrement qui va s’occuper, contre commission, d’actionner les démarches nécessaires.

Dans tous les cas, le succès de votre recouvrement, et donc le paiement de vos créances, dépendra de la qualité de votre dossier.

Si votre client est solvable et que vous avez respecté les étapes ci-dessus, vous avez de fortes chances de vous faire payer, et de voir vos frais de recouvrement remboursés.