Ce que vous devez savoir pour optimiser votre facturation

A savoir pour optimiser votre facturation

La facture électronique peut légalement remplacer une facture papier depuis 2001 (directive européenne n°2001-115 du 20 décembre 2001). Outre l'économie de papier, cette dématérialisation implique un certain formalisme à respecter. Le logiciel de facturation s'avère alors un précieux allié pour les TPE.

Facture électronique : quelles mentions obligatoires ?

Pour avoir une valeur légale, une facture électronique doit être transmise dans un format qui (au choix) :

  • Respecte la norme EDI (ex : XML, Idoc, SAP)
  • Est non modifiable (ex : PDF)

Les mentions suivantes doivent y figurer obligatoirement :

  • Date d'émission
  • N° de facture Elle doit suivre une séquence chronologique, par exemple : AAAA-MM-01
  • Date de la vente ou de la prestation de service
  • Identité de l'acheteur :
    • Nom (ou dénomination sociale)
    • Adresse du siège social de l'entreprise ou du domicile du particulier (sauf opposition de ce dernier)
  • Identité du vendeur ou du prestataire de service :
    • Si vous êtes entrepreneur individuel : nom, prénom et éventuellement nom commercial
    • Si vous êtes une société : dénomination sociale + n° de SIREN ou SIRET + forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS)
    • Si vous êtes commerçant : n° de RCS + nom de la ville du greffe d'immatriculation
    • Si vous êtes artisan : n° du Répertoire des métiers + n° de SIREN + n° du département d'immatriculation
    • Dans tous les cas : adresse du siège social et nom de l’établissement
  • N° de TVA du vendeur (et du client s'il est hors France)
  • Désignation du produit ou de la prestation
  • Prix unitaire HT ou taux horaire HT
  • Taux de TVA + montant total de la TVA
  • Somme totale à payer HT et TTC
  • Date d'échéance du paiement (avec éventuelles conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ou de pénalités en cas de non-paiement dans les temps)

Le logiciel de facturation, un levier de rentabilité pour l'entreprise

Généralement intégré dans votre outil CRM, le logiciel de facturation accélère le processus de paiement. Outre une gestion simplifiée de votre trésorerie, il offre de nombreux autres avantages :

  • Sécurité : toutes les mentions obligatoires sont présentes
  • Gain de temps : le passage du devis en facture se fait en 1 clic
  • Fiabilité : les erreurs humaines liées aux manipulations fastidieuses de tableaux Excel et documents Word ne sont plus à l'ordre du jour
  • Clarté : vous identifiez en un clin d’œil les factures réglées ou en attente de paiement
  • Productivité : vous vendez au forfait ou à l'abonnement ? La génération et l'envoi automatique de factures facilitent les paiements récurrents et la facturation à grande échelle
  • Traçabilité : grâce au tracking d'e-mail, vous savez si votre facture a été ouverte ou non. Vous pouvez ainsi adapter votre relance
  • Transparence : vos collaborateurs peuvent annoter des commentaires
  • Personnalisation : vous pouvez ajouter le logo de votre société