Comment gérer ses factures récurrentes grâce à un logiciel de facturation ?

Si facturer est indispensable pour faire entrer de l'argent dans les caisses de l'entreprise, c'est aussi une pratique qui, paradoxalement, coûte de l'argent. Elle mobilise du personnel, elle prend du temps et peut parfois ralentir le suivi de la gestion commerciale. C'est la raison pour laquelle, les entreprises les plus rentables et les plus efficientes mettent en place des processus d'automatisation pour fluidifier le flux de communication et la gestion des factures.

Gérer une facture peut prendre trois minutes depuis un logiciel adapté contre trois à quatre fois plus de temps avec un tableur. Aussi, quand les mêmes factures sont envoyées tous les mois, la facturation automatique peut transformer vos habitudes de travail et de collaboration.

Explications.

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Pourquoi faire des factures automatiques ?

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Depuis une dizaine d'années, nous sommes entrés dans une économie de l'usage plutôt que dans une logique de propriété. C'est la raison pour laquelle les offres de leasing et de crédit-bail sont aussi populaires pour les actifs de l'entreprise, et c'est aussi pour cela que les modèles économiques évoluent. On préfère payer 30 euros par mois pour utiliser un logiciel plutôt que 3 000 euros en une seule fois.

Ce changement touche d'ailleurs tous les secteurs, B2B comme B2C. C'est pourquoi certaines entreprises sont amenées à facturer des frais de manière récurrente. Cela peut-être un abonnement mensuel, un service de maintenance, une location, ou un gros montant qui est réparti sur plusieurs mois. Parfois, ce montant est identique. Parfois, il peut fluctuer selon l'objet de la vente.

Puisque le montant facturé est prévisible, sur plusieurs termes et accepté par le client, la facturation automatique fait gagner du temps. On peut entrer un modèle dans le système de facturation qui sera répliqué sur une durée prédéfinie, ou anticiper les montants des factures sur les 3 ou 4 mois à venir, par exemple, afin qu'elles soient envoyées au bon moment, à la bonne personne, et ce, sans intervention humaine. Avec la récurrence, il est facile de programmer la création automatique des factures pendant une période donnée, sans devoir le faire manuellement à chaque fois. Créez votre facture une seule fois, puis le système se charge du reste.

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Les bonnes pratiques pour faire une facture récurrente

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Faire une facture automatique ne peut se faire qu'avec un logiciel adapté. En effet, il ne faut surtout pas créer les factures en avance, car les numéros doivent se suivre chronologiquement et sans interruption. En clair, oubliez les tableurs qui ne sont pas du tout prévus pour ce type de missions.

De leur côté, la plupart des logiciels de facturation modernes permettent de créer des récurrences capables de traiter toutes les problématiques comptables comme :

• La périodicité de la récurrence : hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, bimestrielle, etc.
• La répétition de la récurrence : après un certain nombre d'occurrences ou à une date précise.
• Le flux de travail : envoi de la facture au client, copie au commercial en charge du projet, archivage de la facture et rappel automatique après un certain nombre de jours.
• La date de la prochaine échéance.

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Ce processus de travail doit, bien sûr, être documenté et testé en interne. Votre service comptable pourrait vouloir être en copie de certaines communications, quand le commercial qui est rattaché à la vente pourrait souhaiter recevoir une notification en cas de paiement.

La dématérialisation des paiements facilite le travail des factures récurrentes. Certains organismes bancaires peuvent d'ailleurs vous proposer des services de financement des ventes et prélever directement le montant de l'abonnement sur une carte de crédit ou un compte bancaire.

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Les avantages de la facturation automatique

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Un module de gestion des abonnements et de la facturation récurrente apporte de nombreux avantages. Quelques exemples :

• L'optimisation des tâches administratives : une fois que le scénario d'automatisation est mis en place, vos salariés n'ont pas à s'en occuper. Vous gagnez du temps - et donc de l'argent - au quotidien.
• Des tableaux de bord plus précis : gérer sa trésorerie et le suivi commercial sont des actions indispensables pour assurer le développement d'une entreprise. Avec la facture automatique, vous connaissez à l'avance les rentrées d'argent et pouvez optimiser vos ratios financiers. D'autre part, vos équipes comptables et commerciales savent exactement quels sont les KPI à surveiller pour disposer d'une analyse en temps réel. Lorsque votre patron vous demande une information, vous n'avez plus besoin de passer une journée stressante à tenter de réconcilier des données atomisées dans plusieurs fichiers d'un tableur.
• Un gain de temps : la facture automatique limite les tâches à faible valeur ajoutée et laisse du temps à vos collaborateurs pour se concentrer sur des missions à plus forte plus-value.
• Une sécurité dans les processus : puisque tout est automatisé, rien ne repose sur les épaules d'une ressource interne. Même si un salarié est malade ou absent, la facture sera envoyée au bon moment, tout comme la relance en cas de non-paiement. C'est une sécurité supplémentaire pour davantage de sérénité.
• L'intégration avec un module de paiement : automatiser ses factures, c'est une bonne chose, mais automatiser ses paiements, c'est encore mieux. C'est pourquoi un logiciel de facturation automatique peut disposer d'un module de paiement en ligne, ou s'intégrer avec des outils tiers connus pour gérer les rentrées d'argent.

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Créer une facture automatique grâce à un logiciel de facturation est finalement une chose assez simple. C'est même une fonctionnalité qui peut aider l'entreprise à innover en créant une nouvelle offre par abonnement ou en faisant évoluer son business-model. Visibilité, sérénité, sécurité et valeur ajoutée, voilà quelques avantages concrets que les entreprises qui sont passées en mode automatique trouvent à leur nouveau système de facturation.