Un fichier Excel, Word ou PDF, est-ce vraiment une facture électronique ?

Ces dernières années, on entend parler de “facture électronique” à tout bout de champ. Et pour cause : d’ici 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises françaises.

Mais entre “facture électronique”, “facture numérique”, “facture digitalisée” ou “facture dématérialisée”, les termes s’emmêlent souvent.

Une question revient sans cesse :

“Si j’envoie ma facture au format PDF ou Excel par e-mail, est-ce une facture électronique ?”

La réponse est non, du moins pas au sens légal du terme. Et cette nuance est essentielle, car elle détermine si votre entreprise sera conforme à la future réglementation.

Alors, quelle est la vraie différence ? Et pourquoi une simple facture PDF n’est-elle pas suffisante ?

Faisons le point.

D’abord, clarifions les termes

Avant d’entrer dans le détail, il faut savoir que dans le langage courant, plusieurs mots sont utilisés comme synonymes : facture électronique, facture digitalisée, facture numérique, facture dématérialisée…

Pourtant, ils ne veulent pas du tout dire la même chose.

La facture “digitalisée” ou “numérisée”

C’est une facture créée ou transformée sous format électronique.

Par exemple :

• une facture créée dans Word, Excel ou PDF.
• ou une facture papier scannée pour être envoyée par e-mail.

En clair, c’est une copie numérique d’une facture.

Elle facilite le stockage, la consultation ou l’envoi, mais elle n’offre aucune garantie technique :

• rien n’empêche sa modification,
• il n’y a pas de signature électronique,
• ni de vérification d’authenticité ou d’intégrité.

C’est donc un document “numérique”, mais pas une facture électronique au sens de la loi.

La facture électronique (au sens réglementaire)

Une véritable facture électronique est émise, transmise et reçue dans un format structuré (comme Factur-X, UBL ou CII), lisible à la fois par l’humain et par les systèmes informatiques.

Elle est sécurisée par des mécanismes techniques garantissant :

• l’authenticité de son émetteur.
• l’intégrité du contenu.
• et la traçabilité complète de chaque étape (émission, transmission, réception, archivage).

Autrement dit : la facture électronique n’est pas seulement un “fichier numérique” ; c’est un document certifié, normé et interopérable.

Pourquoi cette confusion ?

L’erreur vient du fait que, depuis des années, les entreprises ont pris l’habitude d’envoyer leurs factures par e-mail en PDF. C’était déjà une avancée : moins de papier, moins de frais d’envoi, un archivage plus simple.

On a donc parlé de “facture numérique”, voire de “facture électronique”, par abus de langage.

Mais aujourd’hui, la réglementation française (et européenne) va beaucoup plus loin. La facture électronique, celle qui deviendra obligatoire à partir de 2026, repose sur un échange de données structurées entre systèmes informatiques — pas sur un simple PDF.

En d’autres termes : Envoyer une facture en PDF par e-mail, c’est numérique. Envoyer une facture en format structuré via une plateforme agréée, c’est électronique.

Le cadre légal : ce que dit la réglementation

La généralisation de la facture électronique découle de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021.

Son objectif est double :

1. Lutter contre la fraude à la TVA,
2. Simplifier et automatiser les échanges entre entreprises et administrations.

Pour y parvenir, la loi impose que :

• toutes les factures soient émises et reçues sous format électronique structuré,
• les données essentielles soient transmises à l’administration via le Portail Public de Facturation (PPF),
• et que seules les plateformes agréées (PA, ex-PDP) ou compatibles puissent échanger ces données.

Ce dispositif permettra à terme un suivi en temps réel des flux de facturation et une automatisation de la déclaration de TVA.

Ainsi, une facture PDF envoyée par e-mail ne répond à aucun de ces critères : elle n’est ni structurée, ni sécurisée, ni interopérable.

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Facture PDF vs facture électronique : le comparatif

Maintenant que la différence de principe est plus claire, voyons concrètement ce que cela change dans la pratique.

