Facture récurrente : de quoi il s’agit et comment la créer ?

Sommaire

Connaissez-vous la facture récurrente ? Peut-être que le terme vous est peu familier, mais vous y avez certainement déjà été confronté en tant que client.

En effet, lorsque vous recevez la facture de votre abonnement internet, de votre salle de sport ou encore de vos transports en commun, il s’agit bien souvent de factures récurrentes, que vous payez régulièrement. Les entreprises et les fournisseurs utilisent ce type de facturation pour générer des paiements automatiques qui se répètent, généralement chaque mois ou selon un cycle défini.

Avec Sellsy, découvrez des conseils et des astuces pour créer facilement votre propre facture récurrente et ainsi simplifier au maximum la gestion de votre trésorerie.

Qu’est-ce qu’une facture récurrente ?

Ces dernières années, on assiste à un changement dans notre façon de consommer : au lieu d’acheter des biens, on préfère les utiliser. C’est pourquoi les options de leasing (location avec option d’achat) et de crédit-bail sont devenues très populaires pour les équipements des entreprises. Dans ce contexte, la facturation est souvent une opération coûteuse pour l’entreprise : elle mobilise du personnel, prend du temps et nécessite des ressources.

Pour optimiser la gestion automatisée des paiements réguliers, la solution idéale est de proposer à vos clients la facture récurrente. Avec les factures régulières, les entreprises peuvent gagner du temps et facturer leurs clients de manière prévisible, sans avoir à créer chaque facture manuellement.

Le principe de la facture récurrente est simple : facturer automatiquement le même produit ou service au même client, chaque mois et au même prix. Ce type de facturation est particulièrement adapté aux services et aux abonnements, en sollicitant un paiement récurrent mensuel au client. De plus, la facturation récurrente permet de suivre facilement les paiements et d’anticiper les rentrées d’argent, offrant ainsi une gestion de trésorerie plus efficace.

Pourquoi opter pour les factures récurrentes ? Les avantages clés :

Recourir aux factures récurrentes présente de nombreux avantages pour les entreprises. Voici pourquoi vous devriez envisager cette solution :

Gain de temps : plus besoin de créer manuellement chaque facture. Grâce à l’automatisation, vous réduisez considérablement vos coûts administratifs.
Paiements réguliers : les factures récurrentes garantissent une rentrée d’argent constante, facilitant ainsi des prévisions de trésorerie plus précises.
Suivi simplifié : les paiements sont plus faciles à gérer, ce qui diminue le risque d’erreurs de facturation et de retards de paiement.
Stabilité financière : permet d’anticiper les flux de trésorerie et de mieux planifier les finances de l’entreprise sur un plus ou moins long terme.
Fidélisation de la clientèle : en proposant une solution de paiement pratique, vous améliorez la satisfaction de vos clients, ce qui favorise leur fidélité.

Pour vosclients, les factures récurrentes offrent également plusieurs avantages :

Facilité de paiement : le processus de paiement devient fluide, pratique et sans effort pour les clients.
Renforcement de la confiance : en simplifiant les paiements, vous contribuez à solidifier la relation avec vos clients.

Quelles sont les mentions obligatoires dans les factures récurrentes ?

Les mentions obligatoires dans les factures récurrentes sont les mêmes que pour les factures classiques :

Identité des parties : nom, adresse de livraison et de facturation et coordonnées complètes de l’émetteur (votre entreprise) et du destinataire (client), numéro de SIRET.
Numéro de facture : la numérotation des factures doit être unique, chronologique et sans interruption.
Date d’émission : date à laquelle la facture est créée, en plus de la date de la première émission pour les factures récurrentes.
Description des services ou produits facturés : que ce soit pour une livraison de biens, une prestation de services ou une transaction mixte, il faut le détail précis de chaque produit ou service (quantité, marque, référence, matériaux, etc.).
Conditions de paiement : délai et mode de paiement (virement, prélèvement automatique, etc.), avec les pénalités de retard éventuelles.
Montant HT et TTC : détail du montant hors taxe (HT), taux et montant de la TVA, ainsi que le total TTC (toutes taxes comprises).
Option pour la TVA sur les débits : choisir cette option permet à l’entreprise de rendre la TVA exigible dès le débit du compte client ou de trésorerie, c’est-à-dire au moment de l’émission de la facture, indépendamment de la réception du paiement.
Garantie légale de conformité de 2 ans : depuis 2021, les factures doivent mentionner l’existence et la durée minimale de cette garantie pour certains biens, selon le décret du code de la consommation en vigueur.

