La TVA sur les encaissements : notre guide sur son fonctionnement, différence avec la TVA sur les débits

Toutes les entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ont des obligations déclaratives différentes. En effet, la date d’exigibilité de la TVA varie en fonction de votre activité de vente de biens ou de prestation de services : dans certains cas l’exigibilité est basée sur l’encaissement effectif, et dans d’autres cas, elle est établie sur la date de la facture. 

Dans cet article, nous faisons un zoom sur le premier système, la TVA sur les encaissements. Vous découvrirez son fonctionnement et comment la comptabiliser correctement.

TVA sur les encaissements : de quoi parle-t-on ?

Rappel sur le fonctionnement de la TVA 

La TVA correspond à un impôt indirect que vous collectez auprès de vos clients pour reverser à l’État chaque mois, trimestre, ou année en fonction du régime auquel vous êtes assujetti : 

• régime réel normal de TVA ;
• régime réel simplifié de TVA.

Il existe trois types principaux de taux de TVA : 

• La TVA normale à 20 % (ventes de biens et prestations de services) ;
• La TVA réduite à 5,5 % (produits de première nécessité) ;
• La TVA intermédiaire à 10 % (secteurs hôtelier/restauration, transports…).

En parallèle, vous pouvez déduire la TVA sur vos achats professionnels, et ainsi déduire cette taxe du montant que vous devez à l’administration fiscale. Si vous déduisez plus de TVA que le montant dû à l’État, alors vous obtenez un crédit de TVA appliqué à votre prochaine déclaration. Si vous en faites le choix, la différence peut également être créditée sur votre compte bancaire professionnel. 

TVA sur les encaissements vs TVA sur les débits : quelles différences ?

Une fois le fonctionnement de la TVA bien assimilé, il est crucial d’en connaître les nuances. Il existe en effet deux systèmes d'exigibilité de la TVA :

• La TVA sur les encaissements : la taxe est exigible au moment où vous recevez le paiement d’une facture, et que le montant est donc encaissé sur votre compte bancaire professionnel. 

• La TVA sur les débits : la taxe est exigible au moment où vous livrez les marchandises et autres biens, et donc au moment où vous émettez la facture. 

TVA sur les encaissements : pour qui ?

Si vous êtes prestataire de service, alors vous êtes uniquement concerné par la TVA sur les encaissements. Vous déclarez la TVA qui provient de vos recettes effectivement encaissées puisque vous n’avez pas de livraison concrète (ou de “transfert de propriété” pour utiliser les termes comptables). 

Les vendeurs de biens/marchandises, et plus globalement tous les métiers qui gravitent autour du négoce (achat et vente) sont quant à eux soumis au mode de la TVA sur les débits. Autrement dit, la TVA collectée puis déclarée correspond au mois d’émission de la facture, soit au moment où la livraison est validée. 

Remarque : si vous êtes soumis au système de TVA sur les encaissements, il est possible de demander à passer à une TVA sur les débits si vous êtes dans un secteur éligible comme l’immobilier par exemple. Pour ce faire, contactez votre service des impôts afin de vérifier l'éligibilité et de valider la démarche.

Comment fonctionne la TVA sur les encaissements ?

En tant qu’entreprise prestataire de services, vous allez collecter la TVA sur chaque recette enregistrée pour ensuite la déclarer et la payer à l’administration fiscale. 

Prenons l’exemple d’une petite société de conseil en informatique qui débute. Vous réalisez des prestations à hauteur de 30 000 € HT de chiffre d’affaires sur le mois de septembre pour trois clients différents à hauteur de 10 000 € HT chacun. Le premier client vous paie en octobre, tandis que les deux autres vous paient en novembre. Par conséquent, d’après la règle de la TVA sur les encaissements, le résultat est le suivant :

• La TVA collectée au mois de septembre est nulle.
• La TVA collectée au mois d’octobre est de 2 000 €.
• La TVA collectée au mois de novembre est de 2 000 + 2 000, soit 4 000 €. 