Car entre une facture envoyée en PDF et une facture électronique conforme, les écarts ne sont pas qu’une question de format : ils touchent à la sécurité, à la traçabilité, à la conformité… et même à la manière dont vos outils communiquent entre eux.

Autrement dit, il ne s’agit pas seulement d’un changement “technique”, mais d’un nouveau mode d’échange entre entreprises.

Voici un aperçu comparatif des principales différences :

Pourquoi ce changement est-il important ?

Derrière cette réforme, il n’y a pas seulement une contrainte administrative, mais une opportunité réelle de modernisation.

Pour les entreprises :

• Moins de saisie manuelle : les données sont directement intégrées dans les outils comptables.
• Moins d’erreurs : plus de fautes de frappe ni de doublons.
• Plus de traçabilité : chaque facture est suivie et archivée automatiquement.
• Un gain de temps considérable : traitement automatisé, rapprochement plus rapide, meilleure visibilité sur la trésorerie.

Pour l’État :

• Lutte contre la fraude à la TVA (estimée à plusieurs milliards d’euros par an).
• Suivi en temps réel de l’activité économique, permettant une meilleure anticipation des politiques publiques.

Et la “facture digitalisée”, on la garde ?

Oui, mais pas pour très longtemps. Les factures PDF, Excel ou Word continueront d’exister pendant une phase transitoire — notamment pour les entreprises non encore raccordées à une plateforme agréée. Cependant, à terme, elles seront progressivement remplacées par des factures électroniques conformes.

Pour ne pas être pris de court, il est donc essentiel de :

• vérifier que votre logiciel de facturation est prêt pour le nouveau format.
• vous assurer qu’il sera connecté au Portail Public de Facturation.
• et former vos équipes à la gestion de ces nouveaux flux.

Un exemple concret pour bien comprendre

Prenons deux situations très simples :

• Cas 1 : Julie crée sa facture dans Word, l’enregistre en PDF et l’envoie par e-mail à son client. Sa facture est “numérique”, mais pas “électronique” : aucune garantie de sécurité ni d’intégrité.
• Cas 2 : Julien utilise une Plateforme Agréée (PA) par la DGFiP. Le logiciel génère automatiquement la facture au format structuré (Factur-X, UBL ou CII selon le cas), l’envoie de façon sécurisée et interopérable à son client, puis transmet les données de TVA au Portail Public de Facturation (PPF). Il s’agit cette fois d’une véritable facture électronique, conforme au cadre légal, traçable et intégrée dans l’écosystème officiel de la facturation électronique.

Préparez-vous à la facture électronique

La généralisation de la facture électronique n’est plus une question de “si”, mais de “quand”.

Et ce “quand”, c’est bientôt.

Voici les points essentiels à retenir :

• Une facture PDF n’est pas une facture électronique.
• La facture électronique repose sur un format structuré, sécurisé et conforme à la réglementation.
• À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.
• Et dès septembre 2027, l’émission deviendra obligatoire pour l’ensemble du tissu économique français.

Le premier pas, c’est de choisir une solution adaptée : un logiciel reconnu comme Plateforme Agréée (PA) ou une Solution Compatible (SC) connectée à une PA.

C’est la seule manière d’assurer que vos factures seront correctement transmises, lisibles par vos clients et conformes aux exigences de la DGFiP.

Des solutions comme Sellsy — déjà Plateforme Agréée (PA) — permettent dès aujourd’hui de générer, envoyer et recevoir des factures électroniques tout en assurant la transmission automatique des données de TVA au Portail Public de Facturation (PPF).

Rappelez-vous, ce passage à la facture électronique marquera une étape clé dans la transformation numérique des entreprises.

Mais attention : digitalisation ne veut pas dire facturation électronique.

Alors, la prochaine fois qu’on vous dira :

“J’envoie mes factures par e-mail, donc je suis déjà en facture électronique…”

Vous saurez quoi répondre.