Les factures récurrentes doivent comporter des mentions spécifiques, en plus des informations habituelles, notamment :

Fréquence de la facturation : préciser la périodicité (hebdomadaire, mensuelle, etc.) pour informer le client du caractère récurrent de la facture.
Montant facturé pour chaque période : mentionnez le montant récurrent qui sera débité à chaque échéance et les conditions de paiement de celui-ci.
Prochaine date d’échéance : date de la prochaine facture ou du prochain paiement pour anticiper les échéances.
Durée de l’engagement : ajoutez la durée totale de l’engagement ou la date de fin de la facturation récurrente, si elle est déterminée.
Conditions de résiliation : informations sur la fin de la récurrence et les modalités pour annuler ou résilier le service.

Meilleures pratiques à suivre pour optimiser votre facture récurrente

Lorsqu’il s’agit de facturation, les modèles Excel peuvent être utiles pour certains types de factures. Cependant, pour la création de factures récurrentes, il est préférable d’utiliser un logiciel spécialisé.

En effet, ces factures ne peuvent pas être générées à l’avance, car elles doivent respecter les règles légales de numérotation, qui imposent une séquence chronologique continue et sans interruption. La plupart des logiciels de facturation modernes facilitent la gestion des factures récurrentes en automatisant plusieurs aspects comptables, notamment :

La périodicité : choisissez la fréquence des factures (hebdomadaires, bimensuelles, mensuelles, bimestrielles, etc.).
La répétition : déterminez si la récurrence doit se produire après un certain nombre d’occurrences ou à des dates spécifiques.
La gestion des tâches : programmez l’envoi automatique de la facture au client et au commercial responsable du projet. Archivez facilement la facture dans les livres comptables, et si le paiement n’est pas reçu après un certain délai, le logiciel génère automatiquement des rappels.
La date de la prochaine échéance : facilitez le suivi des paiements pour éviter les oublis.

Nous vous conseillons également de tester ce processus en interne avec votre service comptable, qui pourrait souhaiter être informé de certaines communications.

Par ailleurs, il est recommandé de dématérialiser les factures récurrentes, car cela facilite leur gestion et leur suivi. En effet, à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises en France seront dans l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques, conformément à l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 et à la loi de finances pour 2024. La dématérialisation des paiements simplifiera encore davantage le processus de gestion des factures récurrentes, en offrant une solution efficace et conforme aux exigences légales.

Comment émettre une facture récurrente ?

Voici un guide simple pour savoir comment faire une facture récurrente :

Étape 1 : Établir un contrat de facturation récurrente

Commencez par définir clairement les conditions du contrat avec votre client :

Déterminez la date d’émission de la première facture.
Fixez la périodicité de la récurrence (tous les jours, tous les mois, toutes les semaines, tous les ans).
Spécifiez la répétition de la récurrence : nombre exacte d’occurrences ou une date de fin s’il y en a une.
Incluez tous les détails importants tels que le montant, la durée d’engagement et les conditions de paiement.

Étape 2 : Créer le modèle de facture personnalisé

Créez un modèle de facture complet en intégrant, en plus des mentions obligatoires, toutes les informations préalablement collectées lors de l’établissement du contrat de récurrence :

Les mentions obligatoires.
La description des services, montant et modalités de paiement.
Le numéro de facture, de préférence généré automatiquement pour garantir une séquence sans erreur.
Les mentions spécifiques à la récurrence : statut de la récurrence, date de la prochaine échéance et conditions de résiliation si applicable.

Étape 3 : Maintenir à jour les informations client

N’oubliez pas de mettre à jour régulièrement les informations de vos clients. En effet, la facturation récurrente peut durer plusieurs mois, voire des années. Il est donc crucial de mettre à jour régulièrement les informations client telles que l’adresse ou le nom du contact, etc., pour éviter des erreurs de facturation.

Étape 4 : Assurer un suivi rigoureux

Bien que l’automatisation simplifie la gestion, un suivi régulier reste indispensable :

Restez en contact avec vos clients et vérifiez périodiquement les paiements.
Utilisez des relances automatisées en cas de retard de paiement.
Surveillez la séquence de numérotation des factures pour assurer la conformité.

En suivant ces étapes, vous optimiserez la gestion de vos factures récurrentes et améliorerez la satisfaction client grâce à un processus de facturation fiable.

Exemples d’utilisation de la facturation récurrente

Les factures récurrentes se retrouvent dans de nombreux secteurs et concernent les entreprises de toutes tailles. Voici quelques exemples concrets :

Abonnements de services web : les plateformes de streaming comme Netflix ou Spotify utilisent la facturation récurrente pour prélever automatiquement les frais d’abonnement mensuels.
Contrats de maintenance : les entreprises de maintenance informatique proposent souvent des contrats annuels, comme le service de support technique.
Secteur immobilier : les baux de location résidentielle ou commerciale reposent souvent sur des paiements mensuels fixes.
Les souscriptions : les adhésions aux salles de sport, associations, clubs, etc.