Différences entre une facture proforma et un devis

La facture proforma et le devis sont deux documents essentiels dans le cadre des transactions commerciales. Bien qu'ils puissent sembler similaires, ils remplissent des fonctions distinctes.

Savoir faire la distinction entre ces deux documents vous permet de sécuriser vos transactions, d’éviter des erreurs coûteuses et de garantir que toutes les parties impliquées comprennent bien les termes de l’accord.

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture proforma est un document commercial similaire à une facture classique, mais qui n'a aucune valeur comptable, légale ou fiscale. Elle est principalement utilisée à titre informatif, pour donner un aperçu des conditions de facturation sans engager les parties.

Contrairement à une facture définitive, elle n'exige ni paiement ni livraison des biens. Elle est souvent employée pour clarifier les termes d’une transaction avant de finaliser un contrat ou pour permettre au client d’évaluer l'offre en détail.

Quelles sont les données que doit comporter une facture proforma ?

Bien que la facture proforma n'ait pas de valeur légale ou comptable, elle doit néanmoins inclure certaines informations essentielles pour que la transaction soit bien comprise par toutes les parties.

Voici les principaux éléments à mentionner :

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• La mention « Facture proforma » clairement indiquée en haut du document.
• La date de création du document.
• Les coordonnées complètes de l’entreprise (nom, adresse, numéro Siret).
• Les informations du client (nom et adresse).
• La description détaillée des produits ou services proposés.
• Les quantités, les prix unitaires et le montant total.
• La TVA applicable, si nécessaire.
• Les conditions de vente (délais de livraison, paiement, etc.).
• La période de validité de l'offre.

Qu'est-ce qu'un devis ?

Un devis est un document commercial qui constitue une offre formelle entre deux parties. Il définit les termes d'une transaction, incluant les produits ou services, leur prix, les quantités et les conditions générales.

Une fois accepté, le devis engage légalement le vendeur et l'acheteur. Cela signifie que les deux parties sont tenues de respecter les termes convenus, comme la livraison et le paiement. Le devis sert également à sécuriser la relation commerciale et à clarifier les attentes.

Quelles sont les données que doit comporter un devis ?

Un devis doit inclure certaines informations clés pour être valide et éviter toute ambiguïté entre les parties. Ces données permettent de clarifier les conditions de la transaction et de protéger à la fois le client et le fournisseur. 

Voici les principales informations que doit comporter un devis :

• La mention « Devis » clairement indiquée.
• La date de création du devis.
• Les coordonnées complètes de l’entreprise (nom, adresse, numéro Siret).
• Les informations du client (nom, adresse).
• La description détaillée des produits ou services proposés.
• Les quantités et le prix unitaire de chaque élément.
• Le montant total, y compris la TVA applicable.
• Les conditions de paiement et de livraison.
• La durée de validité du devis.

Principales différences entre une facture proforma et un devis

Bien que la facture proforma et le devis se ressemblent par leur forme et leur contenu, ils ont des objectifs très différents. 

Chaque document a un rôle spécifique qui peut influencer la manière dont une transaction est perçue légalement et fiscalement.

Voici les principales différences entre une facture proforma et un devis.

• Aspect comptable : le devis peut être suivi d'une facture définitive, tandis que la facture proforma ne génère aucun enregistrement comptable tant qu'elle n'est pas transformée en facture réelle.
• Objectif principal : le devis est une proposition contractuelle, tandis que la facture proforma est purement informative.
• Valeur légale : le devis engage les deux parties une fois signé, alors que la facture proforma n'a aucune valeur légale.
• Engagement : un devis accepté oblige l'acheteur à payer et le vendeur à livrer. La facture proforma n'implique aucune obligation de part et d'autre.
• Utilisation : le devis est souvent utilisé pour formaliser une offre, tandis que la facture proforma est utilisée pour illustrer les conditions sans engager les parties.

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Quand utiliser une facture proforma ou un devis ?

La facture proforma est généralement utilisée dans les situations où il est nécessaire de fournir une estimation des conditions de vente sans que cela n’entraîne d’obligations légales pour les parties concernées. Elle est fréquemment demandée dans le cadre de transactions internationales, notamment pour fournir des informations préalables sur le coût des marchandises ou des services, avant l’émission d’une facture définitive. Elle peut également être utilisée pour permettre au client d’examiner les termes de l’accord avant de s’engager.

Le devis, de son côté, est utilisé lorsqu’une offre commerciale doit être formalisée. Une fois approuvé par le client, il devient un engagement juridique contraignant. Il est souvent utilisé dans les secteurs de la construction, des services, ou encore pour la vente de produits. Le devis permet de clarifier les détails d’une transaction, tels que les prix, les délais, et les conditions générales, avant la réalisation du projet ou de la prestation.