La date d’exigibilité correspond donc bien à la date d’encaissement de la facture.

Si nous gardons le même exemple avec le principe de la TVA sur les débits, la TVA collectée aurait été de 6 000 € en septembre qui correspond au mois de facturation. 

Par ailleurs, la date d’exigibilité pour la TVA sur les encaissements peut dépendre du mode de paiement : 

• Paiement reçu par virement bancaire : la date de réception du paiement indiqué sur le compte bancaire fait foi.
• Paiement reçu par chèque : la date de remise du chèque fait foi. 
• Paiement reçu en espèces : la date de remise des espèces fait foi. 

Le point facturation

Les professionnels qui réalisent des prestations de service peuvent indiquer “TVA exigible sur les encaissements” sur leurs factures (ou  “TVA exigible sur les débits” le cas échéant). Ce n’est toutefois pas obligatoire. 

N’oubliez néanmoins pas d’indiquer votre numéro de TVA sur votre facture. 

Quels sont les avantages de la TVA sur les encaissements ?

Contrairement à la TVA sur les débits, qui vous oblige à payer une taxe avant même que la facture ne soit encaissée, la TVA sur les encaissements s’applique sur les paiements effectifs. Vous n’avez donc pas à avancer le montant de la taxe, ce qui évite des décalages de trésorerie trop importants. En ce sens, il est plus simple d’optimiser sa gestion de trésorerie. 

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Comment comptabiliser la TVA sur les encaissements ?

Les déclarations de TVA à fournir en fonction de votre régime 

Avant de nous pencher sur les écritures comptables de la TVA sur les encaissements, nous vous rappelons que les déclarations de TVA diffèrent en fonction du régime auquel vous êtes soumis :

• Vous devez remplir le formulaire CA12 si vous dépendez d’un régime réel simplifié de TVA. 

• Conditions pour le régime réel simplifié : < 15 000 € de TVA déclarée, ou si votre chiffre d’affaires annuel est compris entre 34 400 €  et 247 000 € pour les prestations de service et 85 800 € et 818 000 € pour les activités de commerce et d'hébergement.
• La déclaration et le paiement de la TVA sont ensuite réalisés sous la forme de deux acomptes semestriels, avec une régularisation annuelle.
  

• Vous devez remplir le formulaire CA3 si vous dépendez d’un régime réel normal de TVA. 

• Conditions pour le régime réel normal : dépasser les seuils du régime réel simplifié ou en faire la demande. 
• La déclaration et le paiement de la TVA se font sur la base du montant réel dû tous les mois ou tous les trimestres. 

Les écritures comptables de la TVA sur les encaissements 

Si vous avez envoyé la facture mais que le paiement n’a pas encore été reçu, vous pouvez utiliser le compte 44580 “Taxes sur le chiffre d'affaires à régulariser ou en attente”.

Une fois le règlement enregistré, vous devez solder le compte 44580 et l’affecter au compte 445710 (“TVA collectée”) puisque la TVA devient exigible.

Utilisez un logiciel de comptabilité pour gérer votre TVA

La comptabilité est loin d’être innée ! C’est pourquoi la technologie peut vous donner un sérieux coup de pouce afin de gérer correctement votre TVA et certaines déclarations comptables. 

Il existe de nombreux logiciels comptables sur le marché qui respectent les normes de comptabilité française, dont la structure du FEC (fichier des écritures comptables : un encodage imposé par l’administration pour contrôler l’authenticité d’une tenue comptable). Ces outils permettent, entre autres, de générer des documents comptables majeurs comme un bilan ou encore un compte de résultat.

Dans la Suite CRM Sellsy, nous proposons une solution de pré-comptabilité qui permet : 

• d’exporter les journaux comptables ; 
• de connecter l’outil à la banque pour le rapprochement bancaire ; 
• de gérer les factures fournisseurs, et plus globalement les achats.