Logiciel ERP : qu'est-ce que c'est et pourquoi l'adopter ?

Les systèmes de planification des ressources d’entreprise, ou ERP, se sont immiscés dans des milliers de petites, moyennes et grandes entreprises pour booster leur performance ainsi que leur rendement. Résultat : aujourd’hui, 88% des sociétés qui ont implémenté un ERP se disent satisfaites de leur choix ! Dans ce guide, nous vous expliquons comment fonctionne le logiciel ERP et pourquoi vous devez vous saisir de cette solution pour rester à la fois productif et compétitif. 

Qu’est-ce qu’un ERP (ou PGI en français) ?

Une solution Enterprise Resource Planning (ou PGI, pour Progiciel de gestion intégré) a pour objectif de centraliser l’ensemble des données et des processus opérationnels d’une entreprise afin d’unifier le système d’information. Autrement dit, l’ERP vient mettre en relation les différents modules de gestion d’une société dont :

• La gestion financière, comptable et budgétaire
• La gestion commerciale
• La gestion des achats 
• La gestion des stocks
• La gestion des fournisseurs
• Et bien plus encore en fonction des spécificités de votre activité : gestion e-commerce, gestion de projet, gestion des risques, gestion de production, etc. 

Par conséquent, l’ajout ou le retrait d’informations sur un de ces modules de gestion affecte automatiquement l’ensemble des modules. 

Prenons un exemple : si un de vos commerciaux conclut une affaire et valide une vente, il l’indique dans l’outil ERP. Le logiciel va ainsi mettre à jour en temps réel la gestion des stocks (en enlevant un produit par exemple) ainsi que la comptabilité. Le temps d’échange entre les collaborateurs internes et externes est donc largement réduit, et toutes les transmissions d’informations se transforment en données pertinentes pour la société. 

Comment fonctionne l’ERP dans une entreprise ?

D’abord, un logiciel ERP peut être utilisé par différentes équipes d’une même organisation : des commerciaux aux RH, en passant par la fonction Achats et le pôle comptabilité. Il agit sur les éléments suivants :

• La centralisation de toutes les données de l’entreprise : vos ventes, vos stocks, votre production… 
• L’homogénéisation et la connexion des données entre elles, ce qui évite d’ailleurs d’utiliser d’autres logiciels en parallèle.
• Le reporting en temps réel qui permet d’avoir un aperçu du workflow et de consulter toutes les données pertinentes. Grâce à ce reporting, vous avez une vision globale de l’activité de votre entreprise et pouvez piloter vos projets avec vos collaborateurs internes et externes.
• Le tracking des dépenses qui permet de calculer automatiquement la marge (stockage des justificatifs, enregistrement des achats rapides, gestion des commandes et des livraisons, calcul des marges, et plus encore). 
• Le suivi des stocks avec la mise en place d’alertes en cas de rupture de stock.
• L’automatisation de la partie financière avec les factures récurrentes. Au-delà, l’ERP automatise tous les processus comme les modèles, les formules tarifaires, les bons de commande, les données clients, les stocks, ou encore la comptabilité. Pour être plus précis, le système peut programmer des envois, générer des écritures comptables, ou encore préremplir certains documents en ligne automatiquement. 

Quel est le but d’un ERP ?

Ce n’est plus à prouver : une transition digitale réussie grâce à des solutions efficaces comme l’ERP ou le CRM permet à tout type d’entreprise de rester en tête de la concurrence. Ainsi, comme pour tout logiciel de centralisation de données et de gestion, l’ERP agit avant tout sur le gain de productivité. Et une entreprise productive est une entreprise qui met toutes les chances de son côté pour booster sa croissance !

De façon plus concrète, l’ERP comporte des avantages indéniables, car il permet de :

• Gagner du temps : en ayant accès aux informations en temps réel, l’ERP permet de tenir au courant les équipes en un simple coup d'œil sur le logiciel. 
• Limiter les erreurs : grâce à l’automatisation des données et une bonne dose d’intelligence artificielle, le risque de faire des erreurs est très faible.
• Se délester des tâches à faible valeur ajoutée pour laisser chaque équipe se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux.
• Améliorer la souplesse des équipes : les ERP étant généralement des logiciels SaaS, et donc sur le cloud, ils sont accessibles depuis n’importe où et n’importe quel appareil par les différents collaborateurs d’une même société !
• Supprimer certains silos organisationnels pour une meilleure communication grâce au partage de données entre les modules, et donc entre les équipes. Les collaborateurs peuvent désormais accéder aux mêmes ressources et aux mêmes informations dans un logiciel parfaitement ergonomique. 
• Réduire les coûts et notamment certaines dépenses administratives consacrées à la réalisation des tâches que l’ERP peut faire automatiquement.

Comment bien choisir son logiciel ERP ?

Maintenant que vous avez compris l’utilité et l’avantage d’un logiciel ERP, vous devez vous poser la question du choix de logiciel. Dans un premier temps, analysez vos besoins et ceux de vos équipes pour comprendre comment le logiciel ERP peut s’intégrer dans votre organisation. En effet, le choix de l’outil ERP est différent si vous êtes à la tête d’une grande entreprise, d’une PME ou d’une TPE. Bien sûr, la nature de votre activité entre également en compte dans le choix d’un logiciel ERP.

Ensuite, assurez-vous que le logiciel ERP que vous sélectionnez propose des fonctionnalités complètes sans frais cachés ni coûts supplémentaires. Passez au peigne fin le rapport qualité/prix de chaque logiciel qui vous fait de l'œil, et sélectionnez celui qui vous paraît le plus prometteur pour booster votre business. 

À ne pas confondre : ERP et CRM

Dans la jungle des acronymes pour les logiciels de gestion, il peut être facile de vous y perdre : un ERP et un CRM sont deux logiciels différents. Très simplement, un ERP vient seulement agir sur l’organisation des processus de production alors que le CRM (Customer relationship management) traite la gestion de la relation client et notamment la partie purement commerciale, marketing ou encore du support client.

Il est donc intéressant de vous munir de ces deux outils qui se complètent au service de votre productivité ! En effet, de nombreuses sociétés optent pour un CRM en parallèle d’un ERP afin d’optimiser la relation avec les clients et de mieux répondre à leurs besoins. 

Vous l’avez compris : l’ERP est votre meilleur allié pour unifier les informations et gérer via un seul outil intelligent tous les processus productifs de votre société. Couplé avec une suite CRM comme Sellsy, vous mettez toutes les chances de votre côté pour donner un coup de fouet à votre croissance, puis pour la pérenniser.